Reisepraksis for ansatte forbedret med en reduksjon på 150 000 dollar

Situasjonen

Vår klient har en svært offentlig profil og har kontorer over hele New Zealand. For å drive virksomheten sin måtte de ansatte reise ofte, og de faktiske personene som reiste var ikke kjent før nær reisedatoen. Det var også regelmessige reiseforpliktelser. Reisepraksisen som hadde utviklet seg, resulterte i at bestillinger ble gjort rimelig nær reisedatoen.

Dette resulterte i høyere billettpriser, og noen ordninger måtte endres for å få folk dit de trengte å være. Reisepraksis ble overvåket, men fordi støttenettverkene var utilstrekkelige, kunne ikke reiseprosedyrene og -reglene implementeres ordentlig.

Overnatting hadde også blitt ad hoc, der reisende bodde der de ville fordi spesifikke krav ikke hadde blitt tilstrekkelig spesifisert til de listede foretrukne leverandørene.

Løsningen

ERAs analyse bekreftet organisasjonens reisemønstre og fremhevet de ulike områdene i prosessene som forårsaket problemene. En rekke møter med sentrale reisende og toppledelsen resulterte i at robuste brukerkrav ble dokumentert.

Utvalgte leverandører ble kontaktet for å tilby sine løsninger, og reisebyrået (TMC) som best demonstrerte sin evne til å oppfylle disse kravene ble utnevnt.

Reisereglene ble gjennomgått i samarbeid med reisebyrået, og det nettbaserte reisebestillingssystemet ble tilpasset for å møte behovet. Resultatet var at de kjente bestillingene for arrangementer kunne sikres, og reiseopplysningene ble bekreftet senere.

Reisegodkjenningsprosessene ble omarbeidet for å forenkle prosessen og utnytte noen av de lange leveringstidene. Det ble opprettet en gruppe leverandører av overnatting, som ivaretok de spesifikke behovene.

«Resultatet var at utgiftene ble redusert med over 150 000 dollar per år, noe som tilsvarte en reduksjon på 13 %.»