ERA Group εξοικονόμηση 16,8% σε συσσίτιο της βορειοανατολικής περιοχής

Ο πελάτης

Μια μη κερδοσκοπική συσσίτιση που έχει ως στόχο να προσφέρει τροφή σε άτομα που αντιμετωπίζουν επισιτιστική ανασφάλεια. Προσφέρει επίσης προγράμματα που προωθούν την αυτονομία και βελτιώνουν την ποιότητα ζωής.

‍

Εκτός από την παροχή γευμάτων, ο οργανισμός προσφέρει επαγγελματική κατάρτιση που προετοιμάζει τους άνεργους για καριέρα στον τομέα της εστίασης. Όπως πολλοί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, ο οργανισμός λειτουργεί με περιορισμένους πόρους και βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στις δωρεές. Ο έλεγχος των λειτουργικών εξόδων —ιδίως του κόστους των τροφίμων— είναι ζωτικής σημασίας για να διασφαλιστεί ότι κάθε δολάριο αξιοποιείται στο έπακρο για την υποστήριξη της αποστολής του.

Η πρόκληση

Πέντε χρόνια πριν από την εμπλοκή ERA Group, το συσσίτιο είχε διακόψει τη συνεργασία του με έναν διανομέα, η οποία θα μπορούσε να θεωρηθεί ιδιαίτερα συμφέρουσα από την άποψη του χαμηλού κόστους. Αντ’ αυτού, ο οργανισμός άρχισε να προμηθεύεται από έναν νέο προμηθευτή που αρχικά φαινόταν να προσφέρει χαμηλότερες τιμές. Η αλλαγή φάνηκε αρχικά επωφελής. Ο πωλητής πρόσφερε χαμηλότερες τιμές εισαγωγής για να εξασφαλίσει τη συνεργασία. Ωστόσο, χωρίς τις εγγυήσεις τιμών που παρέχει συνήθως η ERA, οι τιμές αυτές αυξήθηκαν σταδιακά με την πάροδο του χρόνου.

‍

Όταν η ERA εξέτασε τον λογαριασμό, ο οργανισμός πλήρωνε περίπου 16,8% περισσότερο για τα τρόφιμα από ό,τι θα πλήρωνε βάσει της προηγούμενης συμφωνίας του. Για έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό που λειτουργεί με περιορισμένους πόρους, αυτή η αύξηση του κόστους μείωσε άμεσα την ικανότητά του να προσφέρει γεύματα και να στηρίζει την κοινότητά του.

Η λύση

Η ERA πραγματοποίησε μια ολοκληρωμένη ανασκόπηση των δαπανών για την παροχή γευμάτων της σούπας κουζίνας και διοργάνωσε μια ανταγωνιστική διαδικασία πρόσκλησης υποβολής προσφορών (RFP) με σκοπό την αξιολόγηση των επιλογών προμηθευτών.

‍

Αντί να περιοριστεί απλώς στη διαπραγμάτευση χαμηλότερων τιμών, η ERA επικεντρώθηκε στη δημιουργία ενός πλαισίου που θα προστάτευε τον μη κερδοσκοπικό οργανισμό από μελλοντικές αυξήσεις τιμών. Η ομάδα συνεργάστηκε με οργανισμούς ομαδικών αγορών (GPOs) που ήταν γνωστοί για τη διατήρηση της τιμολογιακής πειθαρχίας και την αποτροπή των διανομέων από το να αυξάνουν τα περιθώρια κέρδους τους μετά τη σύναψη των συμβάσεων.

‍

Τελικά, ο πελάτης επέλεξε να παραμείνει με τον υπάρχοντα διανομέα, προσθέτοντας παράλληλα μια συνεργασία μέσω GPO. Αυτό εξασφάλισε διαπραγματευμένες τιμές και περιοριστικούς μηχανισμούς που περιόριζαν τη δυνατότητα των πωλητών να προσαρμόζουν τα περιθώρια κέρδους με την πάροδο του χρόνου. Έτσι, εξασφαλίστηκε ότι ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός θα επωφελούνταν από ανταγωνιστικές τιμές όχι μόνο άμεσα, αλλά και μακροπρόθεσμα, ακόμη και μετά τη λήξη της συνεργασίας με την ERA.

Το αποτέλεσμα

Το συσσίτιο πέτυχε ετήσια εξοικονόμηση 16,8% στα έξοδα εστίασης. Εξίσου σημαντικό είναι το γεγονός ότι η νέα δομή εξασφαλίζει μακροπρόθεσμη σταθερότητα στις τιμές. Το πλαίσιο GPO εμποδίζει τους διανομείς να αυξάνουν σταδιακά τα περιθώρια κέρδους τους και προστατεύει τον μη κερδοσκοπικό οργανισμό από τις σταδιακές μεταβολές των τιμών που στο παρελθόν είχαν οδηγήσει σε αύξηση των εξόδων.

‍

Χάρη στις χαμηλότερες τιμές και στους αυστηρότερους ελέγχους τιμολόγησης που έχουν θεσπιστεί, το συσσίτιο μπορεί να αξιοποιήσει καλύτερα τις δωρεές, επιτρέποντας στον οργανισμό να σερβίρει περισσότερα γεύματα και να στηρίξει περισσότερους ανθρώπους στην κοινότητα που εξυπηρετεί.

‍