A munkavállalók utazási szokásainak javulásával 150 000 dollárral csökkentek a költségek

A helyzet

Ügyfelünk közismert szervezet, amelynek irodái Új-Zéland egész területén megtalálhatók. Üzleti tevékenységének folytatásához a munkatársaknak gyakran kellett utazniuk, és az utazók kiléte gyakran csak az utazás időpontjának közeledtével derült ki. Emellett rendszeres utazási kötelezettségek is fennálltak. A kialakult utazási gyakorlat miatt a foglalásokra általában az utazás időpontjához viszonylag közel került sor.

Ez magasabb viteldíjakat eredményezett, és bizonyos intézkedéseket módosítani kellett ahhoz, hogy az utasok eljussanak a kívánt helyre. Az utazási gyakorlatot figyelemmel kísérték, de mivel a támogató hálózatok nem voltak megfelelőek, az utazási eljárásokat és szabályzatokat nem lehetett megfelelően végrehajtani.

A szálláslehetőségek is rögtönzött jellegűvé váltak, mivel az utazók ott szálltak meg, ahol akartak, mivel a kijelölt előnyben részesített szolgáltatók számára nem határozták meg megfelelően a konkrét követelményeket.

A megoldás

Az ERA elemzése megerősítette a szervezet utazási szokásait, és rávilágított a folyamatok azon különböző területeire, amelyek a problémákat okozták. A legfontosabb utazókkal és a felső vezetéssel folytatott sorozatos megbeszélések eredményeként rögzítésre kerültek a rugalmas felhasználói követelmények.

Megkerestük a kiválasztott szolgáltatókat, hogy bemutassák megoldásaikat, majd azt az utazásszervező céget (TMC) választottuk ki, amelyik leginkább bizonyította, hogy képes teljesíteni ezeket a követelményeket.

Az utazási szabályzatot a TMC-vel együttműködve felülvizsgálták, és az online utazásfoglalási rendszert az igényeknek megfelelően testreszabták. Ennek eredményeként az eseményekre vonatkozó ismert foglalásokat már le lehetett foglalni, az utasok adatait pedig később erősítették meg.

Az utazási engedélyezési folyamatokat átalakították annak érdekében, hogy egyszerűbbé váljon az eljárás, és kihasználhatóvá váljanak a hosszú előkészítési idők. Létrehoztak egy olyan szálláshely-szolgáltatókból álló hálózatot, amely figyelembe veszi a konkrét igényeket.

„Az eredmény az volt, hogy a kiadásokat évente több mint 150 000 dollárral sikerült csökkenteni, ami 13%-os csökkenést jelentett.”