상황
당사의 고객사는 대중의 주목을 많이 받는 기업으로, 뉴질랜드 전역에 지사를 두고 있습니다. 업무 수행을 위해 직원들은 빈번하게 출장을 다녀야 했으며, 실제 출장자가 누구인지는 출장일이 임박해야만 알 수 있었습니다. 또한 정기적인 출장 일정도 있었습니다. 이러한 출장 관행으로 인해 예약은 출장일이 상당히 가까워진 시점에 이루어지는 경우가 많았습니다.
그 결과 승객들이 더 높은 요금을 지불해야 했으며, 승객들이 목적지에 도착할 수 있도록 일부 운행 계획을 변경해야만 했다. 운행 현황은 모니터링되었으나, 지원 체계가 미흡했기 때문에 운행 절차와 정책을 제대로 이행할 수 없었다.
숙박 시설도 임시방편으로 운영되고 있었는데, 지정된 선호 공급업체들에게 구체적인 요구 사항이 충분히 전달되지 않아 여행객들이 원하는 곳에 머물고 있었기 때문이다.
해결책
ERA의 분석 결과, 해당 조직의 출장 패턴이 확인되었으며, 문제의 원인이 되는 프로세스 내 여러 부분이 밝혀졌습니다. 주요 출장자와 고위 경영진과의 일련의 회의를 통해 견고한 사용자 요구 사항이 문서화되었습니다.
선정된 공급업체들에게 솔루션 제안을 요청한 후, 해당 요건을 충족할 수 있는 역량을 가장 잘 입증한 여행 관리 회사(TMC)를 선정했습니다.
여행 정책은 여행 관리 업체(TMC)와 협의하여 검토되었으며, 온라인 여행 예약 시스템은 해당 요구 사항을 충족하도록 맞춤 설정되었습니다. 그 결과, 행사와 관련된 기존 예약은 우선 확보할 수 있었고, 여행자 세부 정보는 추후 확인하게 되었습니다.
출장 승인 절차를 전면 개편하여 절차를 간소화하고, 준비 기간이 긴 경우 이를 효과적으로 활용할 수 있도록 했습니다. 또한 구체적인 요구 사항을 충족할 수 있는 숙박 업체 풀을 구축했습니다.
"그 결과 연간 15만 달러 이상의 지출이 절감되었으며, 이는 13%의 감축에 해당합니다."
