Praksa putovanja zaposlenih poboljšana uz smanjenje od 150.000 dolara

Situacija

Naš klijent ima vrlo javnu reputaciju i urede širom Novog Zelanda. Da bi obavljao svoje poslovanje, osoblje je moralo često putovati, a stvarne osobe koje putuju nisu bile poznate sve do datuma putovanja. Također, postojale su redovne putne obaveze. Praksa putovanja koja se razvila rezultirala je time da su rezervacije vršene prilično blizu datuma putovanja.

To je rezultiralo višim cijenama karata, a neki aranžmani su morali biti izmijenjeni kako bi se ljudi doveli tamo gdje su trebali. Praćena je praksa putovanja, ali zbog neadekvatnih mreža podrške, procedure i politike putovanja nisu mogle biti pravilno provedene.

Smještaj je također postao ad-hoc, pri čemu su putnici odsjedali gdje su željeli jer specifični zahtjevi nisu bili adekvatno navedeni navedenim preferiranim dobavljačima.

Rješenje

Analiza ERA-e potvrdila je obrasce putovanja organizacije i istakla različita područja u procesima koja su uzrokovala probleme. Niz sastanaka s ključnim putnicima i višim menadžmentom rezultirao je dokumentiranjem otpornih korisničkih zahtjeva.

Odabrani dobavljači su kontaktirani da ponude svoja rješenja, a odabrana je Kompanija za upravljanje putovanjima (TMC) koja je najbolje pokazala svoju sposobnost da ispuni te zahtjeve.

Putne politike su revidirane zajedno s TMC-om, a online sistem za rezervacije putovanja je prilagođen potrebama. Rezultat je bio da su poznate rezervacije za događaje mogle biti osigurane, a podaci o putnicima su potvrđeni kasnije.

Procesi odobravanja putovanja su revidirani kako bi se pojednostavio proces i iskoristili neki od dugih rokova isporuke. Formiran je tim dobavljača smještaja, sa zadovoljenim specifičnim potrebama.

"Rezultat je bio smanjenje rashoda za više od 150.000 dolara godišnje, što predstavlja smanjenje od 13%."