ERA Group auttaa Denverin Catholic Charitiesia laittamaan miljoonia takaisin missiotyöhön

Asiakas

Catholic Charities of Denver tarjoaa suojaa, ruokkii, asuttaa, kouluttaa, neuvoo ja tarjoaa hätäapua ja kriittisiä palveluita Pohjois-Coloradon ihmisille. Yhtenä Yhdysvaltojen 167 suurimmasta katolisen hyväntekeväisyysjärjestön osastosta Catholic Charities of Denver työ keskittyy laajaan kirjoon palveluja, kuten kohtuuhintaiseen asumiseen, varhaiskasvatukseen Koulutus ; sekä turvakoti-, nais-, vanhusten-, perhe-, sukulais-, seurakunta-, yhteisö- ja neuvontapalvelut.

Kuluneen vuoden aikana CCD palveli yli 53 000 ihmistä, tarjosi yli 125 000 yön majoitusta ja jakoi 400 000 ateriaa. Järjestö toimii 60 miljoonan dollarin vuosibudjetilla ja sillä on noin 600 työntekijää.

Haaste

Keskitettyjen sisäisten työvoimaresurssien ja ulkoisten resurssien puute Hankintatoimi käytännöt estivät CCD:tä skaalaamasta palveluita, yhdistämästä toimittajia, lisäämästä tehokkuutta – ja säästämään rahaa.

CCD:n asuntotoiminta (Archdiocesan Housing, Inc (”AHI”)) vastaa noin puolet kaikista organisaation vuosittain tarjoamista palveluista. AHI:hin kuuluu 30 kiinteistöä, joissa on 1 700 yksikköä ja jotka palvelevat noin 3 500 asukasta. Kiinteistönhallinta on yksi organisaation kulmakivistä ja työllistää monia sisäisiä resursseja, kuten kunnossapitoteknikkoja, vahtimestareita, siivoojia, siivoojia ja muita. Organisaatio tekee myös yhteistyötä useiden satojen ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa kiinteistöihin liittyvien huoltopalveluiden osalta.

Kuten monet voittoa tavoittelemattomat organisaatiot , CCD toimii ilman keskitettyä Hankintatoimi toiminto, joka tarkastelee koko organisaatiota ja selvittää, missä skaalautumista, toimittajien yhdistämistä ja ostovoimaa voitaisiin hyödyntää rahan säästämiseksi sekä tehokkuuden ja palveluiden parantamiseksi. CFO Phil Vottiero tiesi Catholic Charities of Denver hyötyisi tällaisesta toiminnosta, mutta hän ymmärsi, että sen olisi ehkä tultava organisaation ulkopuolelta.

Ratkaisu

ERA loi hybridin sisäisen kiinteistönhallintamallin valvoakseen toimittajia ja sisäistä työvoimaa samalla, kun se ylläpitää tiukkoja palvelustandardeja.

Vuoden 2020 lopulla Vottiero toi mukaan ERA Group . ERA Group Tehtävänä oli tarkastella virastojen menojen kokonaisuutta ja luoda erilaisia ​​työnkulkuja, joiden avulla CCD voi arvioida menojaan useilla eri alueilla, joista keskeisin on asuntopolitiikka.

"Se, että ERA:n kaltainen asiantuntija tulee paikalle ja on tuo Riippumaton ”Tämä erillinen tarkastelu antoi meille mahdollisuuden tarkastella, miten rahaa käytettiin ja missä jäimme paitsi mahdollisuuksista – mitä emme olisi koskaan pystyneet saavuttamaan yksin”, sanoo Phil Votterio.

ERA Group päättivät, että ulkopuolisten toimittajien kanssa tehtävien menojen vähentäminen oli vain osa tilaisuutta. Toimittajien paremman hallinnan suunnitelman laatimisen lisäksi he päättivät tutkia CCD:n sisäistä työvoimaa saadakseen aikaan todellisen vaikutuksen.

CCD oli täysin sitoutunut toimimaan työntekijöidensä parhaaksi, joten ulkoistaminen kolmannelle osapuolelle ei ollut koskaan kysymyksessä. He olivat myös ehdottoman varmoja siitä, että asukkaiden tottunutta erittäin korkeatasoista palvelua oli jatkettava.

ERA suunnitteli organisaatiolle hybridimallin – ”integroidun toimitilaprojektin” – jossa työntekijöiden käyttöaste maksimoidaan koko virastossa ja toimittajien hallinta keskitetään kolmannen osapuolen integroidulle toimitilahallinnolle (”IFM”). Yhtään työntekijää ei irtisanota tai irtisanota.

Vaihtuvuuden ilmetessä IFM arvioi yhteistyössä CCD:n kanssa tehtävän tehtävän ja määrittää, onko tehtävä korvattava vai onko sitä yksinkertaisesti täydennettävä IFM:n tarjoamilla työtunneilla. Tämä pitkän aikavälin suunnitelma kunnioitti kaikkia organisaation sitoumuksia henkilöstölle ja mahdollisti samalla paljon tehokkaamman ja kustannustehokkaamman mallin ajan mittaan.

ERA auttoi rekrytoimaan oikean integroidun kiinteistöpäällikön hoitamaan kaikki päivittäiset kunnossapitotoiminnot sekä työntekijöiden että toimittajien kanssa ja hallinnoimaan investointiprojekteja.

"Se on kehittyvä säästöt ohjelma, koska meillä on dynaaminen komponentti – ihmiset – joita yritämme kalibroida uudelleen, jotta voimme alkaa saavuttaa joitakin näistä suuremmista säästöt ”, Vottiero sanoo. ”ERA on tarkastellut tätä ainutlaatuisella tavalla. Näemme, miten tehokkuutta voidaan parantaa ja miten työtehtävien uudelleenjärjestely ja kyky tarkastella kiinteistöjä ja liiketoimintayksiköitä voivat muuttaa tilannetta. En ollut koskaan ennen pystynyt tekemään niin.”

Tulos

CCD on asemassa saavuttamaan maksimaalisen tehokkuuden ja yli 30 prosentin vuosittaiset säästöt pelkästään asuntoministeriössään, minkä vuoksi se on pyytänyt ERA:ta laajentamaan jalanjälkeään koko organisaatiossa.

Vottieron pyynnöstä ERA on luonut kattoohjelman, joka toimii kaikkien ministeriöiden tasolla taloudellisen tavoitteen saavuttamiseksi. säästöt ja tehokkuus.

”Jos emme käytä meille annettua harkiten, rahaa, resursseja ja energiaa tuhlaamatta, toimimme vastoin sitä, mihin meidät on kutsuttu, eli ottamaan meille annettu ja käyttämään sitä mahdollisimman tehokkaasti”, Vottiero sanoo.

Jokainen CCD:n säästämään dollari antaa heille mahdollisuuden auttaa useampia ihmisiä avun tarpeessa eri järjestöissä. Pelkästään integroitujen tilojen hankkeen ansiosta Catholic Charities of Denver on valmiina säästämään yli 30 miljoonaa dollaria 10 vuoden aikana.

”ERA on kumppani, ei toimittaja”, Vottiero sanoo. ”En voi korostaa tätä tarpeeksi. Olemme kaikki työskennelleet monien konsulttien ja urakoitsijoiden kanssa eläessämme, ja on useampia, jotka luovat enemmän työtä kuin ratkaisevat. ERA loi alusta alkaen mallin, jota oli helppo seurata, joka ei rasittanut ketään yksittäistä henkilöä tai aluetta ja jonka avulla pystyimme etenemään monenlaisissa projekteissa.”

”ERA tarjosi meille valtavan tilaisuuden edistää missiottamme hyödyntämällä meille annettuja resursseja ja mahdollistamalla uudelleenjärjestelyt” säästöt lisävaikuttaviin ohjelmiin.”

"Jos emme käytä meille annettua harkiten, rahaa, resursseja ja energiaa tuhlaamatta, toimimme vastoin sitä, mihin meidät on kutsuttu, eli ottamaan meille annettu ja käyttämään sitä mahdollisimman tehokkaasti." [Phil Votterio, CFO jostakin Catholic Charities of Denver ]