ERA Group organizaci Catholic Charities of Denver miliony dolarů zpět na její poslání

Klient

Catholic Charities of Denver lidem v severním Coloradu Catholic Charities of Denver , stravu, ubytování, vzdělávání, poradenství, nouzovou pomoc a nezbytné služby. Jako jedna z největších ze 167 poboček Catholic Charities v celých Spojených státech se Catholic Charities of Denverzaměřuje na široké spektrum činností, mezi něž patří dostupné bydlení, předškolní vzdělávání, stejně jako služby v oblasti ubytování, pomoci ženám, seniorům, rodinám, příbuzným, farnostem a komunitám a poradenství.

Za uplynulý rok organizace CCD pomohla více než 53 000 lidem, poskytla více než 125 000 noclehů a rozdala 400 000 jídel. Organizace disponuje ročním rozpočtem ve výši 60 milionů dolarů a zaměstnává přibližně 600 lidí.

Výzva

Nedostatek centralizovaných interních personálních zdrojů a postupů pro externí zadávání zakázek bránil společnosti CCD v rozšiřování služeb, konsolidaci dodavatelů, zvyšování efektivity – a v úsporách.

Oblast bydlení v rámci CCD (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI“)) představuje přibližně polovinu všech služeb, které organizace každoročně poskytuje. AHI spravuje 30 nemovitostí s 1 700 bytovými jednotkami, v nichž žije přibližně 3 500 obyvatel. Správa nemovitostí je jednou z hlavních nákladových položek v rámci této oblasti činnosti a vyžaduje nasazení mnoha interních pracovníků, včetně údržbářů, úklidových pracovníků, správců, hospodyně a dalších. Organizace také spolupracuje s několika stovkami externích dodavatelů služeb v oblasti údržby nemovitostí.

Stejně jako mnoho jiných neziskových organizací funguje i CCD bez centrálního oddělení pro zadávání veřejných zakázek, které by mělo přehled o celé organizaci a dokázalo rozpoznat, kde by bylo možné využít úspory z rozsahu, konsolidaci dodavatelů a nákupní sílu k úspoře nákladů a zvýšení efektivity i kvality služeb. CFO Vottiero si byl vědom toho, že Catholic Charities of Denver taková funkce Catholic Charities of Denver pro Catholic Charities of Denver přínosem, ale uvědomil si, že by ji možná musela zajistit externí firma.

Řešení

Společnost ERA vytvořila hybridní model správy interních zařízení, který umožňuje dohlížet na dodavatele i interní pracovníky a zároveň dodržovat přísné standardy služeb.

Na konci roku 2020 oslovila společnost Vottiero ERA Group. Úkolem ERA Group bylo provést komplexní analýzu výdajů agentury a navrhnout různé pracovní postupy, které by společnosti CCD umožnily vyhodnotit její výdaje v celé řadě oblastí, přičemž hlavní pozornost byla věnována oblasti bydlení.

„Díky tomu, že jsme přizvali odborníka, jako je společnost ERA, který nám poskytl nezávislý pohled a provedl objektivní posouzení, jsme mohli zhodnotit, jakým způsobem byly vynakládány prostředky a kde nám unikaly příležitosti – což bychom sami nikdy nedokázali,“ říká Phil Votterio.

ERA Group snížení výdajů na externí dodavatele představuje pouze část možného potenciálu. Kromě vypracování plánu na lepší řízení dodavatelů se rozhodla prozkoumat také vlastní pracovní sílu společnosti CCD, aby dosáhla skutečně významného zlepšení.

Společnost CCD se plně zavázala k tomu, že se ke svým zaměstnancům bude chovat správně, a proto outsourcing na třetí stranu nikdy nepřicházel v úvahu. Rovněž trvala na tom, že je nutné zachovat velmi vysokou úroveň služeb, na kterou byli její obyvatelé zvyklí.

Společnost ERA vypracovala pro organizaci hybridní model – „projekt integrovaného správy budov“ –, v jehož rámci by došlo k maximalizaci využití zaměstnanců v rámci celé agentury a správa dodavatelů by byla centralizována u externího poskytovatele služeb integrované správy budov („IFM“). Žádný zaměstnanec by nebyl propuštěn ani přesunut na jinou pozici.

V případě fluktuace zaměstnanců vyhodnotí IFM ve spolupráci s CCD danou pozici a rozhodne, zda je třeba ji obsadit novým zaměstnancem, nebo ji pouze doplnit o pracovní hodiny poskytované IFM. Tento dlouhodobý plán splnil všechny závazky organizace vůči zaměstnancům a zároveň v dlouhodobém horizontu umožnil zavedení mnohem efektivnějšího a nákladově úspornějšího modelu.

Společnost ERA pomohla najít vhodného manažera integrovaných služeb, který zajišťuje veškerou běžnou údržbu ve spolupráci se zaměstnanci i dodavateli a řídí investiční projekty.

„Jedná se o neustále se vyvíjející úsporný program, protože jeho součástí je dynamický prvek – lidé –, který se snažíme přenastavit, abychom mohli začít dosahovat větších úspor,“ říká Vottiero. „Společnost ERA se na tuto problematiku dívá zcela jedinečným způsobem. Vidíme, jak lze dosáhnout zvýšení efektivity, a také to, jak může změna rozložení pracovních povinností a schopnost nahlížet na věci napříč nemovitostmi a obchodními jednotkami změnit celkový obraz. To se mi nikdy předtím nepodařilo.“

Výsledek

Společnost CCD má předpoklady k dosažení maximální efektivity a úspor přesahujících 30 % ročně již v rámci svého ministerstva pro bydlení, což ji vedlo k tomu, aby požádala ERA o rozšíření jejího působení v rámci celé organizace.

Na žádost pana Vottiera vytvořila agentura ERA zastřešující program, který má napříč všemi ministerstvy přispět k úsporám a zefektivnění činnosti.

„Pokud s tím, co nám bylo svěřeno, nenakládáme uvážlivě, nejenže plýtváme penězi, zdroji a energií, ale také jednáme v rozporu s tím, k čemu jsme povoláni, a to k tomu, abychom to, co nám bylo svěřeno, využili s maximální účinností,“ říká Vottiero.

Každý dolar, který CCD ušetří, jim umožňuje pomoci většímu počtu lidí v nouzi v rámci všech svých aktivit. Jen díky projektu integrovaných zařízení Catholic Charities of Denver za deset let ušetřit více než 30 milionů dolarů.

„ERA je partner, ne dodavatel,“ říká Vottiero. „To nemohu dostatečně zdůraznit. Všichni jsme v průběhu let spolupracovali s mnoha konzultanty a dodavateli a je jich více než dost, kteří nám přidělávají více práce, než kolik jí vyřeší. ERA od samého začátku vytvořila model, který se snadno uplatňoval, nezatěžoval žádnou konkrétní osobu ani oddělení a umožnil nám pokročit v celé řadě projektů.“

„ERA nám poskytla skvělou příležitost k naplnění našeho poslání tím, že nám umožnila využít přidělené prostředky a ušetřené prostředky přesunout do dalších programů s velkým dopadem.“

„Pokud s tím, co nám bylo svěřeno, nenakládáme uvážlivě, nejenže plýtváme penězi, zdroji a energií, ale také jednáme v rozporu s tím, k čemu jsme povoláni, a to k tomu, abychom to, co nám bylo svěřeno, využili s maximální účinností.“ [Phil Votterio, CFO Catholic Charities of Denver]