Cum a sprijinit ERA Group, Catholic Charities Denver să reinvestească milioane de dolari în misiunea organizației

Clientul

Catholic Charities of Denver adăpostește, hrănește, găzduiește, educă, consiliază și oferă asistență de urgență și servicii esențiale oamenilor din nordul statului Colorado. Fiind una dintre cele mai mari dintre cele 167 de filiale ale organizației caritabile catolice din Statele Unite, Catholic Charities of Denver Munca sa se concentrează pe o gamă largă de ministere: inclusiv locuințe accesibile; domeniul copilăriei timpurii Educație precum și servicii de adăpost, pentru femei, seniori, familie, rudenie, parohie, comunitate și consiliere.

În ultimul an, CCD a deservit peste 53.000 de persoane, a oferit adăpost pentru peste 125.000 de nopți și a servit 400.000 de mese. Organizația funcționează cu un buget anual de 60 de milioane de dolari și aproximativ 600 de angajați.

Provocarea

Lipsa resurselor centrale de muncă interne și externe Achiziții practicile au împiedicat CCD să scaleze serviciile, să consolideze furnizorii, să crească eficiența și să economisească bani.

Ministerul locuințelor din cadrul CCD (Archidiocesan Housing, Inc („AHI”)) este responsabil pentru aproximativ jumătate din totalul serviciilor oferite anual de organizație. AHI include 30 de proprietăți cu 1.700 de unități care deservesc aproximativ 3.500 de locuitori. Managementul facilităților este una dintre cheltuielile de bază ale ministerului și angajează numeroase resurse interne, inclusiv tehnicieni de întreținere, îngrijitori, îngrijitori, menajeri și alții. Organizația colaborează, de asemenea, cu câteva sute de furnizori externi de servicii pentru servicii de întreținere legate de proprietăți.

Ca multe organizații non-profit , CCD operează fără un sistem centralizat Achiziții funcție care analizează întreaga organizație și vede unde ar putea fi utilizate scalarea, consolidarea furnizorilor și puterea de cumpărare pentru a economisi bani și a crește eficiența și serviciile. CFO Phil Vottiero știa Catholic Charities of Denver ar beneficia de o astfel de funcție, dar și-a dat seama că ar putea fi nevoie ca aceasta să vină din afara organizației.

Soluția

ERA a creat un model hibrid de management intern al facilităților pentru a supraveghea furnizorii și forța de muncă internă, menținând în același timp standarde stricte de servicii.

La sfârșitul anului 2020, Vottiero a adus ERA Group . ERA Group Sarcina a fost de a analiza totalitatea cheltuielilor agenției și de a crea fluxuri de lucru diferite care să permită CCD să își evalueze cheltuielile în mai multe domenii, printre care și domeniul locuințelor.

„Să ai un expert precum ERA să vină și să fie așa” independent „Din punctul de vedere al acesteia, acea analiză separată ne-a permis să analizăm modul în care se realizau cheltuielile și unde ratam oportunități – ceva ce nu am fi putut niciodată realiza singuri”, spune Phil Votterio.

ERA Group au decis că reducerea cheltuielilor cu furnizorii terți era doar o parte a oportunității. Pe lângă elaborarea unui plan pentru o mai bună gestionare a furnizorilor, au ales să examineze forța de muncă internă a CCD pentru a avea un impact real.

CCD era pe deplin dedicată acționării corecte față de oamenii pe care îi angaja, așa că externalizarea către o terță parte nu a fost niciodată o opțiune. De asemenea, au insistat asupra faptului că nivelul foarte ridicat de servicii cu care rezidenții lor erau obișnuiți trebuia să continue.

ERA a conceput un model hibrid pentru organizație — un „proiect integrat de facilități” — prin care utilizarea angajaților ar fi maximizată în întreaga agenție, iar gestionarea furnizorilor ar fi centralizată într-un manager de facilități integrat („IFM”) terț. Niciun angajat nu ar fi concediat sau demis.

Pe măsură ce are loc fluctuația de personal, IFM, în coordonare cu CCD, va evalua postul și va stabili dacă un astfel de rol trebuie înlocuit sau pur și simplu suplimentat cu orele de serviciu furnizate de IFM. Acest plan pe termen lung a onorat toate angajamentele organizației față de personal, permițând în același timp un model mult mai eficient și mai rentabil în timp.

ERA a ajutat la recrutarea managerului potrivit pentru facilități integrate, care să se ocupe de toate operațiunile zilnice de întreținere, atât cu angajații, cât și cu furnizorii, și să gestioneze proiectele de cheltuieli de capital.

„Este o evoluție economii generate program pentru că avem o componentă dinamică — oamenii — pe care încercăm să o recalibrăm pentru a putea începe să realizăm unele dintre aceste obiective mai mari economii generate „”, spune Vottiero. „ERA a analizat acest lucru într-un mod unic. Vedem cum există un câștig de eficiență, precum și cum repoziționarea responsabilităților postului și posibilitatea de a analiza proprietățile și entitățile comerciale pot schimba imaginea. Nu am mai putut face asta până acum.”

Rezultatul

CCD este poziționată pentru a realiza eficiențe maxime și economii de peste 30% pe an doar în cadrul ministerului său pentru locuințe, ceea ce a determinat-o să solicite ERA să își extindă prezența în întreaga organizație.

La cererea lui Vottiero, ERA a creat un program-umbrelă care să colaboreze cu toate ministerele pentru a realiza finanțare... economii generate și eficiențe.

„Dacă nu gestionăm cu judecată ceea ce ni se dă, dincolo de risipa de bani, resurse și energie, mergem împotriva a ceea ce suntem chemați să facem, și anume să luăm ceea ce ni se dă și să îl folosim la eficiență maximă”, spune Vottiero.

Fiecare dolar economisit de CCD le permite să ajute mai mulți oameni aflați în nevoie în cadrul ministerelor lor. Numai prin proiectul de facilități integrate, Catholic Charities of Denver este poziționată pentru a economisi peste 30 de milioane de dolari pe o perioadă de 10 ani.

„ERA este un partener, nu un furnizor”, spune Vottiero. „Nu pot sublinia suficient acest lucru. Cu toții am lucrat cu mulți consultanți și contractori în zilele noastre și există mai mulți care creează mai multă muncă decât rezolvă. Ceea ce a făcut ERA de la bun început a fost să creeze un model ușor de urmărit, care nu a împovărat nicio persoană sau zonă și ne-a permis să avansăm într-o gamă largă de proiecte.”

„ERA ne-a oferit o oportunitate uriașă de a ne îndeplini misiunea, preluând resursele care ne-au fost puse la dispoziție și permițându-ne să le redistribuim” economii generate în programe suplimentare cu impact ridicat.”

„Dacă nu gestionăm cu judecată ceea ce ni se dă, dincolo de risipa de bani, resurse și energie, mergem împotriva a ceea ce suntem chemați să facem, și anume să luăm ceea ce ni se dă și să-l folosim la eficiență maximă.” [Phil Votterio, CFO de Catholic Charities of Denver ]