ERA Group ayuda a Catholic Charities of Denver a recuperar millones para su misión

El cliente

Catholic Charities of Denver da refugio, alimenta, aloja, educa, asesora y proporciona asistencia de emergencia y servicios críticos a personas en el norte de Colorado. Como una de las más grandes de las 167 filiales de Caridades Católicas en los Estados Unidos, Catholic Charities of Denver El trabajo de se centra en un amplio espectro de ministerios: incluyendo vivienda asequible; primera infancia Educación ; así como servicios de refugio, para mujeres, personas mayores, familias, parentesco, parroquias, comunidades y asesoramiento.

Durante el último año, CCD atendió a más de 53.000 personas, proporcionó más de 125.000 noches de alojamiento y sirvió 400.000 comidas. La organización opera con un presupuesto anual de 60 millones de dólares y aproximadamente 600 empleados.

El desafío

La ausencia de recursos laborales internos centralizados y de prácticas de adquisiciones externas limitó la capacidad de CCD para escalar servicios, consolidar proveedores, aumentar la eficiencia y, en última instancia, generar ahorros.

El ministerio de vivienda de CCD (Archdiocesan Housing, Inc («AHI»)) representa aproximadamente la mitad de todos los servicios que la organización ofrece cada año. AHI incluye 30 propiedades con 1.700 unidades que atienden a unos 3.500 residentes. La gestión de instalaciones es uno de los gastos fundamentales en todo el ministerio y emplea numerosos recursos internos, incluyendo técnicos de mantenimiento, conserjes, personal de limpieza, amas de llaves y otros. La organización también colabora con varios cientos de proveedores de servicios externos para servicios de mantenimiento relacionados con la propiedad.

Al igual que muchas organizaciones sin fines de lucro , CCD opera sin una estructura centralizada. Compras Función que analiza la totalidad de la organización para determinar dónde se pueden emplear la escala, la consolidación de proveedores y el poder adquisitivo para ahorrar dinero y aumentar la eficiencia y los servicios. CFO Phil Vottiero lo sabía Catholic Charities of Denver Se beneficiaría de una función de este tipo, pero se dio cuenta de que tal vez tendría que provenir de fuera de la organización.

La solución

ERA creó un modelo híbrido de gestión de instalaciones internas para supervisar a los proveedores y al personal propio, manteniendo rigurosos estándares de servicio.

A finales de 2020, Vottiero trajo ERA Group . ERA Group Su cometido era analizar la totalidad del gasto de la agencia y crear diferentes flujos de trabajo que permitieran al CCD evaluar su gasto en muchas áreas, siendo la vivienda una de las principales.

“Contar con un experto como ERA para que venga y sea ese Independiente “Desde ese punto de vista, esa revisión independiente nos permitió analizar cómo se estaban realizando los gastos y dónde estábamos perdiendo oportunidades, algo que nunca hubiéramos podido lograr por nuestra cuenta”, afirma Phil Votterio.

ERA Group Determinaron que reducir el gasto con proveedores externos era solo una parte de la oportunidad. Además de diseñar un plan para gestionar mejor a los proveedores, optaron por analizar la plantilla interna de CCD para lograr un impacto real.

CCD estaba plenamente comprometida con el bienestar de sus empleados, por lo que subcontratar a un tercero nunca fue una opción. Además, insistían en que el alto nivel de servicio al que sus residentes estaban acostumbrados debía mantenerse.

ERA ideó un modelo híbrido para la organización —un “proyecto de instalaciones integradas”— mediante el cual se maximizaría la utilización de los empleados en toda la agencia y la gestión de proveedores se centralizaría en un gestor de instalaciones integradas (IFM, por sus siglas en inglés) externo. No se despediría ni se reubicaría a ningún empleado.

A medida que se produzca la rotación de personal, el IFM, en coordinación con el CCD, evaluará el puesto y determinará si es necesario reemplazarlo o simplemente complementarlo con las horas de servicio que proporciona el IFM. Este plan a largo plazo respetó todos los compromisos de la organización con el personal, al tiempo que permitió un modelo mucho más eficiente y rentable con el tiempo.

ERA ayudó a reclutar al gestor de instalaciones integral adecuado para encargarse de todas las operaciones de mantenimiento diarias, tanto con los empleados como con los proveedores, y para gestionar los proyectos de inversión de capital.

“Es un proceso en evolución ahorros programa porque tenemos un componente dinámico —la gente— que estamos tratando de recalibrar para poder empezar a lograr algunos de estos mayores ahorros ERA ha estado analizando esto de una manera única —dice Vottiero—. Estamos viendo cómo se puede lograr una mayor eficiencia, así como la forma en que la redefinición de las responsabilidades laborales y la capacidad de tener una visión global de las propiedades y entidades comerciales pueden transformar el panorama. Nunca antes había podido hacer eso.

El resultado

CCD está en condiciones de lograr la máxima eficiencia y un ahorro superior al 30 % anual solo en su ministerio de vivienda, lo que la ha impulsado a solicitar a ERA que amplíe su presencia en toda la organización.

A petición de Vottiero, ERA ha creado un programa general para trabajar en todos los ministerios con el fin de lograr financiación. ahorros y eficiencias.

“Si no administramos con prudencia lo que se nos da, más allá de malgastar dinero, recursos y energía, estaremos actuando en contra de nuestra misión, que es tomar lo que se nos da y utilizarlo con la máxima eficiencia”, afirma Vottiero.

Cada dólar que ahorra CCD les permite ayudar a más personas necesitadas en todos sus ministerios. Solo a través del proyecto de instalaciones integradas, Catholic Charities of Denver Está en condiciones de ahorrar más de 30 millones de dólares en 10 años.

“ERA es un socio, no un proveedor”, afirma Vottiero. “No puedo enfatizarlo lo suficiente. Todos hemos trabajado con muchos consultores y contratistas a lo largo de nuestra trayectoria, y hay muchos que generan más trabajo del que resuelven. Lo que ERA hizo desde el principio fue crear un modelo fácil de seguir, que no sobrecargaba a ninguna persona ni área en particular, y que nos permitió avanzar en una amplia gama de proyectos”.

“ERA nos brindó una gran oportunidad para avanzar en nuestra misión al tomar los recursos que se nos han dado y permitirnos redistribuirlos. ahorros en programación adicional de alto impacto.”

"Si no administramos con prudencia lo que se nos da, más allá de malgastar dinero, recursos y energía, estamos yendo en contra de lo que estamos llamados a hacer, que es tomar lo que se nos da y utilizarlo con la máxima eficiencia." [Phil Votterio, CFO de Catholic Charities of Denver ]