Οι πρακτικές ταξιδιών των υπαλλήλων βελτιώθηκαν, με μείωση κόστους 150.000 δολαρίων

Η κατάσταση

Ο πελάτης μας είναι μια εταιρεία με μεγάλη δημοσιότητα και διαθέτει γραφεία σε όλη τη Νέα Ζηλανδία. Για την άσκηση των δραστηριοτήτων της, το προσωπικό έπρεπε να ταξιδεύει συχνά, ενώ τα ονόματα των ατόμων που θα ταξίδευαν δεν γίνονταν γνωστά παρά μόνο λίγο πριν την ημερομηνία του ταξιδιού. Επιπλέον, υπήρχαν τακτικές ταξιδιωτικές υποχρεώσεις. Οι ταξιδιωτικές πρακτικές που είχαν διαμορφωθεί είχαν ως αποτέλεσμα οι κρατήσεις να γίνονται σχετικά κοντά στην ημερομηνία του ταξιδιού.

Αυτό είχε ως αποτέλεσμα την καταβολή υψηλότερων ναύλων, ενώ ορισμένες ρυθμίσεις έπρεπε να τροποποιηθούν για να μεταφερθούν οι επιβάτες στους προορισμούς τους. Παρακολουθούνταν οι ταξιδιωτικές πρακτικές, αλλά, λόγω των ανεπαρκών υποστηρικτικών δικτύων, οι διαδικασίες και οι πολιτικές μετακίνησης δεν μπορούσαν να εφαρμοστούν σωστά.

Η διαμονή είχε επίσης καταστεί πρόχειρη, καθώς οι ταξιδιώτες έμεναν όπου ήθελαν, επειδή οι συγκεκριμένες απαιτήσεις δεν είχαν καθοριστεί επαρκώς στους καταχωρημένους προτιμώμενους προμηθευτές.

Η λύση

Η ανάλυση της ERA επιβεβαίωσε τα πρότυπα μετακίνησης του οργανισμού και ανέδειξε τους διάφορους τομείς των διαδικασιών που προκαλούσαν τα προβλήματα. Μια σειρά συναντήσεων με βασικούς ταξιδιώτες και ανώτερα στελέχη οδήγησε στην καταγραφή ανθεκτικών απαιτήσεων χρηστών.

Ζητήθηκε από επιλεγμένους προμηθευτές να υποβάλουν τις προτάσεις τους και επιλέχθηκε η εταιρεία διαχείρισης ταξιδιών (TMC) που απέδειξε καλύτερα την ικανότητά της να ανταποκριθεί στις συγκεκριμένες απαιτήσεις.

Οι πολιτικές ταξιδιών αναθεωρήθηκαν σε συνεργασία με την εταιρεία διαχείρισης ταξιδιών (TMC) και το ηλεκτρονικό σύστημα κρατήσεων ταξιδιών προσαρμόστηκε ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες. Ως αποτέλεσμα, κατέστη δυνατό να εξασφαλιστούν οι γνωστές κρατήσεις για τις εκδηλώσεις, ενώ τα στοιχεία των ταξιδιωτών επιβεβαιώθηκαν αργότερα.

Οι διαδικασίες έγκρισης ταξιδιών αναθεωρήθηκαν με σκοπό την απλοποίησή τους και την αξιοποίηση των μεγάλων χρονικών περιθωρίων που υπάρχουν. Δημιουργήθηκε ένα δίκτυο παρόχων υπηρεσιών διαμονής, το οποίο ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες.

«Το αποτέλεσμα ήταν η μείωση των δαπανών κατά πάνω από 150.000 δολάρια ετησίως, κάτι που αντιστοιχούσε σε μείωση κατά 13%».