ERA Group την οργάνωση Catholic Charities of Denver εκατομμύρια δολάρια για την αποστολή της

Ο Πελάτης

Catholic Charities of Denver , τροφή, στέγαση, εκπαίδευση, συμβουλευτική υποστήριξη, καθώς και επείγουσα βοήθεια και ζωτικής σημασίας υπηρεσίες σε ανθρώπους στο Βόρειο Κολοράντο. Ως ένα από τα μεγαλύτερα από τα 167 παραρτήματα της «Catholic Charities» σε ολόκληρες τις Ηνωμένες Πολιτείες, το έργο Catholic Charities of Denverεπικεντρώνεται σε ένα ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων: μεταξύ άλλων, στην παροχή προσιτής στέγασης, στην προσχολική εκπαίδευση, καθώς και σε υπηρεσίες στέγασης, υποστήριξης γυναικών, ηλικιωμένων, οικογενειών, συγγενών, ενοριών, κοινοτήτων και συμβουλευτικής υποστήριξης.

Τον τελευταίο χρόνο, η CCD εξυπηρέτησε περισσότερους από 53.000 ανθρώπους, παρείχε στέγη για περισσότερες από 125.000 διανυκτερεύσεις και σέρβιρε 400.000 γεύματα. Ο οργανισμός λειτουργεί με ετήσιο προϋπολογισμό 60 εκατομμυρίων δολαρίων και απασχολεί περίπου 600 υπαλλήλους.

Η πρόκληση

Η έλλειψη κεντρικά διαχειριζόμενων εσωτερικών ανθρώπινων πόρων και πρακτικών εξωτερικής προμήθειας εμπόδισε την CCD να επεκτείνει τις υπηρεσίες της, να ενοποιήσει τους προμηθευτές της, να αυξήσει την αποδοτικότητα — και να εξοικονομήσει χρήματα.

Το τμήμα στέγασης της CCD (Archdiocesan Housing, Inc. («AHI»)) αντιπροσωπεύει περίπου το ήμισυ του συνόλου των υπηρεσιών που προσφέρει ο οργανισμός κάθε χρόνο. Η AHI διαθέτει 30 ακίνητα με 1.700 κατοικίες, τα οποία εξυπηρετούν περίπου 3.500 κατοίκους. Η διαχείριση των εγκαταστάσεων αποτελεί μία από τις βασικές δαπάνες του τμήματος και απασχολεί πολλούς εσωτερικούς πόρους, όπως τεχνικούς συντήρησης, επιστάτες, υπεύθυνους καθαριότητας, οικιακούς βοηθούς και άλλους. Ο οργανισμός συνεργάζεται επίσης με αρκετές εκατοντάδες εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών για υπηρεσίες συντήρησης που σχετίζονται με τα ακίνητα.

Όπως πολλές μη κερδοσκοπικές οργανώσεις, το CCD λειτουργεί χωρίς μια κεντρική υπηρεσία προμηθειών που να έχει συνολική εικόνα του οργανισμού και να εντοπίζει τους τομείς όπου η οικονομία κλίμακας, η ενοποίηση προμηθευτών και η αγοραστική δύναμη θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν για την εξοικονόμηση πόρων και τη βελτίωση της αποδοτικότητας και των παρεχόμενων υπηρεσιών. CFO Vottiero γνώριζε ότι Catholic Charities of Denver επωφελούνταν από μια τέτοια υπηρεσία, αλλά συνειδητοποίησε ότι ίσως θα έπρεπε να προέλθει από έξω από τον οργανισμό.

Η λύση

Η ERA δημιούργησε ένα υβριδικό μοντέλο διαχείρισης εσωτερικών εγκαταστάσεων για την εποπτεία των προμηθευτών και του εσωτερικού προσωπικού, διατηρώντας παράλληλα αυστηρά πρότυπα εξυπηρέτησης.

Στα τέλη του 2020, η Vottiero ανέθεσε την υπόθεση ERA Group. ERA Group ανέλαβε να εξετάσει το σύνολο των δαπανών της εταιρείας και να δημιουργήσει διαφορετικές ροές εργασιών, ώστε η CCD να μπορεί να αξιολογεί τις δαπάνες της σε πολλούς τομείς, με κύριο μεταξύ αυτών τον τομέα της στέγασης.

«Το γεγονός ότι προσλάβαμε έναν ειδικό όπως την ERA για να μας προσφέρει αυτή την ανεξάρτητη άποψη, αυτή την αντικειμενική αξιολόγηση, μας επέτρεψε να εξετάσουμε πώς γίνονταν οι δαπάνες και πού χανόμασταν ευκαιρίες — κάτι που δεν θα μπορούσαμε ποτέ να επιτύχουμε μόνοι μας», λέει ο Phil Votterio.

ERA Group η μείωση των δαπανών για εξωτερικούς προμηθευτές αποτελούσε μόνο ένα μέρος των δυνατοτήτων που υπήρχαν. Εκτός από την εκπόνηση ενός σχεδίου για την καλύτερη διαχείριση των προμηθευτών, αποφάσισαν να εξετάσουν το εσωτερικό εργατικό δυναμικό της CCD, προκειμένου να επιτύχουν ουσιαστικά αποτελέσματα.

Η CCD ήταν απόλυτα προσηλωμένη στο να φροντίζει τους υπαλλήλους της, οπότε η ανάθεση σε τρίτους δεν αποτέλεσε ποτέ επιλογή. Ήταν επίσης κατηγορηματική ως προς το ότι έπρεπε να διατηρηθεί το πολύ υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης στο οποίο είχαν συνηθίσει οι ένοικοι.

Η ERA σχεδίασε ένα υβριδικό μοντέλο για τον οργανισμό — ένα «έργο ολοκληρωμένων εγκαταστάσεων» — σύμφωνα με το οποίο θα μεγιστοποιούνταν η αξιοποίηση του προσωπικού σε ολόκληρο τον οργανισμό, ενώ η διαχείριση των προμηθευτών θα συγκεντρωνόταν σε έναν εξωτερικό διαχειριστή ολοκληρωμένων εγκαταστάσεων («IFM»). Κανένας υπάλληλος δεν θα απολυόταν ούτε θα μετακινούταν.

Όταν προκύπτει κενή θέση – το IFM, σε συντονισμό με το CCD, θα αξιολογεί την κατάσταση και θα αποφασίζει αν η συγκεκριμένη θέση πρέπει να καλυφθεί με νέο προσωπικό ή απλώς να συμπληρωθεί με ώρες εργασίας που παρέχει το IFM. Αυτό το μακροπρόθεσμο σχέδιο τήρησε όλες τις δεσμεύσεις του οργανισμού έναντι του προσωπικού, ενώ παράλληλα επέτρεψε την εφαρμογή ενός πολύ πιο αποδοτικού και οικονομικά αποδοτικού μοντέλου με την πάροδο του χρόνου.

Η ERA συνέβαλε στην πρόσληψη του κατάλληλου υπεύθυνου διαχείρισης εγκαταστάσεων, ο οποίος θα αναλάβει όλες τις καθημερινές εργασίες συντήρησης σε συνεργασία τόσο με το προσωπικό όσο και με τους προμηθευτές, καθώς και τη διαχείριση των έργων κεφαλαιουχικών δαπανών.

«Πρόκειται για ένα πρόγραμμα εξοικονόμησης που εξελίσσεται, καθώς διαθέτουμε μια δυναμική συνιστώσα —τους ανθρώπους— την οποία προσπαθούμε να αναπροσαρμόσουμε, ώστε να αρχίσουμε να επιτυγχάνουμε κάποια από αυτά τα μεγαλύτερα οφέλη εξοικονόμησης», λέει ο Vottiero. «Η ERA εξετάζει το θέμα αυτό με έναν μοναδικό τρόπο. Βλέπουμε πώς μπορεί να επιτευχθεί αύξηση της αποδοτικότητας, καθώς και πώς η αναδιάταξη των εργασιακών αρμοδιοτήτων και η δυνατότητα να εξετάζουμε συνολικά τις ιδιοκτησίες και τις επιχειρηματικές οντότητες μπορούν να αλλάξουν την εικόνα. Ποτέ πριν δεν ήμουν σε θέση να το κάνω αυτό.»

Το αποτέλεσμα

Η CCD βρίσκεται σε θέση να επιτύχει μέγιστη αποδοτικότητα και ετήσια εξοικονόμηση άνω του 30% μόνο στο υπουργείο στέγασης, γεγονός που την ώθησε να ζητήσει από την ERA να επεκτείνει τη δράση της σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Κατόπιν αιτήματος του Vottiero, η ERA δημιούργησε ένα γενικό πρόγραμμα που καλύπτει όλα τα υπουργεία, με στόχο την επίτευξη οικονομικών εξοικονομήσεων και βελτίωσης της αποδοτικότητας.

«Αν δεν διαχειριζόμαστε με σύνεση ό,τι μας έχει δοθεί, πέρα από το να σπαταλάμε χρήματα, πόρους και ενέργεια, ενεργούμε αντίθετα προς το καθήκον που μας έχει ανατεθεί, το οποίο είναι να αξιοποιούμε ό,τι μας έχει δοθεί με τη μέγιστη δυνατή αποδοτικότητα», λέει ο Βοτιέρο.

Κάθε δολάριο που εξοικονομεί η CCD της επιτρέπει να βοηθήσει περισσότερους ανθρώπους που έχουν ανάγκη σε όλα τα προγράμματα της. Μόνο μέσω του έργου των ενοποιημένων εγκαταστάσεων, Catholic Charities of Denver να εξοικονομήσει περισσότερα από 30 εκατομμύρια δολάρια σε διάστημα 10 ετών.

«Η ERA είναι συνεργάτης, όχι απλός προμηθευτής», λέει ο Vottiero. «Δεν μπορώ να το τονίσω αρκετά αυτό. Όλοι έχουμε συνεργαστεί με πολλούς συμβούλους και εργολάβους στη διάρκεια της καριέρας μας, και υπάρχουν περισσότεροι από αρκετοί που δημιουργούν περισσότερα προβλήματα από όσα λύνουν. Αυτό που έκανε η ERA από την αρχή ήταν να δημιουργήσει ένα μοντέλο που ήταν εύκολο να ακολουθηθεί, δεν επιβάρυνε κανένα άτομο ή τμήμα και μας επέτρεψε να προχωρήσουμε σε ένα ευρύ φάσμα έργων.»

«Το ERA μας έδωσε μια τεράστια ευκαιρία να προωθήσουμε την αποστολή μας, αξιοποιώντας τους πόρους που μας έχουν παραχωρηθεί και επιτρέποντάς μας να διοχετεύσουμε τις εξοικονομήσεις σε επιπλέον προγράμματα με σημαντικό αντίκτυπο.»

«Αν δεν διαχειριζόμαστε με σύνεση όσα μας έχουν δοθεί, πέρα από το να σπαταλάμε χρήματα, πόρους και ενέργεια, ενεργούμε αντίθετα προς το κάλεσμα που έχουμε λάβει, το οποίο είναι να παίρνουμε ό,τι μας δίνεται και να το αξιοποιούμε με τη μέγιστη δυνατή αποδοτικότητα.» [Φιλ Βοτέριο, CFO Catholic Charities of Denver]