Zlepšení postupů při služebních cestách zaměstnanců vedlo k úspoře 150 000 dolarů

Situace

Náš klient je velmi známá společnost s pobočkami po celém Novém Zélandu. V rámci výkonu své činnosti museli zaměstnanci často cestovat, přičemž konkrétní cestující byli známi až těsně před datem odjezdu. Kromě toho se jednalo o pravidelné služební cesty. V důsledku zavedených postupů při organizaci cest se rezervace prováděly relativně krátce před datem odjezdu.

To vedlo k tomu, že cestující museli platit vyšší jízdné, a některé postupy bylo nutné upravit, aby se lidé dostali tam, kam potřebovali. Cestovní praxe byla sice sledována, ale vzhledem k nedostatečným podpůrným sítím nebylo možné cestovní postupy a zásady řádně uplatňovat.

Ubytování se rovněž stalo improvizovaným, přičemž cestující se ubytovávali, kde se jim zachtělo, protože konkrétní požadavky nebyly dostatečně upřesněny u uvedených preferovaných dodavatelů.

Řešení

Analýza provedená společností ERA potvrdila cestovní vzorce organizace a poukázala na různé oblasti v procesech, které byly příčinou problémů. Na základě řady schůzek s klíčovými cestujícími a vrcholovým vedením byly zdokumentovány flexibilní uživatelské požadavky.

Byli osloveni vybraní dodavatelé s žádostí o předložení svých řešení a byla vybrána společnost zabývající se správou cestovních služeb (TMC), která nejlépe prokázala svou schopnost tyto požadavky splnit.

Cestovní směrnice byly revidovány ve spolupráci s agenturou TMC a online rezervační systém byl přizpůsoben tak, aby vyhovoval daným potřebám. Díky tomu bylo možné zajistit známé rezervace na akce, přičemž údaje o cestujících byly potvrzeny až později.

Postupy schvalování služebních cest byly přepracovány s cílem zjednodušit celý proces a umožnit využití některých delších lhůt. Byl vytvořen seznam poskytovatelů ubytování, který zohledňuje konkrétní potřeby.

„Výsledkem bylo snížení výdajů o více než 150 000 dolarů ročně, což představovalo 13% úsporu.“