ERA Group ayuda a Catholic Charities of Denver a reorientar millones a su misión

El cliente

Catholic Charities of Denver proporciona refugio, alimenta, ofrece alojamiento, educa, asesora y brinda asistencia de emergencia y servicios críticos a las personas del norte de Colorado.

Como uno de los 167 capítulos más grandes de Catholic Charities en Estados Unidos, la labor de Catholic Charities de Denver se enfoca en un amplio espectro de ministerios, que incluyen: vivienda asequible; educación infantil temprana; así como servicios de refugio, para mujeres, para personas mayores, familiares, de parentesco, parroquiales, comunitarios y de asesoramiento.

Durante el último año, CCD atendió a más de 53.000 personas, proporcionó más de 125.000 noches de alojamiento y sirvió 400.000 comidas. La organización opera con un presupuesto anual de 60 millones de dólares y aproximadamente 600 empleados.

El reto

La ausencia de recursos laborales internos centralizados y de prácticas de adquisiciones externas limitó la capacidad de CCD para escalar servicios, consolidar proveedores, aumentar la eficiencia y, en última instancia, generar ahorros.

El departamento de vivienda de la CCD (Archdiocesan Housing Inc., «AHI») representa aproximadamente la mitad de todos los servicios que la organización ofrece cada año. AHI cuenta con 30 inmuebles que suman 1.700 viviendas y dan Quiénes somos . Quiénes somos residentes. La gestión de las instalaciones es uno de los gastos fundamentales del departamento y requiere el uso de numerosos recursos internos, entre los que se incluyen técnicos de mantenimiento, conserjes, personal de limpieza y otros. La organización también colabora con varios cientos de proveedores externos para los servicios de mantenimiento relacionados con las propiedades.

Al igual que muchas organizaciones sin ánimo de lucro, CCD opera sin un Adquisiciones centralizado que abarque toda la organización y evalúe dónde se podrían aprovechar la economía de escala, la consolidación de proveedores y el poder de compra para ahorrar dinero y aumentar la eficiencia y los servicios. CFO Vottiero, sabía que Catholic Charities of Denver beneficiaría de contar con un departamento de este tipo, pero se dio cuenta de que tal vez fuera necesario recurrir a alguien externo a la organización.

La solución

ERA creó un modelo híbrido de gestión de instalaciones internas para supervisar a los proveedores y al personal propio, manteniendo rigurosos estándares de servicio.

A finales de 2020, Vottiero incorporó a ERA Group. La misión de ERA Group fue analizar la totalidad del gasto de la agencia y crear diferentes flujos de trabajo que permitieran a CCD evaluar su gasto en múltiples áreas, siendo la vivienda la principal.

«Contar con un experto como ERA para que aportara Independiente , esa visión externa, nos permitió analizar cómo se estaban realizando los gastos y dónde estábamos dejando pasar oportunidades, algo que nunca hubiéramos podido lograr por nuestra cuenta». — Phil Vottiero, CFO Catholic Charities of Denver

ERA Group determinó que reducir el gasto con proveedores externos era solo una parte de la oportunidad. Además de diseñar un plan para una mejor gestión de proveedores, decidieron examinar la fuerza laboral interna de CCD para generar un impacto real.

CCD estaba plenamente comprometido con el bienestar de sus empleados, por lo que la externalización a un tercero nunca fue una opción. También insistieron firmemente en que el altísimo nivel de servicio al que sus residentes estaban acostumbrados debía continuar.

ERA ideó un modelo híbrido para la organización —un “proyecto de gestión integral de instalaciones”— mediante el cual se maximizaría la utilización de los empleados en toda la agencia y la gestión de proveedores se centralizaría en un gestor integral de instalaciones externo (“IFM”). No se despediría ni se reubicaría a ningún empleado.

A medida que se produzcan rotaciones, el IFM, en coordinación con CCD, evaluará el puesto y determinará si dicho rol necesita ser reemplazado o simplemente complementado con horas de servicio proporcionadas por el IFM. Este plan a largo plazo respetó todos los compromisos de la organización con el personal, al tiempo que permitió un modelo mucho más eficiente y rentable a lo largo del tiempo.

ERA ayudó a reclutar al gestor integral de instalaciones adecuado para manejar todas las operaciones de mantenimiento diarias con empleados y proveedores, y para gestionar proyectos de gastos de capital.

«Se trata de un Ahorros en constante evolución, ya que contamos con un componente dinámico —las personas— que estamos tratando de reajustar para poder empezar a lograr algunos de estos mayores Ahorros. ERA ha abordado esto desde una perspectiva única. Estamos viendo cómo se puede obtener una ganancia en eficiencia, así como cómo el reposicionamiento de las responsabilidades laborales y la capacidad de tener una visión global de las propiedades y las entidades empresariales pueden cambiar el panorama. Nunca antes había podido hacer eso». — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

CCD está posicionado para lograr la máxima eficiencia y Ahorros de más del 30% anual solo en su ministerio de vivienda, lo que impulsó a solicitar a ERA que ampliara su alcance en toda la organización.

A petición de Vottiero, ERA ha creado un programa integral para trabajar en todos los ministerios y lograr Ahorros financieros y eficiencias.

«Si no administramos con prudencia lo que se nos ha confiado, además de malgastar dinero, recursos y energía, estamos actuando en contra de lo que se nos ha encomendado, que es tomar lo que se nos ha dado y aprovecharlo al máximo». — Phil Vottiero, CFO Catholic Charities of Denver

Cada dólar que ahorra CCD les permite ayudar a más personas necesitadas a través de sus ministerios. Solo con el proyecto de instalaciones integradas, Catholic Charities of Denver en condiciones de ahorrar más de 30 millones de dólares en un plazo de 10 años.

Ahorros anuales totales: $1,116,000

• IFM: $620,000
• Mantenimiento/reparaciones: $116.000
• Servicios de alimentación: $103.600
• Telecomunicaciones: $93.600
• Gestión de residuos: $56.700
• Suministros de oficina y limpieza: $54.000
• Energía/servicios públicos: $30.700
• Tecnología de la información: $30.000
• Impresión y material promocional: $11.400

«ERA es un socio, no un proveedor. No puedo insistir lo suficiente en ello. Todos hemos trabajado con muchos consultores y contratistas a lo largo de nuestra carrera, y hay más de unos cuantos que generan más trabajo del que resuelven. Lo que hizo ERA desde el principio fue crear un modelo fácil de seguir, que no supusiera una carga para ninguna persona ni área en concreto, y que nos permitiera avanzar en una amplia gama de proyectos. ERA nos brindó una gran oportunidad para impulsar nuestra misión, aprovechando los recursos que se nos han asignado y permitiéndonos reasignar Ahorros programas adicionales de gran impacto». — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver