Las prácticas de viaje de los empleados mejoraron, con una reducción de 150 000 dólares

La situación

Nuestro cliente es una empresa muy conocida y cuenta con oficinas en toda Nueva Zelanda. Para llevar a cabo su actividad, el personal debía viajar con frecuencia, y no se sabía quiénes iban a viajar hasta poco antes de la fecha del viaje. Además, había compromisos de viaje habituales. Las prácticas de viaje que se habían ido desarrollando hacían que las reservas se realizaran con bastante poca antelación respecto a la fecha del viaje.

Esto provocó un aumento de las tarifas, y hubo que modificar algunos acuerdos para que las personas pudieran llegar a su destino. Se supervisaron las prácticas de desplazamiento, pero, dado que las redes de apoyo eran insuficientes, no fue posible aplicar adecuadamente los procedimientos y las políticas de desplazamiento.

El alojamiento también se había convertido en algo improvisado, ya que los viajeros se alojaban donde querían porque no se habían comunicado adecuadamente los requisitos específicos a los proveedores preferentes indicados.

La solución

El análisis de ERA confirmó los patrones de viaje de la organización y puso de relieve los distintos aspectos de los procesos que estaban causando los problemas. Tras una serie de reuniones con los principales viajeros y la alta dirección, se documentaron unos requisitos de usuario sólidos.

Se contactó con los proveedores seleccionados para que presentaran sus soluciones y se designó a la empresa de gestión de viajes (TMC) que mejor demostró su capacidad para cumplir dichos requisitos.

Las políticas de viajes se revisaron en colaboración con la agencia de viajes, y el sistema de reservas de viajes en línea se adaptó para satisfacer las necesidades. El resultado fue que se pudieron garantizar las reservas ya conocidas para los eventos, quedando los datos de los viajeros por confirmar posteriormente.

Se reformaron los procesos de autorización de viajes para simplificarlos y aprovechar mejor los plazos de preparación más largos. Se creó una red de proveedores de alojamiento que se adapta a las necesidades específicas.

«El resultado fue una reducción del gasto de más de 150 000 dólares al año, lo que supuso una reducción del 13 %».