De cliënt
Een non-profit gaarkeuken die zich inzet voor het voeden van mensen die te weinig te eten hebben. De organisatie biedt ook programma's aan die zelfredzaamheid bevorderen en de levenskwaliteit verbeteren.
Naast het verzorgen van maaltijden, biedt de organisatie ook beroepsopleidingen aan die werklozen voorbereiden op een carrière in de horeca. Zoals veel non-profitorganisaties werkt de organisatie met beperkte middelen en is ze sterk afhankelijk van donaties. Het beheersen van de operationele kosten – met name de voedselkosten – is cruciaal om ervoor te zorgen dat elke euro zo effectief mogelijk wordt besteed aan de ondersteuning van haar missie.
De uitdaging
Vijf jaar eerder ERA Group Door de betrokkenheid van [naam van de organisatie] had de gaarkeuken de relatie met een distributeur, die vanuit kostenoogpunt bijzonder gunstig was, beëindigd. In plaats daarvan ging de organisatie inkopen bij een nieuwe leverancier die aanvankelijk lagere prijzen leek te bieden. De verandering leek in eerste instantie voordelig. De verkoper bood lagere introductieprijzen aan om de klant binnen te halen. Zonder de prijsbescherming die normaal gesproken door ERA wordt geboden, stegen die prijzen echter geleidelijk in de loop der tijd.
Toen ERA de rekening controleerde, betaalde de organisatie ongeveer 16,8% meer voor voedselproducten dan onder de vorige overeenkomst. Voor een non-profitorganisatie met beperkte middelen verminderden deze hogere kosten direct haar vermogen om maaltijden te verstrekken en de gemeenschap te ondersteunen.
De oplossing
ERA heeft een uitgebreide evaluatie uitgevoerd van de uitgaven van de gaarkeuken aan voedselvoorziening en een aanbestedingsprocedure (RFP) geleid om de verschillende leveranciersopties te beoordelen.
In plaats van simpelweg lagere prijzen te onderhandelen, richtte ERA zich op het creëren van een structuur die de non-profitorganisatie zou beschermen tegen toekomstige prijsverhogingen. Het team werkte samen met inkooporganisaties (GPO's) die bekend stonden om hun prijsdiscipline en die voorkwamen dat distributeurs de winstmarges verhoogden zodra contracten waren afgesloten.
Uiteindelijk koos de klant ervoor om bij de bestaande distributeur te blijven en tegelijkertijd een GPO-partnerschap aan te gaan. Dit resulteerde in onderhandelde prijzen en beperkingen die de mogelijkheden van verkoopvertegenwoordigers om de marges in de loop der tijd aan te passen, beperkten. Hierdoor was de non-profitorganisatie verzekerd van concurrerende prijzen, niet alleen direct, maar ook in de toekomst, zelfs nadat de samenwerking met ERA was beëindigd.
Het resultaat
De gaarkeuken behaalde een score van 16,8%. besparingen in de jaarlijkse kosten voor de catering. Minstens even belangrijk is dat de nieuwe structuur zorgt voor prijsstabiliteit op de lange termijn. Het GPO-raamwerk voorkomt dat distributeurs geleidelijk hun winstmarges verhogen en beschermt de non-profitorganisatie tegen de soort incrementele prijsveranderingen die voorheen de kosten opdreven.
Dankzij lagere prijzen en strengere prijscontroles kan de gaarkeuken de donaties efficiënter besteden, waardoor de organisatie meer maaltijden kan serveren en meer mensen in de gemeenschap kan ondersteunen.
Uitsplitsing van de resultaten
16.8%
besparingen over voedselvoorziening
.webp)
.webp)
