.jpg)
Efficiënte organisaties wachten niet te lang met het aanpakken van inefficiënties en het verbeteren van processen, legt Ronald Batenburg in zijn expertblog uit.
Ken je dat gevoel van een blikje dat je iedere keer maar weer voor je uitschopt? Dat belangrijke onderwerp waar je wat mee moet, maar er telkens niet aan toekomt omdat er altijd wel iets anders speelt dat ook belangrijk is, of zelfs nog belangrijker. Uitstel dus. Een kwestie van prioriteiten stellen. Uiteraard.
In de hectiek van alledag komt het vaak voor dat belangrijke onderwerpen op de lange baan worden geschoven. Je weet dat er dingen moeten veranderen om efficiënter te werken en kosten te besparen, maar het ontbreekt aan tijd of urgentie. Dit fenomeen staat bekend als de ‘Cost of Inaction’, ofwel de kosten van het niet ondernemen van actie.
De Cost of Inaction omvat alle verborgen, zowel meetbare als niet direct meetbare kosten die ontstaan wanneer beslissingen of verbeteringen worden uitgesteld. Dit kunnen concrete kosten zijn, zoals gemiste besparingen, maar ook zachte kosten, zoals lagere medewerkersmoraal of gemiste kansen. De verborgen aard maakt dat veel bedrijven de impact onderschatten of er simpelweg onvoldoende prioriteit aan geven.
Maar wat zijn deze kosten nu eigenlijk? En waarom kan uitstel in een zakelijke context zo duur uitpakken?
Waarom is uitstel zo kostbaar?
In bijvoorbeeld kostenoptimalisatie is de beslissing om niets te doen vaak de duurste keuze. Contracten met leveranciers worden automatisch verlengd, prijsstijgingen stapelen zich op en facturen worden niet grondig gecheckt. Deze financiële schade groeit steeds verder zonder dat men het opmerkt. Tegen de tijd dat er actie wordt ondernomen, is er soms al duizenden tot miljoenen euro’s aan mogelijke besparingen verloren gegaan.
Veel organisaties geven drie veelvoorkomende redenen voor het uitstellen van actie:
- „We hebben het te druk.” Begrijpelijk, maar besparingen die worden uitgesteld, zijn winst die wordt afgehouden.
- „Het is geen grote kostenpost.” Kleinere lekken in 10-15 verschillende kostenposten kunnen samen juist enorme verliezen opleveren.
- „We willen de relatie met onze leveranciers niet verstoren.” Vaak hoeft er geen leverancier te worden vervangen, maar gaat het juist om betere contractvoorwaarden, transparantie en verantwoordelijkheid.
-
Lees ook: Ronald Batenburg over Spend Intelligence: ‘Je gaat het pas zien als je het doorhebt’
Concrete gevolgen van uitstel
Een praktijkvoorbeeld illustreert de impact. Een potentiële klant met een jaaromzet van € 150 miljoen waar ik al maanden mee in gesprek ben, heeft op een van zijn kostencategorieën een spend van € 7,5 miljoen per jaar. Voor deze specifieke categorie is het gemiddelde besparingspotentieel 12 procent, aangetoond vanuit diverse cases uit het recente verleden. Dat is op jaarbasis dus € 900.000 aan kosten die er zonder verlies van kwaliteit uitgesneden kunnen worden. Ieder jaar opnieuw. Niet door minder in te kopen, maar door efficiëntere inkoopprocessen en betere contractafspraken.
Deze situatie bestond al ruim voordat ik voor het eerst in gesprek kwam met het bedrijf. Al ruim 2 jaar werd het spreekwoordelijke blikje vooruit geschopt en liep de discussie intern om er wel of geen inkoper op te zetten of externe ondersteuning in te schakelen. In dit geval was de Cost of Inaction dus al ruim € 2 miljoen..
Winst die dus weglekt omdat er geen beslissing wordt genomen om er iets aan te doen. Terwijl de winst van deze klant net 3,9 procent is. Het besluit om het optimaliseren wel op te pakken zou de winst dus met 15 procent doen stijgen. Immers, het verlagen van kosten uit de winst- en verliesrekening komt direct ten goede van de winst, omdat de winst het resultaat is van opbrengsten minus kosten.
Wat kun je doen om de Cost of Inaction te voorkomen?
1. Analyseer je uitgaven: Maak een analyse van de kosten van de afgelopen 12 maanden. Zijn er categorieën die al jaren niet zijn herzien? Dit zijn kandidaten om als eerste aan te pakken.
2. Vraag om een onafhankelijke blik: Soms zijn interne medewerkers te dicht op de materie om inefficiënties te zien. Een externe audit kan nieuwe inzichten opleveren.
3. Begin klein, denk groot: Verbeteringen hoeven niet altijd disruptief te zijn. Soms leiden kleine aanpassingen in processen en contracten tot aanzienlijke verbeteringen.
4. Meet en communiceer impact: Kwantificeer de kosten van niet-handelen om draagvlak te creëren binnen de organisatie. Als iedereen inzicht heeft in wat uitstel kost, ontstaat er urgentie.
5. Zorg voor eigenaarschap en verantwoordelijkheid: Wijs duidelijke verantwoordelijken aan die zorgen dat besparings- en verbeterplannen ook daadwerkelijk worden doorgevoerd.
De toekomst begint vandaag
De les van ‘Cost of Inaction’ is helder: efficiënte organisaties wachten niet te lang met het aanpakken van inefficiënties en het verbeteren van processen. Uitstel is een sluipmoordenaar van winstgevendheid en groei. Uiteindelijk wordt ‘later’ ongemerkt ‘nooit. Door proactief je kosten te beheersen en waar mogelijk te besparen, creëer je ruimte voor innovatie, groei en tevreden medewerkers.
Beter vandaag nog beginnen met optimaliseren, dan morgen spijt hebben van gemiste kansen. Welk blikje trap jij vooruit?
