Праксе путовања запослених су побољшане уз смањење од 150.000 долара

Ситуација

Наш клијент има веома јаван профил и има канцеларије широм Новог Зеланда. Да би обављали своје пословање, особље је морало често да путује, а стварне особе које путују нису биле познате све до датума близу путовања. Такође, постојале су редовне обавезе путовања. Пракса путовања која се развила довела је до тога да су резервације вршене прилично близу датума путовања.

То је резултирало вишим ценама карата, а неки аранжмани су морали бити измењени како би људи стигли тамо где им је потребно. Праћена је праћена пракса путовања, али пошто мреже подршке нису биле адекватне, процедуре и политике путовања нису могле бити правилно спроведене.

Смештај је такође постао ад хок, при чему су путници одседали где су желели јер специфични захтеви нису били адекватно наведени наведеним преферираним добављачима.

Решење

Анализа ERA-е је потврдила обрасце путовања организације и истакла различите области у процесима које су узроковале проблеме. Низ састанака са кључним путницима и вишим руководством резултирао је документовањем отпорних захтева корисника.

Одабрани добављачи су контактирани да понуде своја решења и изабрана је компанија за управљање путовањима (TMC) која је најбоље показала своју способност да испуни те захтеве.

Политике путовања су прегледане заједно са TMC-ом, а систем за онлајн резервације путовања је прилагођен потребама. Резултат је био да су познате резервације за догађаје могле бити обезбеђене, а подаци о путницима су касније потврђени.

Процеси одобравања путовања су ревидирани како би се поједноставио процес и омогућило искоришћавање неких дугих рокова испоруке. Формиран је базен добављача смештаја, са посебним потребама које су задовољене.

„Резултат је био да су расходи смањени за преко 150.000 долара годишње, што представља смањење од 13%.“