Çalışanların seyahat uygulamaları iyileştirildi ve 150.000 dolarlık tasarruf sağlandı

Durum

Müşterimiz kamuoyunda oldukça tanınan bir şirkettir ve Yeni Zelanda’nın dört bir yanında ofisleri bulunmaktadır. Faaliyetlerini sürdürebilmek için çalışanların sık sık seyahat etmesi gerekmekteydi; ancak seyahat edecek kişilerin kimler olacağı, seyahat tarihine çok yakın bir zamana kadar belli olmuyordu. Ayrıca düzenli seyahat yükümlülükleri de mevcuttu. Zamanla yerleşen bu seyahat uygulamaları, rezervasyonların seyahat tarihine oldukça yakın bir zamanda yapılmasına neden oluyordu.

Bu durum, daha yüksek ücretlerin ödenmesine yol açtı ve insanların gitmeleri gereken yerlere ulaşabilmeleri için bazı düzenlemelerde değişiklik yapılması gerekti. Seyahat uygulamaları izlendi, ancak destek ağlarının yetersiz olması nedeniyle seyahat prosedürleri ve politikaları düzgün bir şekilde uygulanamadı.

Konaklama da geçici bir hal almıştı; çünkü listelenen tercih edilen tedarikçilere belirli gereksinimler yeterince açık bir şekilde belirtilmediği için, gezginler istedikleri yerde kalıyorlardı.

Çözüm

ERA’nın analizi, kuruluşun seyahat alışkanlıklarını doğruladı ve süreçlerdeki sorunlara yol açan çeşitli alanları ortaya çıkardı. Önemli seyahat edenler ve üst yönetimle yapılan bir dizi toplantı sonucunda, esnek kullanıcı gereksinimleri belgelendi.

Seçilen tedarikçilerden çözümlerini sunmaları istendi ve bu gereklilikleri en iyi şekilde karşılayabileceğini kanıtlayan Seyahat Yönetim Şirketi (TMC) görevlendirildi.

Seyahat Politikaları, Seyahat Yönetimi Şirketi (TMC) ile birlikte gözden geçirildi ve Çevrimiçi Seyahat Rezervasyon Sistemi bu ihtiyacı karşılayacak şekilde özelleştirildi. Sonuç olarak, etkinlikler için bilinen rezervasyonlar güvence altına alınabildi; seyahat edenlerin bilgileri ise daha sonra teyit edildi.

Seyahat onay süreçleri, prosedürü basitleştirmek ve uzun hazırlık sürelerinden yararlanılabilmesini sağlamak amacıyla baştan aşağı yenilendi. Özel ihtiyaçların karşılanabileceği bir konaklama tedarikçileri havuzu oluşturuldu.

"Sonuç olarak, yıllık harcamalar 150.000 doların üzerinde azaldı; bu da %13'lük bir düşüşe tekabül ediyordu."