状況
当社のクライアントは、広く知られた企業であり、ニュージーランド全土にオフィスを構えています。業務を行う上で、従業員は頻繁に出張する必要がありましたが、実際に出張する人物は出発日が近づいてからでないと判明しませんでした。また、定期的な出張の予定もありました。こうした出張の慣行が定着した結果、予約は出発日のかなり直前にされるようになっていました。
その結果、運賃が高騰し、人々を目的地まで送り届けるために、一部の取り決めを変更せざるを得なくなった。移動の慣行は監視されていたが、支援体制が不十分であったため、移動に関する手順や方針を適切に実施することができなかった。
宿泊施設についてもその場しのぎの状態となっており、指定された優先サプライヤーに対して具体的な要件が十分に伝えられていなかったため、旅行者は好きな場所に滞在していた。
解決策
ERAの分析により、同組織の出張パターンが確認され、問題の原因となっているプロセスの各箇所が明らかになりました。主要な出張者と経営陣との一連の会議を経て、堅牢なユーザー要件が文書化されました。
選定されたサプライヤーに対し、ソリューションの提案を依頼し、その要件を満たす能力を最も明確に示したトラベルマネジメント会社（TMC）が選定された。
出張規定はTMCと連携して見直され、オンライン旅行予約システムはニーズに合わせてカスタマイズされました。その結果、イベントに関する既知の予約を確保することができ、旅行者の詳細については後日確認することとなりました。
出張承認プロセスは、手続きを簡素化し、準備期間の長い案件を有効に活用できるよう全面的に見直されました。また、特定のニーズに対応できる宿泊施設のサプライヤーリストが作成されました。
「その結果、年間15万ドル以上の経費削減が実現し、これは13％の削減に相当しました。」
