ERA Group Catholic Charities of Denver abban, hogy több millió dollárt Catholic Charities of Denver vissza alapítványi célokra

Az ügyfél

Catholic Charities of Denver , ételt, szállást, oktatást és tanácsadást biztosít, valamint sürgősségi segítséget és alapvető szolgáltatásokat nyújt Észak-Colorado lakosainak.

A Catholic Charities Egyesült Államok-szerte működő 167 helyi szervezetének egyik legnagyobbikaként Catholic Charities of Denvertevékenysége számos területre kiterjed: ide tartoznak a megfizethető lakhatás, a korai gyermekkori nevelés, valamint a menedékhelyek, a nőknek, az időseknek, a családoknak, a rokonoknak, a plébániáknak és a közösségeknek nyújtott szolgáltatások, továbbá a tanácsadás.

Az elmúlt évben a CCD több mint 53 000 embert segített, több mint 125 000 éjszakai szállást biztosított és 400 000 étkezést osztott ki. A szervezet éves költségvetése 60 millió dollár, és mintegy 600 alkalmazottat foglalkoztat.

A kihívás

A központosított belső munkaerő-erőforrások és a külső beszerzési gyakorlatok hiánya megakadályozta a CCD-t abban, hogy bővítse szolgáltatásait, összevonja beszállítóit, növelje hatékonyságát – és pénzt takarítson meg.

A CCD lakásügyi részlege (Archdiocesan Housing Inc., röviden „AHI”) a szervezet által évente nyújtott szolgáltatások mintegy felét adja. Az AHI 30 ingatlant és 1 700 lakást üzemeltet, amelyek mintegy 3 500 lakót szolgálnak ki. Az ingatlankezelés a részleg egyik legfontosabb költségtétele, amely számos belső erőforrást igényel, ideértve a karbantartókat, portásokat, gondnokokat, takarítókat és másokat. A szervezet emellett több száz külső szolgáltatóval is együttműködik az ingatlanokkal kapcsolatos karbantartási szolgáltatások terén.

Sok más nonprofit szervezethez hasonlóan a CCD-nek sincs olyan központi beszerzési részlege, amely a szervezet egészét átlátva felmérné, hol lehetne a méretgazdaságosságot, a beszállítók számának csökkentését és a vásárlóerőt kihasználni a költségmegtakarítás, a hatékonyságnövelés és a szolgáltatások javítása érdekében. CFO Vottiero CFO tudta, hogy Catholic Charities of Denver előnyére Catholic Charities of Denver egy ilyen részleg, de rájött, hogy ezt valószínűleg a szervezeten kívülről kell megoldani.

A megoldás

Az ERA egy hibrid belső létesítménygazdálkodási modellt hozott létre a beszállítók és a belső munkaerő felügyeletére, miközben szigorú szolgáltatási színvonalat tartott fenn.

2020 végén a Vottiero bevonta ERA Group. ERA Groupfeladata az volt, hogy áttekintse az ügynökségi kiadásokat, és különböző munkafolyamatokat alakítson ki, amelyek lehetővé teszik a CCD számára, hogy számos területen – elsősorban a lakhatás területén – értékelje kiadásait.

„Az, hogy egy olyan szakértő, mint az ERA, bevonásra került, és független szemszögből, külső szemszögből vizsgálta meg a helyzetet, lehetővé tette számunkra, hogy áttekintsük, hogyan történik a kiadások kezelése, és hol szalasztunk el lehetőségeket – amit saját erőből soha nem tudtunk volna megtenni.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

ERA Group , hogy a külső beszállítókkal kapcsolatos kiadások csökkentése csupán egy része a lehetőségeknek. A beszállítók hatékonyabb kezelésére irányuló terv kidolgozása mellett úgy döntöttek, hogy a valódi eredmények elérése érdekében a CCD belső munkaerő-állományát is alaposan átvizsgálják.

A CCD teljes mértékben elkötelezett volt az alkalmazottai iránti felelősségteljes magatartás mellett, ezért a harmadik félnek történő kiszervezés soha nem került szóba. Emellett határozottan ragaszkodtak ahhoz, hogy a lakóik által megszokott, kiemelkedően magas színvonalú szolgáltatás továbbra is biztosítva legyen.

Az ERA egy hibrid modellt dolgozott ki a szervezet számára – egy „integrált létesítménykezelési projektet” –, amelynek keretében az alkalmazottak kihasználtságát az egész ügynökségen belül maximalizálják, a beszállítói menedzsmentet pedig egy külső integrált létesítménykezelő („IFM”) kezébe központosítják. Senkit sem bocsátanak el, és senki nem veszíti el a munkahelyét.

A személyzeti fluktuáció esetén az IFM a CCD-vel együttműködve felméri a helyzetet, és eldönti, hogy az adott pozíciót pótolni kell-e, vagy elegendő-e az IFM által biztosított munkaórákkal kiegészíteni. Ez a hosszú távú terv tiszteletben tartotta a szervezetnek a munkatársakkal szemben vállalt összes kötelezettségét, ugyanakkor idővel egy sokkal hatékonyabb és költséghatékonyabb működési modellt tett lehetővé.

Az ERA segített megtalálni a megfelelő integrált létesítménykezelőt, aki mind a munkatársakkal, mind a beszállítókkal együttműködve ellátja a napi karbantartási feladatokat, valamint irányítja a beruházási projekteket.

„Ez egy folyamatosan fejlődő megtakarítási program, mivel van egy dinamikus eleme – az emberek –, amelyet igyekszünk átalakítani, hogy el tudjuk érni ezeket a jelentősebb megtakarításokat. Az ERA egyedi szemszögből közelíti meg ezt a kérdést. Látjuk, hogy hogyan lehet hatékonyságnövekedést elérni, valamint azt is, hogy a munkaköri felelősségek átalakítása és az ingatlanok és üzleti egységek átfogó szemlélete hogyan alakíthatja át a képet. Ezt korábban soha nem tudtam megtenni.” – Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

A CCD olyan helyzetben van, hogy pusztán a lakásügyi minisztériumon belül is maximális hatékonyságot és évi több mint 30%-os megtakarítást érhet el, ami arra ösztönözte, hogy felkérje az ERA-t a szervezeten belüli tevékenységének kiterjesztésére.

Vottiero kérésére az ERA létrehozott egy átfogó programot, amely az összes minisztériumban működik, hogy költségmegtakarításokat és hatékonyságnövelést érjen el.

„Ha nem gazdálkodunk okosan azzal, amit kaptunk, akkor nem csupán pénzt, erőforrásokat és energiát pazarolunk el, hanem ellentétben állunk azzal a hivatásunkkal is, amely arra szólít fel minket, hogy a ránk bízottakat a lehető leghatékonyabban használjuk fel.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Minden egyes dollár, amit a CCD megtakarít, lehetővé teszi számukra, hogy szolgálataik keretében több rászorulót segítsenek. Csak az integrált létesítmények projektjének köszönhetően Catholic Charities of Denver 10 év alatt több mint 30 millió Catholic Charities of Denver .

Éves megtakarítás összesen: 1 116 000 dollár

• IFM: 620 000 dollár
• Karbantartás/javítások: 116 000 dollár
• Étkeztetés: 103 600 dollár
• Telecomm: 93 600 dollár
• Hulladékgazdálkodás: 56 700 dollár
• Irodai és takarítási cikkek: 54 000 dollár
• Energia/közművek: 30 700 dollár
• Informatika: 30 000 dollár
• Nyomtatott és promóciós anyagok: 11 400 dollár

„Az ERA partner, nem pedig szolgáltató. Ezt nem tudom elégszer hangsúlyozni. Mindannyian dolgoztunk már együtt számos tanácsadóval és vállalkozóval, és bőven vannak olyanok, akik több munkát okoznak, mint amennyit megoldanak. Az ERA a kezdetektől fogva olyan modellt hozott létre, amely könnyen követhető volt, nem terhelte meg egyetlen személyt vagy területet sem, és lehetővé tette számunkra, hogy számos projektben előrelépjünk. Az ERA hatalmas lehetőséget biztosított számunkra, hogy tovább folytassuk küldetésünket azáltal, hogy a rendelkezésünkre álló erőforrásokat felhasználva a megtakarításokat további, nagy hatással bíró programokra fordíthattuk.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver