Informacijska tehnologija igra izuzetno složenu ulogu u organizacijama. Potrebna nam je da nam da upute o tome kada i gdje provoditi proizvodne operacije; da mapira kuda teku sredstva; i da identificira područja tržišta na koja se možemo učinkovito usmjeriti. Ne samo da je svaki član organizacije na neki način ovisan o tehnologiji; već sustavi također osiguravaju povezanost s cijelim ekosustavom u kojem tvrtka posluje.
Za mnoge organizacije u Češkoj Republici i inozemstvu funkcioniranje njihovih informacijskih sustava je noćna mora. Trebaju napraviti promjene koje će podržati njihove procese; povećati učinkovitost proizvodnje ili ponuditi robu novim kupcima. Počinju pripremati plan projekta i shvaćaju da će morati napraviti prilagodbe pomoću aplikacije koja će podržati te nove zahtjeve. Ali čekajte - trošak ove promjene na IT strani počinje rasti do astronomskih visina; povrat ulaganja premašuje životni vijek svemira; a rok za njegovu implementaciju odgovara tom vremenskom horizontu. Kako je to moguće? Uostalom, kada smo prije pet godina implementirali informacijski sustav, vidjeli smo koliko će nam posla uštedjeti; kako će povećati našu učinkovitost i postati naša nezamjenjiva podrška za sve što radimo. Što se dogodilo u međuvremenu?
Prvi odgovor koji vam pada na pamet je pronaći "krivca" u vašem IT odjelu i među vašim vanjskim dobavljačima; koji su vas, po vašem mišljenju, "ulovili" i sada vas drže kao zarobljenike; istiskuju vas i ne isporučuju ono što vam treba. Nažalost, kao što je često slučaj, ovaj odgovor nije točan. Ova ovisnost je samo posljedica našeg lošeg planiranja i pristupa ovom području. Istina je da ovdje ne funkcionira gašenje vatre vatrom; umjesto toga, moramo zauzeti sveobuhvatan pristup rješenju; gledajući nekoliko godina unaprijed.
Struktura troškova
Svake godine trošimo znatne iznose našeg proračuna na razvoj informacijske tehnologije. Koja je osnovna struktura tih troškova?
- Otprilike 20% naših troškova odlazi na hardver i njegov rad. To su troškovi za koje dobivamo nešto fizičko; tj. na kraju dana imamo "kutiju" - prijenosno računalo; stolno računalo; server ili mrežni element.
- Dodatnih 20% naših troškova troši se na softverske tehnologije – operativne sustave, platforme za virtualizaciju, baze podataka i licence za specifične aplikacije.
- Najveći dio; otprilike 60% naših troškova; troši se na administraciju sustava – osiguravanje da sustav funkcionira i radi prema našim zahtjevima. To je uglavnom isključivo ljudski rad; obavlja ga netko tko je obrazovan u ovom području. Ovaj dio također čini najveći iznos neučinkovito potrošenih sredstava; što je usko povezano s kvalitetom ljudi koje zapošljavamo. Kao konkretan primjer; mogu navesti vlastito iskustvo; gdje je dobavljač neispravnog sustava preporučio klijentu da kupi hardver i bazu podataka više klase kako bi riješio problem; po cijeni od pet milijuna CZK – što je bilo otprilike dvostruko više od godišnjeg IT proračuna. Klijent nas je zamolio da provjerimo predloženi postupak; i nakon analize performansi poslužitelja baze podataka, morali smo zaključiti da problem nije u tehnologiji; već u načinu na koji je kod napisan. Nakon izmjene; sustav je pružio odgovore koje je kupac zahtijevao; i pet milijuna nije bilo uzalud potrošeno. Usput, ova kupnja uopće ne bi riješila probleme.
U prve dvije točke; promjena dobavljača je moguća; i analiza nam može jasno reći hoće li se promjena isplatiti. U trećoj točki; nije tako jednostavno.
Kako nastaje ovisnost o našem dobavljaču?
Iako često dobavljača smatramo vanjskim subjektom, možemo postati ovisni i o našem internom dobavljaču. To bi mogao biti, na primjer, određeni programer koji je naš zaposlenik.
Dobro je odmah na početku shvatiti da ta ovisnost može biti i nezdrava i simbiotička, tj. korisna za obje strane. Ipak, vjerujem da bi kupac uvijek trebao imati cijelo područje pod svojom kontrolom; i da za to mora biti odgovorna osoba iz višeg menadžmenta tvrtke.
Dakle; kako postajemo ovisni?
- Svjesno – nemamo znanja u određenom području i ne isplati se ga održavati. Jasno je da ako u tvrtki imamo jednu Oracle bazu podataka, onda je jeftinije unajmiti stručnjaka na nekoliko sati mjesečno da obavlja zadatke potrebne za njezin rad. To nam štedi troškove obuke naših zaposlenika, a stručnjak koji se ovom tehnologijom bavi samo u nekoliko organizacija može rutinski rješavati te probleme, brzo i učinkovito.
- „ Kratkoročna rješenja“ – kratkoročna i mala rješenja imaju karakteristiku vrlo brzog rasta i brzog širenja na cijelu tvrtku. Počelo je stvaranjem baze podataka naših postojećih i poslovnih partnera. Nakon nekog vremena; tražili smo mogućnost praćenja aktivnosti koje provodimo s tim kontaktima – pa je dobavljač programirao novi modul prema našim idejama; zatim je došlo praćenje zahtjeva za uslugama; komunikacija putem EDI-ja... I odjednom; mali dobavljač postao je dobavljač ključne aplikacije. Nitko u tvrtki ne zna točno kako to funkcionira; i samo jedan programer ima ideju o tome što se tamo nalazi; odakle i kamo podaci teku; i što se s tim događa.
Korištenje samo jednog dobavljača
– ako smo definirali usluge koje dobavljač obavlja za nas i povezani SLA (Službeni ugovor o razini usluge); tada se ništa ne događa. Kao dio konsolidacije dobavljača; najvjerojatnije smo dobili povoljnije uvjete. Nažalost; 90% tvrtki nema pojma što njihov dobavljač radi za njih. Nisu opisane ni usluge ni SLA; i kao rezultat toga; izgubili su kontrolu nad svojim ključnim procesima i IT podrškom.
Namjera dobavljača
– Iskreno, nikad se nisam susreo s ovakvim slučajem. Međutim, činjenica je da ako dobavljač sklopi ugovor s kupcem koji ne obraća pažnju ili ne posvećuje energiju ovom području, može iskoristiti tu situaciju i manipulirati klijentom te ga dovesti u takav neravnopravan odnos.
Rizici nezdrave ovisnosti o IT dobavljaču isti su kao i u bilo kojem drugom slučaju:
Gubitak kontrole nad rokovima isporuke i kvalitetom
– moramo koordinirati sve naše zahtjeve i njihovo ispunjenje s određenim dobavljačem. Ako su preopterećeni, možda neće moći isporučiti u potrebnoj mjeri i unutar potrebnog vremenskog okvira.
Odlazak ključne osobe
– programer koji je bio jedini upoznat s našom aplikacijom odlučio je promijeniti način života i otišao meditirati u Indiju. Što možemo učiniti? O nama to?
Nemogućnost konkurencije dobavljača
– željeli bismo pronaći novog dobavljača; ali nemamo pojma kako organizirati natjecanje jer ne znamo što tražiti i kako. Zbog općeg zadatka; novi dobavljač mora uračunati rizik u cijenu; što njihovu ponudu čini skupljom. Nije li to šteta?
Gubitak autonomije tvrtke i stvaranje konkurentske prednosti
– vratimo se na početak mog bloga. Oni koji stvaraju naše sustave odlučuju o našoj konkurentnosti. Dobivamo samo ono što dobavljač može isporučiti; ne ono što mi stvarno želimo i zahtijevamo.
