ERA Group auttaa Denverin Catholic Charitiesia laittamaan miljoonia takaisin missiotyöhön

Asiakas

Catholic Charities of Denver tarjoaa Catholic Charities of Denver , ruokaa, asumista, koulutusta, neuvontaa sekä hätäapua ja välttämättömiä palveluja Pohjois-Coloradon asukkaille. Yhtenä Catholic Charitiesin 167:stä osastosta Yhdysvalloissa, Catholic Charities of Denvertyö keskittyy laajaan kirjoon palveluita: mukaan lukien kohtuuhintaiset asunnot; varhaislapsuuden Koulutus; sekä majoitus-, naisten-, vanhusten-, perhe-, sukulaisuus-, seurakunta-, yhteisö- ja neuvontapalvelut.

Viime vuoden aikana CCD on auttanut yli 53 000 ihmistä, tarjonnut yli 125 000 yöpymispaikkaa ja jakanut 400 000 ateriaa. Järjestön vuotuinen budjetti on 60 miljoonaa dollaria, ja sen palveluksessa on noin 600 työntekijää.

Haaste

Keskitettyjen sisäisten henkilöstöresurssien ja ulkoisten Hankintatoimi puute esti CCD:tä laajentamasta palveluitaan, yhdistämästä toimittajia, parantamasta tehokkuutta – ja säästämästä kustannuksissa.

CCD:n asuntotoiminta (Archdiocesan Housing, Inc, ”AHI”) kattaa noin puolet kaikista palveluista, joita organisaatio tarjoaa vuosittain. AHI:n hallinnoimiin 30 kiinteistöön kuuluu 1 700 asuntoa, joissa asuu Meistä 500 asukasta. Kiinteistöjen hallinnointi on yksi toimialan keskeisimmistä kustannuseristä, ja se työllistää paljon sisäisiä resursseja, kuten huoltoteknikoita, talonmiehiä, vahtimestareita, siivoojia ja muita työntekijöitä. Organisaatio käyttää myös useita satoja ulkopuolisia palveluntarjoajia kiinteistöjen huoltopalveluihin.

Kuten monet muutkin voittoa tavoittelemattomat järjestöt, CCD:llä ei ole keskitettyä Hankintatoimi joka tarkastelisi koko organisaatiota ja selvittäisi, missä mittakaavaetuja, toimittajien yhdistämistä ja ostovoimaa voitaisiin hyödyntää kustannusten säästämiseksi sekä tehokkuuden ja palvelujen parantamiseksi. CFO Vottiero tiesi, että Catholic Charities of Denver tällaisesta toiminnosta, mutta hän tajusi, että se saattaisi vaatia ulkopuolista apua.

Ratkaisu

ERA kehitti hybridimallin sisäiseen toimitilojen hallintaan, jonka avulla se valvoo alihankkijoita ja omaa henkilöstöä tiukkoja palvelustandardeja noudattaen.

Vuoden 2020 lopulla Vottiero otti yhteistyökumppanikseen ERA Group. ERA Group tehtävänä oli tarkastella toimistojen kokonaiskustannuksia ja luoda erilaisia työnkulkuja, joiden avulla CCD voisi arvioida kustannuksiaan useilla eri aloilla, joista tärkeimpänä asuminen.

”Kun saimme ERA:n kaltaisen asiantuntijan mukaan tuomaan Riippumaton ja tekemään ulkopuolisen arvioinnin, pystyimme tarkastelemaan, miten varat käytettiin ja missä menetimme mahdollisuuksia – asia, johon emme olisi koskaan pystyneet yksin”, sanoo Phil Votterio.

ERA Group , että kolmansien osapuolten toimittajien kustannusten karsiminen oli vain osa kokonaisuutta. Sen lisäksi, että yritys laati suunnitelman toimittajien hallinnan tehostamiseksi, se päätti tarkastella myös CCD:n omaa henkilöstöä saadakseen aikaan todellisia muutoksia.

CCD oli täysin sitoutunut huolehtimaan työntekijöistään, joten palvelujen ulkoistamista kolmannelle osapuolelle ei edes harkittu. Yritys oli myös vakaasti sitä mieltä, että asukkaiden tottuneen erittäin korkean palvelutason oli jatkuttava.

ERA kehitti organisaatiolle hybridimallin – ”integroidun toimitilaprojektin” –, jossa työntekijöiden käyttöaste maksimoidaan koko virastossa ja toimittajien hallinta keskitetään ulkopuoliselle integroidun toimitilapalvelun tarjoajalle (”IFM”). Ketään työntekijää ei irtisanota tai siirretä toisiin tehtäviin.

Henkilöstön vaihtuvuuden yhteydessä IFM arvioi tilanteen yhteistyössä CCD:n kanssa ja päättää, onko kyseinen tehtävä täytettävä uudella henkilöllä vai riittääkö, että IFM tarjoaa tarvittavat palvelutuntimäärät. Tämä pitkän aikavälin suunnitelma täytti kaikki organisaation henkilöstöä koskevat sitoumukset ja mahdollisti samalla ajan mittaan huomattavasti tehokkaamman ja kustannustehokkaamman toimintamallin.

ERA auttoi löytämään sopivan kiinteistöpäällikön, joka vastaa sekä työntekijöiden että alihankkijoiden kanssa tehtävistä päivittäisistä kunnossapitotoimista sekä hallinnoi investointihankkeita.

”Kyseessä on jatkuvasti kehittyvä Säästöt , sillä meillä on dynaaminen tekijä – ihmiset –, jota yritämme uudelleensuunnata, jotta voimme alkaa saavuttaa näitä merkittävämpiä Säästöt”, Vottiero sanoo. ”ERA on tarkastellut asiaa ainutlaatuisella tavalla. Näemme, miten tehokkuutta voidaan parantaa, ja miten työtehtävien uudelleenjärjestely sekä kyky tarkastella asioita kiinteistöjen ja liiketoimintayksiköiden yli voivat muuttaa tilannetta. En ole koskaan ennen pystynyt tekemään sitä.”

Tulos

CCD on saavuttamassa parhaan mahdollisen tehokkuuden ja yli 30 prosentin vuotuiset säästöt pelkästään asuntoministeriössä, mikä on kannustanut sitä pyytämään ERA:ta laajentamaan toimintaansa koko organisaatioon.

Vottieron pyynnöstä ERA on perustanut ministeriöiden välisen yhteisen ohjelman, jonka tavoitteena on saavuttaa taloudellisia Säästöt tehokkuusparannuksia.

”Jos emme hallinnoi saamaamme varallisuutta harkiten, tuhlaamme paitsi rahaa, resursseja ja energiaa myös toimimme vastoin kutsumustamme, joka on ottaa vastaan se, mitä meille on annettu, ja hyödyntää sitä mahdollisimman tehokkaasti”, Vottiero toteaa.

Jokainen dollari, jonka CCD säästää, mahdollistaa sen, että järjestö voi auttaa entistä useampia apua tarvitsevia ihmisiä eri toiminta-alueillaan. Pelkästään integroidun toimitilaprojektin ansiosta Catholic Charities of Denver säästää yli 30 miljoonaa dollaria kymmenen vuoden aikana.

”ERA on kumppani, ei pelkkä palveluntarjoaja”, Vottiero sanoo. ”En voi korostaa tätä tarpeeksi. Olemme kaikki työskennelleet urallamme monien konsulttien ja alihankkijoiden kanssa, ja niitä on enemmän kuin tarpeeksi, jotka aiheuttavat enemmän työtä kuin ratkaisevat ongelmia. ERA loi alusta alkaen mallin, jota oli helppo noudattaa, joka ei rasittanut ketään yksittäistä henkilöä tai osastoa ja jonka avulla pystyimme etenemään monenlaisissa projekteissa.”

”ERA tarjosi meille loistavan tilaisuuden edistää missiotamme hyödyntämällä saamiamme resursseja ja antamalla meille mahdollisuuden kohdentaa Säästöt uusiin, vaikuttaviin Säästöt .”

"Jos emme käytä saamaamme varallisuutta harkiten, tuhlaamme paitsi rahaa, resursseja ja energiaa, myös toimimme vastoin kutsumustamme, joka on ottaa vastaan se, mitä meille on annettu, ja hyödyntää sitä mahdollisimman tehokkaasti." [Phil Votterio, Catholic Charities of Denver CFO ]