Medarbejdernes rejseadfærd er blevet forbedret, hvilket har medført en besparelse på 150.000 dollar

Situationen

Vores kunde er en meget kendt virksomhed med kontorer over hele New Zealand. For at kunne udføre deres arbejde var medarbejderne nødt til at rejse ofte, og det var først kort før afrejsedatoen, at det stod klart, hvem der skulle rejse. Derudover var der regelmæssige rejseforpligtelser. De rejseprocedurer, der havde udviklet sig, medførte, at bookingerne blev foretaget relativt tæt på afrejsedatoen.

Dette medførte, at der blev betalt højere billetpriser, og visse ordninger måtte ændres for at sikre, at folk kom frem til deres destination. Rejsepraksis blev overvåget, men da de understøttende netværk var utilstrækkelige, kunne rejseprocedurerne og -politikkerne ikke gennemføres korrekt.

Indkvarteringen var også blevet noget af en tilfældig affære, idet de rejsende boede, hvor de havde lyst, fordi de specifikke krav ikke var blevet præciseret tilstrækkeligt over for de udvalgte foretrukne leverandører.

Løsningen

ERA’s analyse bekræftede organisationens rejsevaner og satte fokus på de forskellige områder i processerne, der var årsag til problemerne. En række møder med de vigtigste rejsende og den øverste ledelse førte til, at der blev udarbejdet robuste brugerkrav.

Udvalgte leverandører blev kontaktet med henblik på at fremlægge deres løsninger, og det rejsebureau (TMC), der bedst demonstrerede sin evne til at opfylde disse krav, blev udvalgt.

Rejsepolitikkerne blev gennemgået i samarbejde med rejsebureauet, og det online rejsebookingsystem blev tilpasset, så det imødekom behovet. Det betød, at de kendte bookinger til arrangementerne kunne sikres, mens de rejsendes oplysninger blev bekræftet på et senere tidspunkt.

Godkendelsesprocedurerne for rejser blev revideret for at forenkle processen og gøre det muligt at udnytte nogle af de lange leveringstider. Der blev oprettet en pulje af overnatningsudbydere, der imødekom de specifikke behov.

"Resultatet var, at udgifterne blev reduceret med over 150.000 dollar om året, hvilket svarede til en nedgang på 13 %."