ERA Group Catholic Charities of Denver hàng triệu đô la cho các hoạt động từ thiện

Khách hàng

Catholic Charities of Denver , thực phẩm, chỗ ở, giáo dục, tư vấn, cũng như hỗ trợ khẩn cấp và các dịch vụ thiết yếu cho người dân tại khu vực Bắc Colorado. Là một trong những chi nhánh lớn nhất trong số 167 chi nhánh của Catholic Charities trên toàn nước Mỹ, hoạt động Catholic Charities of Denvertập trung vào nhiều lĩnh vực đa dạng, bao gồm: nhà ở giá rẻ; giáo dục mầm non; cũng như các dịch vụ về nơi trú ẩn, phụ nữ, người cao tuổi, gia đình, hỗ trợ người thân, giáo xứ, cộng đồng và tư vấn.

Trong năm qua, CCD đã phục vụ hơn 53.000 người, cung cấp hơn 125.000 đêm trú ẩn và phục vụ 400.000 bữa ăn. Tổ chức này hoạt động với ngân sách hàng năm là 60 triệu đô la và khoảng 600 nhân viên.

Thử thách

Việc thiếu nguồn nhân lực nội bộ tập trung và các phương thức mua sắm bên ngoài đã cản trở CCD mở rộng quy mô dịch vụ, hợp nhất nhà cung cấp, tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Bộ phận nhà ở của CCD (Archdiocesan Housing, Inc (“AHI”)) chiếm khoảng một nửa tổng số dịch vụ mà tổ chức cung cấp mỗi năm. AHI quản lý 30 khu nhà với 1.700 căn hộ phục vụ khoảng 3.500 cư dân. Quản lý cơ sở vật chất là một trong những khoản chi phí quan trọng của bộ phận này và sử dụng nhiều nguồn lực nội bộ, bao gồm kỹ thuật viên bảo trì, nhân viên vệ sinh, người trông coi, người giúp việc và những người khác. Tổ chức này cũng hợp tác với hàng trăm nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để thực hiện các dịch vụ bảo trì liên quan đến bất động sản.

Giống như nhiều tổ chức phi lợi nhuận khác, CCD hoạt động mà không có bộ phận mua sắm tập trung có khả năng đánh giá toàn diện hoạt động của tổ chức để xác định những lĩnh vực có thể tận dụng quy mô, hợp nhất nhà cung cấp và sức mua nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ. CFO Vottiero nhận thức rõ rằng Catholic Charities of Denver được hưởng lợi từ một bộ phận như vậy, nhưng ông cũng nhận ra rằng có thể cần phải tìm kiếm nguồn lực từ bên ngoài tổ chức.

Giải pháp

ERA đã tạo ra một mô hình quản lý cơ sở vật chất nội bộ kết hợp để giám sát các nhà cung cấp và nhân công nội bộ đồng thời duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ nghiêm ngặt.

Vào cuối năm 2020, Vottiero đã mời ERA Group tham gia. Nhiệm vụ ERA Group là rà soát toàn bộ chi tiêu của cơ quan và thiết lập các quy trình làm việc khác nhau, giúp CCD đánh giá chi tiêu của mình trên nhiều lĩnh vực, trong đó lĩnh vực nhà ở là ưu tiên hàng đầu.

“Việc có một chuyên gia như ERA tham gia và đưa ra quan điểm độc lập, một đánh giá riêng biệt, cho phép chúng tôi xem xét cách thức chi tiêu đang được thực hiện và những cơ hội mà chúng tôi đã bỏ lỡ — điều mà chúng tôi sẽ không bao giờ có thể tự mình đạt được,” Phil Votterio nói.

ERA Group Họ nhận thấy việc giảm chi tiêu cho các nhà cung cấp bên thứ ba chỉ là một phần của cơ hội. Ngoài việc lập kế hoạch quản lý nhà cung cấp tốt hơn, họ còn quyết định xem xét lại lực lượng lao động nội bộ của CCD để tạo ra tác động thực sự.

CCD hoàn toàn cam kết đối xử công bằng với những người mà họ tuyển dụng, vì vậy việc thuê ngoài cho bên thứ ba chưa bao giờ nằm ​​trong kế hoạch. Họ cũng kiên quyết duy trì mức độ dịch vụ rất cao mà cư dân của họ đã quen thuộc.

ERA đã xây dựng một mô hình lai cho tổ chức — một “dự án cơ sở vật chất tích hợp” — theo đó việc sử dụng nhân viên sẽ được tối đa hóa trên toàn cơ quan và việc quản lý nhà cung cấp sẽ được tập trung vào một nhà quản lý cơ sở vật chất tích hợp bên thứ ba (“IFM”). Không có nhân viên nào sẽ bị sa thải hoặc mất việc.

Khi có sự thay đổi nhân sự, IFM (Independent Functional Management) phối hợp với CCD (Customer Development Development) sẽ đánh giá vị trí và xác định xem vai trò đó cần được thay thế hay chỉ cần bổ sung bằng giờ làm việc do IFM cung cấp. Kế hoạch dài hạn này tôn trọng tất cả các cam kết của tổ chức đối với nhân viên, đồng thời cho phép một mô hình hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn theo thời gian.

ERA đã hỗ trợ tuyển dụng người quản lý cơ sở vật chất tích hợp phù hợp để xử lý tất cả các hoạt động bảo trì hàng ngày với cả nhân viên và nhà cung cấp, cũng như quản lý các dự án chi phí đầu tư.

“Đây là một chương trình tiết kiệm đang phát triển vì chúng tôi có một yếu tố năng động — con người — mà chúng tôi đang cố gắng điều chỉnh lại để có thể bắt đầu đạt được một số khoản tiết kiệm lớn hơn,” Vottiero nói. “ERA đã xem xét vấn đề này theo một cách độc đáo. Chúng tôi đang thấy được hiệu quả có thể đạt được như thế nào, cũng như việc sắp xếp lại trách nhiệm công việc và khả năng xem xét trên nhiều bất động sản và thực thể kinh doanh có thể định hình lại bức tranh. Tôi chưa bao giờ có thể làm được điều đó trước đây.”

Kết quả

CCD đang ở vị thế có thể đạt được hiệu quả tối đa và tiết kiệm hơn 30% mỗi năm chỉ riêng trong lĩnh vực nhà ở, điều này thúc đẩy họ đề nghị ERA mở rộng phạm vi hoạt động trên toàn tổ chức.

Theo yêu cầu của Vottiero, ERA đã tạo ra một chương trình tổng thể nhằm phối hợp giữa tất cả các bộ để đạt được hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

“Nếu chúng ta không quản lý những gì mình được ban cho một cách khôn ngoan, vượt quá mức lãng phí tiền bạc, nguồn lực và năng lượng, chúng ta đang đi ngược lại với sứ mệnh mà mình được giao, đó là tận dụng những gì mình có và sử dụng chúng một cách hiệu quả tối đa,” Vottiero nói.

Mỗi đô la mà CCD tiết kiệm được sẽ giúp tổ chức này hỗ trợ thêm nhiều người có hoàn cảnh khó khăn trong các hoạt động từ thiện của mình. Chỉ riêng thông qua dự án cơ sở vật chất tích hợp, Catholic Charities of Denver tiết kiệm được hơn 30 triệu đô la trong vòng 10 năm.

“ERA là đối tác, không phải nhà cung cấp,” Vottiero nói. “Tôi không thể nhấn mạnh điều đó hơn nữa. Tất cả chúng ta đều đã từng làm việc với nhiều nhà tư vấn và nhà thầu, và có rất nhiều người trong số họ tạo ra nhiều việc hơn là giải quyết vấn đề. Điều mà ERA đã làm ngay từ đầu là tạo ra một mô hình dễ thực hiện, không gây gánh nặng cho bất kỳ cá nhân hay bộ phận nào, và cho phép chúng tôi tiến lên trên nhiều dự án khác nhau.”

“ERA đã mang đến cho chúng tôi một cơ hội to lớn để thúc đẩy sứ mệnh của mình bằng cách tận dụng các nguồn lực hiện có và cho phép chúng tôi tái đầu tư khoản tiết kiệm đó vào các chương trình có tác động cao hơn.”

"Nếu chúng ta không quản lý những gì được trao cho mình một cách khôn ngoan, thì ngoài việc lãng phí tiền bạc, tài nguyên và năng lượng, chúng ta còn đi ngược lại với sứ mệnh mà chúng ta được kêu gọi thực hiện, đó là tiếp nhận những gì được trao và sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất." [Phil Votterio, CFO Catholic Charities of Denver]