ERA Group trung tâm phát cháo miễn phí ở vùng Đông Bắc tiết kiệm được 16,8% chi phí

Khách hàng

Một nhà bếp từ thiện phi lợi nhuận chuyên cung cấp bữa ăn cho những người đang gặp khó khăn về lương thực. Nơi đây còn triển khai các chương trình nhằm thúc đẩy khả năng tự lập và nâng cao chất lượng cuộc sống.

‍

Ngoài việc phục vụ các bữa ăn, tổ chức này còn cung cấp các khóa đào tạo nghề nhằm trang bị cho những người thất nghiệp những kỹ năng cần thiết để theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ ẩm thực. Giống như nhiều tổ chức phi lợi nhuận khác, tổ chức này hoạt động với nguồn lực hạn chế và phụ thuộc rất nhiều vào các khoản đóng góp. Việc kiểm soát chi phí hoạt động — đặc biệt là chi phí thực phẩm — là yếu tố then chốt để đảm bảo mỗi đồng tiền được sử dụng hiệu quả nhất có thể nhằm hỗ trợ sứ mệnh của tổ chức.

Thử thách

Năm năm trước khi ERA Group, nhà bếp từ thiện đã chấm dứt mối quan hệ với một nhà phân phối vốn được coi là đặc biệt thuận lợi về mặt chi phí thấp. Thay vào đó, tổ chức này bắt đầu mua hàng từ một nhà cung cấp mới, ban đầu dường như đưa ra mức giá thấp hơn. Sự thay đổi này ban đầu có vẻ mang lại lợi ích. Nhân viên bán hàng đã đưa ra mức giá ưu đãi ban đầu để giành được hợp đồng. Tuy nhiên, do thiếu các biện pháp bảo vệ giá mà ERA thường cung cấp, những mức giá đó đã dần tăng lên theo thời gian.

‍

Vào thời điểm ERA tiến hành rà soát tài khoản, tổ chức này đang phải chi trả cho các sản phẩm thực phẩm cao hơn khoảng 16,8% so với mức chi phí theo thỏa thuận trước đó. Đối với một tổ chức phi lợi nhuận hoạt động với nguồn lực hạn chế, sự gia tăng chi phí này đã trực tiếp làm suy giảm khả năng cung cấp bữa ăn và hỗ trợ cộng đồng của tổ chức.

Giải pháp

ERA đã tiến hành một cuộc rà soát toàn diện về chi tiêu cho dịch vụ ăn uống của nhà bếp từ thiện và chủ trì một quy trình mời thầu cạnh tranh nhằm đánh giá các lựa chọn nhà cung cấp.

‍

Thay vì chỉ đơn thuần đàm phán để giảm giá, ERA đã tập trung vào việc xây dựng một cơ chế nhằm bảo vệ tổ chức phi lợi nhuận khỏi những đợt tăng giá trong tương lai. Nhóm đã hợp tác với các tổ chức mua sắm tập thể (GPOs) vốn nổi tiếng với việc duy trì kỷ luật về giá và ngăn chặn các nhà phân phối tăng tỷ lệ lợi nhuận sau khi hợp đồng đã được ký kết.

‍

Cuối cùng, khách hàng đã quyết định tiếp tục hợp tác với nhà phân phối hiện tại đồng thời thiết lập thêm mối quan hệ đối tác với GPO. Điều này mang lại mức giá đã được thương lượng cùng các cơ chế kiểm soát nhằm hạn chế khả năng của các đại diện bán hàng trong việc điều chỉnh biên lợi nhuận theo thời gian. Nhờ đó, tổ chức phi lợi nhuận này không chỉ được hưởng mức giá cạnh tranh ngay lập tức mà còn trong thời gian dài về sau, ngay cả khi hợp đồng hợp tác với ERA đã kết thúc.

Kết quả

Nhà bếp từ thiện đã tiết kiệm được 16,8% chi phí dịch vụ ăn uống hàng năm. Điều quan trọng không kém là cơ cấu mới này mang lại sự ổn định về giá cả trong dài hạn. Khung GPO ngăn chặn các nhà phân phối tăng dần tỷ lệ lợi nhuận và bảo vệ tổ chức phi lợi nhuận khỏi những thay đổi giá từng bước nhỏ từng khiến chi phí tăng cao trước đây.

‍

Với mức giá thấp hơn và các biện pháp kiểm soát giá chặt chẽ hơn, nhà bếp từ thiện có thể tận dụng hiệu quả hơn các khoản đóng góp từ các nhà hảo tâm, giúp tổ chức này phục vụ được nhiều bữa ăn hơn và hỗ trợ thêm nhiều người trong cộng đồng mà họ phục vụ.

‍