ERA Group Catholic Charities of Denver miljoenen Catholic Charities of Denver aan hun missie

De klant

Catholic Charities of Denver , voedsel, huisvesting, onderwijs en begeleiding, en verleent noodhulp en essentiële diensten aan mensen in Noord-Colorado. Als een van de grootste van de 167 afdelingen van Catholic Charities in de Verenigde Staten richt Catholic Charities of Denverzich op een breed scala aan hulpverleningsactiviteiten, waaronder betaalbare huisvesting, voorschools Onderwijs, en diensten op het gebied van opvang, hulp aan vrouwen, ouderen, gezinnen, familieleden, parochies en de gemeenschap, evenals begeleidingsdiensten.

Het afgelopen jaar heeft CCD meer dan 53.000 mensen geholpen, meer dan 125.000 overnachtingen verzorgd en 400.000 maaltijden uitgedeeld. De organisatie werkt met een jaarlijks budget van 60 miljoen dollar en telt ongeveer 600 medewerkers.

De uitdaging

Door een gebrek aan gecentraliseerde interne personeelsmiddelen en externe Aankoop kon CCD zijn diensten niet uitbreiden, leveranciers niet consolideren, de efficiëntie niet verhogen — en dus ook geen kosten besparen.

De afdeling huisvesting van CCD (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI”)) is goed voor ongeveer de helft van alle diensten die de organisatie jaarlijks aanbiedt. AHI beheert 30 complexen met 1.700 woningen, waarin Over ons .500 bewoners Over ons . Facilitair beheer vormt een van de belangrijkste kostenposten binnen de afdeling en vereist de inzet van veel interne medewerkers, waaronder onderhoudstechnici, conciërges, schoonmakers en huishoudelijk personeel. De organisatie werkt ook samen met enkele honderden externe dienstverleners voor onderhoudsdiensten met betrekking tot de panden.

Net als veel andere non-profitorganisaties beschikt CCD niet over een centrale Aankoop die het hele bedrijf overziet en nagaat waar schaalvoordelen, leveranciersconsolidatie en inkoopkracht kunnen worden ingezet om kosten te besparen en de efficiëntie en dienstverlening te verbeteren. CFO Vottiero wist dat Catholic Charities of Denver baat Catholic Charities of Denver hebben bij een dergelijke functie, maar hij besefte dat deze wellicht van buiten de organisatie moest komen.

De oplossing

ERA heeft een hybride model voor intern facilitair beheer ontwikkeld om toezicht te houden op leveranciers en interne medewerkers, met inachtneming van strenge servicenormen.

Eind 2020 schakelde Vottiero ERA Group in. ERA Group kreeg de opdracht om de totale uitgaven van het bureau onder de loep te nemen en verschillende werkprocessen op te zetten, zodat CCD zijn uitgaven op diverse gebieden kon evalueren, met huisvesting als belangrijkste aandachtspunt.

"Door een deskundige als ERA in te schakelen voor een Onafhankelijk en een externe beoordeling, konden we nagaan hoe de middelen werden besteed en waar we kansen lieten liggen – iets wat we in ons eentje nooit hadden kunnen bereiken", aldus Phil Votterio.

ERA Group het terugdringen van de uitgaven aan externe leveranciers slechts een deel van de mogelijkheden vormde. Naast het opstellen van een plan voor een beter leveranciersbeheer, besloten ze ook het interne personeelsbestand van CCD onder de loep te nemen om echt verschil te maken.

CCD hechtte veel waarde aan een goede behandeling van zijn medewerkers, dus uitbesteding aan een derde partij was nooit een optie. Het bedrijf stond er ook op dat het zeer hoge serviceniveau waaraan de bewoners gewend waren, gehandhaafd moest blijven.

ERA heeft een hybride model voor de organisatie ontwikkeld – een „geïntegreerd faciliteitenproject“ – waarbij de inzet van medewerkers binnen de hele organisatie zou worden geoptimaliseerd en het leveranciersbeheer zou worden gecentraliseerd bij een externe geïntegreerde faciliteitenbeheerder („IFM“). Er zouden geen medewerkers worden ontslagen of hun baan verliezen.

Wanneer er personeelsverloop plaatsvindt, zal de IFM – in samenwerking met de CCD – de situatie beoordelen en bepalen of een dergelijke functie moet worden vervangen of dat deze volstaat met extra diensturen die door de IFM worden geleverd. Dit langetermijnplan kwam alle toezeggingen van de organisatie aan het personeel na en maakte tegelijkertijd op termijn een veel efficiënter en kosteneffectiever model mogelijk.

ERA heeft geholpen bij het vinden van de juiste facilitair manager die verantwoordelijk is voor alle dagelijkse onderhoudswerkzaamheden, zowel met medewerkers als met leveranciers, en voor het beheer van investeringsprojecten.

"Het is een Besparingen dat voortdurend in ontwikkeling is, omdat we te maken hebben met een dynamische factor – mensen – die we proberen bij te sturen, zodat we een aantal van deze grotere Besparingen kunnen realiseren", zegt Vottiero. "ERA heeft hier op een unieke manier naar gekeken. We zien dat er efficiëntiewinst te behalen valt, en dat het herpositioneren van functieverantwoordelijkheden en het vermogen om over verschillende vastgoedobjecten en bedrijfsonderdelen heen te kijken, het plaatje kunnen veranderen. Dat was me voorheen nooit gelukt.”

Het resultaat

CCD is in staat om alleen al binnen het ministerie van Volkshuisvesting een maximale efficiëntie en een besparing van meer dan 30% per jaar te realiseren, wat de organisatie ertoe heeft aangezet ERA te vragen zijn activiteiten uit te breiden naar de rest van de organisatie.

Op verzoek van Vottiero heeft ERA een overkoepelend programma opgezet om in alle ministeries samen te werken aan het realiseren van financiële Besparingen efficiëntieverbeteringen.

„Als we niet verstandig omgaan met wat ons is toevertrouwd, verspillen we niet alleen geld, middelen en energie, maar handelen we ook in strijd met onze roeping, namelijk om wat ons is toevertrouwd zo efficiënt mogelijk in te zetten“, aldus Vottiero.

Elke dollar die CCD bespaart, stelt hen in staat om via hun verschillende hulpverleningsactiviteiten meer mensen in nood te helpen. Alleen al dankzij het project voor geïntegreerde faciliteiten Catholic Charities of Denver in tien jaar tijd meer dan 30 miljoen dollar besparen.

“ERA is een partner, geen leverancier,” zegt Vottiero. “Ik kan dat niet genoeg benadrukken. We hebben in de loop der jaren allemaal met veel consultants en aannemers samengewerkt, en er zijn er meer dan genoeg die meer werk veroorzaken dan ze oplossen. Wat ERA vanaf het begin heeft gedaan, is een model ontwikkelen dat eenvoudig te volgen was, geen extra last legde op één persoon of afdeling, en ons in staat stelde om vooruitgang te boeken bij een breed scala aan projecten.”

“ERA heeft ons een geweldige kans geboden om onze missie verder uit te dragen door de middelen die we hebben gekregen zo in te zetten dat we Besparingen kunnen inzetten Besparingen extra programma’s met een grote impact.”

"Als we niet verstandig omgaan met wat ons is toevertrouwd, verspillen we niet alleen geld, middelen en energie, maar handelen we ook in strijd met onze roeping: namelijk om datgene wat ons is toevertrouwd zo efficiënt mogelijk in te zetten." [Phil Votterio, CFO Catholic Charities of Denver]