I disse tider med usikkerhet og økonomiske opp- og nedturer, bør bedrifter etablere langsiktige forhold til leverandører eller innta en fleksibel tilnærming til samarbeid mellom kunde og leverandør?
Å holde kursen og ikke gå glipp av forretningsmuligheter mens man navigerer i turbulent farvann er et stressende ansvar for ledere, som er tvunget til å holde seg strengt til målene sine og delegere til andre besetningsmedlemmer for å hjelpe til med de mer trivielle oppgavene.
Disse «besetningsmedlemmene» inkluderer ikke bare selskapets egne ansatte, men også eksterne partnere, og det er mange fordeler å hente fra en solid og transparent forholdet til kundene, noe som gir en bærekraftig og sikker fordel.
Hvordan velge riktig leverandør
I vennskap, akkurat som i forretninger, må forhold være til fordel for begge parter, og som med ethvert nært bånd, innebære respekt, tillit og gjensidig avhengighet.
Et selskap kan ha et langvarig, vennlig og uformelt forhold til en leverandør. Men hvis begge parter ønsker å styrke det eksisterende båndet, har de ikke noe annet valg enn å sette seg ned og diskutere alle aspekter av forholdet. For eksempel kan et selskap ha lagt inn bestillinger «som de er» hos samme leverandør i årevis uten engang å forsøke å sikre de beste vilkårene. En slik situasjon utgjør ikke akkurat et langvarig leverandør-kundeforhold. Hvis begge parter tar seg tid til å møtes og diskutere og planlegge forventet forretningsvolum – både kvantitativt (ordrevolum/verdi) og kvalitativt (forventninger, etikk) – for de kommende årene, kan de ta svært rasjonelle beslutninger som gagner begge partnere.
For eksempel kan leverandøren i dag regne med et visst forretningsvolum gjennom året og planlegge produksjonen deretter, og dermed dra nytte av bedre priser ved kjøp av råvarer og muligheten til å videreformidle disse lavere prisene til kunden.
Å vite at råvarer er kjøpt inn i bulk og er tilgjengelige for leverandøren er betryggende for kunden, da dette betyr at leverandøren kan reagere raskere om nødvendig.
Det finnes andre problemstillinger som må tas opp i detalj for å bygge et samarbeid på solid grunn. Disse inkluderer fakturering, betalingsbetingelser, leveringsplaner osv., samt en bedre forståelse av den andre partens miljø for i fellesskap å finne den optimale løsningen. Åpenhet fra begge sider er avgjørende for å etablere et tillitsforhold, mens forståelse av den andre partens marked og dets begrensninger kan forhindre fremtidige uenigheter.
Å vokse sammen
Etter hvert som forretningspartnere blir kjent med hverandre og sine respektive markeder, kan de dele ressurser som forbedrer produkter eller tjenester, forbedrer industrielle prosesser og i fellesskap investere i teknologi som vil bidra til å utvikle og opprettholde konkurransedyktige og strategiske fortrinn. Alt dette kan ganske enkelt begynne med å sikre kompatibilitet mellom teknologiske og IT-systemer for å forenkle fakturering, prøvetrykk eller logistikk.
Dette spesielle forholdet mellom leverandør og kunde må pleies slik at det vokser over tid, gjennom deling av informasjon, strategisk veiledning og verdier.
Å samarbeide med et lite antall pålitelige leverandører er en vanlig strategi som sparer betydelig tid og penger sammenlignet med prosessen med å legge ut anbud og velge og teste nye leverandører. For noen kan imidlertid det faktum at en produsent er avhengig av én eller flere leverandører tvinge dem til å spesialisere seg i et nisjemarked og hindre dem i å dra nytte av nye vekstmuligheter. De samme personene vil hevde at leverandører kan ha en tendens til å bli selvtilfredse hvis de vet at de har et langsiktig forhold til en kunde, og at det å ikke inngå en langsiktig avtale tvinger eksterne partnere til å forbli årvåkne.
Denne svært reelle risikoen kan enkelt unngås gjennom konstant overvåking av tjenestene og samhandlingen mellom begge parter, ved å gjøre endringer eller løse problemer etter hvert som de oppstår, om nødvendig, på en måte som styrker samarbeidsforholdet, lojaliteten og respekten, i tillegg til de økonomiske fordelene.
