ERA Group ayuda a Catholic Charities of Denver a reorientar millones a su misión

El cliente

Catholic Charities of Denver , comida, alojamiento, educación y asesoramiento, además de asistencia de emergencia y servicios esenciales a las personas del norte de Colorado. Como una de las delegaciones más grandes de las 167 que componen la red de Caritas en todo Estados Unidos, la labor Catholic Charities of Denverse centra en una amplia gama de servicios, entre los que se incluyen la vivienda asequible, Educación infantil, así como servicios de acogida, de atención a la mujer, a las personas mayores, a las familias, a los familiares, a las parroquias y a la comunidad, además de servicios de asesoramiento.

Durante el último año, CCD atendió a más de 53.000 personas, proporcionó más de 125.000 noches de alojamiento y sirvió 400.000 comidas. La organización opera con un presupuesto anual de 60 millones de dólares y aproximadamente 600 empleados.

El reto

La ausencia de recursos laborales internos centralizados y de prácticas de adquisiciones externas limitó la capacidad de CCD para escalar servicios, consolidar proveedores, aumentar la eficiencia y, en última instancia, generar ahorros.

El ministerio de vivienda de CCD (Archdiocesan Housing, Inc («AHI»)) representa aproximadamente la mitad de todos los servicios que la organización ofrece cada año. AHI incluye 30 propiedades con 1.700 unidades que atienden a unos 3.500 residentes. La gestión de instalaciones es uno de los gastos fundamentales en todo el ministerio y emplea numerosos recursos internos, incluyendo técnicos de mantenimiento, conserjes, personal de limpieza, amas de llaves y otros. La organización también colabora con varios cientos de proveedores de servicios externos para servicios de mantenimiento relacionados con la propiedad.

Al igual que muchas organizaciones sin ánimo de lucro, CCD opera sin un Adquisiciones centralizado que abarque toda la organización y evalúe dónde se podrían aprovechar la economía de escala, la consolidación de proveedores y el poder de compra para ahorrar dinero y aumentar la eficiencia y la calidad de los servicios. CFO Vottiero, sabía que Catholic Charities of Denver beneficiaría de contar con un departamento de este tipo, pero se dio cuenta de que tal vez fuera necesario recurrir a alguien externo a la organización.

La solución

ERA creó un modelo híbrido de gestión de instalaciones internas para supervisar a los proveedores y al personal propio, manteniendo rigurosos estándares de servicio.

A finales de 2020, Vottiero contrató a ERA Group. La misión ERA Group consistía en analizar el gasto total de la agencia y crear diferentes flujos de trabajo que permitieran a CCD evaluar su gasto en diversas áreas, entre las que destacaba la vivienda.

«Contar con un experto como ERA, que aportara ese Independiente y esa visión objetiva, nos permitió analizar cómo se estaban realizando los gastos y dónde estábamos dejando pasar oportunidades, algo que nunca hubiéramos podido lograr por nuestra cuenta», afirma Phil Votterio.

ERA Group determinó que reducir el gasto con proveedores externos era solo una parte de la oportunidad. Además de diseñar un plan para una mejor gestión de proveedores, decidieron examinar la fuerza laboral interna de CCD para generar un impacto real.

CCD estaba plenamente comprometido con el bienestar de sus empleados, por lo que la externalización a un tercero nunca fue una opción. También insistieron firmemente en que el altísimo nivel de servicio al que sus residentes estaban acostumbrados debía continuar.

ERA ideó un modelo híbrido para la organización —un “proyecto de gestión integral de instalaciones”— mediante el cual se maximizaría la utilización de los empleados en toda la agencia y la gestión de proveedores se centralizaría en un gestor integral de instalaciones externo (“IFM”). No se despediría ni se reubicaría a ningún empleado.

Cuando se produzca una rotación de personal, el IFM, en coordinación con el CCD, evaluará el puesto y determinará si es necesario cubrirlo con una nueva contratación o si basta con complementarlo con horas de servicio prestadas por el IFM. Este plan a largo plazo respetaba todos los compromisos de la organización con el personal, al tiempo que permitía un modelo mucho más eficiente y rentable a largo plazo.

ERA ayudó a reclutar al gestor integral de instalaciones adecuado para manejar todas las operaciones de mantenimiento diarias con empleados y proveedores, y para gestionar proyectos de gastos de capital.

«Se trata de un Ahorros en constante evolución porque contamos con un componente dinámico —las personas— que estamos tratando de reajustar para poder empezar a lograr Ahorros mayor Ahorros», afirma Vottiero. «ERA ha abordado esto desde una perspectiva única. Estamos viendo cómo se puede obtener una ganancia en eficiencia, así como cómo el reposicionamiento de las responsabilidades laborales y la capacidad de tener una visión global de las propiedades y las entidades empresariales pueden cambiar el panorama. Nunca antes había podido hacer eso».

El resultado

CCD está posicionado para lograr la máxima eficiencia y Ahorros de más del 30% anual solo en su ministerio de vivienda, lo que impulsó a solicitar a ERA que ampliara su alcance en toda la organización.

A petición de Vottiero, ERA ha creado un programa integral para trabajar en todos los ministerios y lograr Ahorros financieros y eficiencias.

«Si no administramos con sensatez lo que se nos ha dado, además de malgastar dinero, recursos y energía, estamos actuando en contra de lo que se nos ha encomendado, que es tomar lo que se nos ha dado y aprovecharlo al máximo», afirma Vottiero.

Cada dólar que ahorra CCD les permite ayudar a más personas necesitadas a través de sus ministerios. Solo con el proyecto de instalaciones integradas, Catholic Charities of Denver en condiciones de ahorrar más de 30 millones de dólares en un plazo de 10 años.

«ERA es un socio, no un proveedor», afirma Vottiero. «No puedo insistir lo suficiente en ello. Todos hemos trabajado con muchos consultores y contratistas a lo largo de nuestra carrera, y hay más de uno que genera más trabajo del que resuelve. Lo que hizo ERA desde el principio fue crear un modelo fácil de seguir, que no supusiera una carga para ninguna persona ni departamento en concreto, y que nos permitiera avanzar en una amplia variedad de proyectos».

«ERA nos brindó una gran oportunidad para avanzar en nuestra misión, al permitirnos aprovechar los recursos que se nos han concedido y reasignar Ahorros otros programas de gran impacto».

«Si no administramos con sensatez lo que se nos ha confiado, además de malgastar dinero, recursos y energía, estamos actuando en contra de lo que se nos ha encomendado, que es tomar lo que se nos ha dado y aprovecharlo al máximo». [Phil Votterio, CFO Catholic Charities of Denver]