Cum a sprijinit ERA Group, Catholic Charities Denver să reinvestească milioane de dolari în misiunea organizației

Clientul

Catholic Charities of Denver , hrană, locuințe, educație, consiliere, asistență de urgență și servicii esențiale persoanelor din nordul statului Colorado. Fiind una dintre cele mai mari dintre cele 167 de filiale ale Catholic Charities din Statele Unite, activitatea Catholic Charities of Denverse concentrează pe o gamă largă de domenii de activitate: de la locuințe la prețuri accesibile și Educație preșcolară, până la servicii de adăpost, asistență pentru femei, vârstnici, familii, rude, parohii, comunitate și consiliere.

În ultimul an, CCD a oferit asistență pentru peste 53.000 de persoane, a asigurat peste 125.000 de nopți de cazare și a servit 400.000 de mese. Organizația funcționează cu un buget anual de 60 de milioane de dolari și are aproximativ 600 de angajați.

Provocarea

Lipsa unor resurse interne centralizate de personal și a Achiziții externe a împiedicat CCD să-și extindă serviciile, să-și consolideze rețeaua de furnizori, să-și sporească eficiența și să realizeze economii.

Departamentul de locuințe al CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – „AHI”) reprezintă aproximativ jumătate din totalul serviciilor oferite anual de organizație. AHI deține 30 de proprietăți cu 1.700 de unități locative, care găzduiesc Despre ERA Group . Despre ERA Group rezidenți Despre ERA Group . Gestionarea facilităților reprezintă una dintre cheltuielile principale ale departamentului și implică numeroase resurse interne, printre care tehnicieni de întreținere, îngrijitori, portari, menajere și alții. Organizația colaborează, de asemenea, cu câteva sute de furnizori externi de servicii pentru întreținerea proprietăților.

La fel ca multe organizații non-profit, CCD funcționează fără o Achiziții centralizată Achiziții care să aibă o viziune de ansamblu asupra întregii organizații și să identifice domeniile în care s-ar putea valorifica economiile de scară, consolidarea furnizorilor și puterea de cumpărare pentru a reduce costurile și a spori eficiența și calitatea serviciilor. CFO Vottiero știa că Catholic Charities of Denver avea de câștigat de pe urma unei astfel de funcții, dar și-a dat seama că aceasta ar trebui să provină din afara organizației.

Soluția

ERA a creat un model hibrid de gestionare a facilităților interne pentru a coordona furnizorii și personalul intern, respectând în același timp standarde stricte de servicii.

La sfârșitul anului 2020, Vottiero a apelat la ERA Group. Sarcina ERA Group a fost aceea de a analiza ansamblul cheltuielilor agenției și de a crea diferite fluxuri de lucru care să permită CCD să-și evalueze cheltuielile în numeroase domenii, printre care se numără în primul rând cel al locuințelor.

„Faptul că am apelat la un expert precum ERA, care ne-a oferit independent și o analiză obiectivă, ne-a permis să analizăm modul în care se efectuau cheltuielile și să identificăm oportunitățile pe care le ratam – ceva ce nu am fi reușit niciodată să realizăm pe cont propriu”, spune Phil Votterio.

ERA Group reducerea cheltuielilor cu furnizorii externi reprezenta doar o parte a oportunității. Pe lângă elaborarea unui plan pentru o mai bună gestionare a furnizorilor, au decis să analizeze forța de muncă internă a CCD pentru a obține un impact real.

CCD s-a angajat pe deplin să-și trateze angajații în mod corect, astfel încât externalizarea către o terță parte nu a fost niciodată luată în considerare. De asemenea, compania a insistat ca nivelul foarte ridicat al serviciilor cu care erau obișnuiți rezidenții să fie menținut.

ERA a conceput un model hibrid pentru organizație — un „proiect de gestionare integrată a facilităților” — prin care utilizarea personalului ar fi maximizată la nivelul întregii agenții, iar gestionarea furnizorilor ar fi centralizată la un administrator extern de facilități („IFM”). Niciun angajat nu va fi concediat sau mutat.

Pe măsură ce apar schimbări de personal, IFM – în coordonare cu CCD – va evalua situația și va stabili dacă postul respectiv trebuie înlocuit sau doar completat cu ore de serviciu asigurate de IFM. Acest plan pe termen lung a respectat toate angajamentele organizației față de personal, permițând în același timp adoptarea unui model mult mai eficient și mai rentabil pe termen lung.

ERA a contribuit la recrutarea unui manager de facilități integrat potrivit, care să se ocupe de toate operațiunile de întreținere curentă, colaborând atât cu angajații, cât și cu furnizorii, și să gestioneze proiectele de investiții.

„Este un Economii generate în continuă evoluție, deoarece avem o componentă dinamică – oamenii – pe care încercăm să o recalibrăm pentru a putea începe să realizăm unele dintre aceste Economii generate”, spune Vottiero. „ERA a abordat această chestiune într-un mod unic. Observăm cum se poate obține un câștig de eficiență, precum și modul în care repoziționarea responsabilităților posturilor și capacitatea de a privi la nivel de proprietăți și entități de afaceri pot schimba complet imaginea. Nu am reușit niciodată să fac asta înainte.”

Rezultatul

CCD este în măsură să obțină o eficiență maximă și economii de peste 30% pe an doar în cadrul Ministerului Locuințelor, ceea ce a determinat-o să solicite ERA să-și extindă prezența la nivelul întregii organizații.

La cererea lui Vottiero, ERA a creat un program-cadru care să acopere toate ministerele, cu scopul de a realiza Economii generate eficiența.

„Dacă nu gestionăm cu chibzuință ceea ce ni se oferă, nu doar că risipim bani, resurse și energie, ci acționăm în contradicție cu menirea noastră, care este aceea de a lua ceea ce ni se oferă și de a-l folosi la maximul eficienței”, spune Vottiero.

Fiecare dolar economisit de CCD le permite să ajute mai multe persoane aflate în nevoie în cadrul tuturor programelor lor. Numai prin proiectul de integrare a facilităților, Catholic Charities of Denver pe cale să economisească peste 30 de milioane de dolari pe o perioadă de 10 ani.

„ERA este un partener, nu un furnizor”, spune Vottiero. „Nu pot sublinia acest lucru îndeajuns. Cu toții am lucrat cu mulți consultanți și contractori de-a lungul timpului, iar mulți dintre ei generează mai multă muncă decât rezolvă. Ceea ce a făcut ERA încă de la început a fost să creeze un model ușor de urmat, care nu a împovărat niciun individ sau departament și ne-a permis să avansăm într-o gamă largă de proiecte.”

„ERA ne-a oferit o oportunitate extraordinară de a ne continua misiunea, punându-ne la dispoziție resursele primite și permițându-ne să redirecționăm fondurile Economii generate programe suplimentare cu impact semnificativ.”

„Dacă nu gestionăm cu chibzuință ceea ce ni se oferă, nu numai că risipim bani, resurse și energie, ci acționăm în contradicție cu menirea noastră, și anume aceea de a lua ceea ce ni se oferă și de a-l folosi la maximul său de eficiență.” [Phil Votterio, CFO Catholic Charities of Denver]