ERISA-tillitsplikter under gransking i frivillige ytelsesplaner
Lov om sikkerhet for ansattes pensjonsinntekter fra 1974 (ERISA) er veletablert, i likhet med det tillitsansvaret den pålegger. Plansponsorer er pålagt å handle i deltakernes og mottakernes beste interesse. Det som imidlertid er nytt, er en økende bølge av ERISA-rettstvister fokusert på frivillige ytelsesplaner.
Schlichter Bogard LLC (Schlichter) har nylig anlagt gruppesøksmål under ERISA mot flere store arbeidsgivere, samt deres meglere og konsulenter innen ansattgoder og helseforsikring. Disse søksmålene påstår brudd på tillitsplikt i forbindelse med frivillige ytelsestilbud, inkludert ulykkes-, kritisk sykdoms- og sykehusforsikring.
Når faller frivillige ytelser inn under ERISA?
Nyere rettstvister fremhever økt gransking av hvorvidt frivillige ytelsesprogrammer virkelig kvalifiserer for unntak fra ERISA. I Schlichter-gruppesøksmålene hevder saksøkerne at visse arbeidsgivere ikke oppfylte Arbeidsdepartementets (DOL) safe harbor-krav, og dermed førte til at disse planene ble behandlet som ERISA-styrte ansattes velferdsordninger, underlagt forvaltningsforpliktelser. Generelt sett anses ikke frivillige ytelsesordninger som ERISA-dekkede planer hvis de oppfyller alle fire kriteriene i henhold til DOLs safe harbor-bestemmelse:
- Arbeidsgiveren bidrar ikke til premiebetalinger
- Arbeidsgiveren mottar ingen annen kompensasjon enn rimelig godtgjørelse for administrative tjenester.
- Deltakelse er helt frivillig for ansatte
- Arbeidsgiveren støtter ikke programmet utover å legge til rette for lønnstrekk og la forsikringsselskaper eller meglere kommunisere tilbudet.
Manglende oppfyllelse av noen av disse betingelsene kan føre til at planen blir underlagt ERISA, sammen med tilhørende forvaltningsansvar og potensiell ansvarseksponering.
Eksempler på arbeidsgivergodkjenning – og potensielle konsekvenser
Enkelte arbeidsgiverhandlinger kan tolkes som «godkjenning», noe som kan sette en frivillig plans unntak fra ERISA i fare:
- Å inkludere frivillige fordeler i arbeidsgivermerket materiale (f.eks. fordelsguider med firmanavn og logo) kan antyde at arbeidsgiveren arrangerte, forhandlet frem eller godkjente programmet.
- Å fremme en gruppepolicy som en del av den samlede kompensasjons- og fordelspakken under åpen registrering kan sees på som en godkjenning.
- Å tilby en begrenset meny med fordeler innenfor en strukturert registreringsplattform kan gi inntrykk av at arbeidsgiver velger og støtter.
- Å tillate ansatte å betale for frivillige ytelser før skatt gjennom en kantineplan kan også være
ansett som godkjenning
Hvis godkjenning etableres, kan planen falle inn under ERISA – noe som utløser forvaltningsansvar og potensielt ansvar.
Hvorfor arbeidsgivere og meglere kan betraktes som forvaltere
Saksøkere i nylige rettssaker hevder at arbeidsgivere – og i noen tilfeller deres meglere – fungerer som forvaltere basert på deres roller i plantilsyn og -administrasjon. Viktige påstander inkluderer:
- Arbeidsgivere utøver skjønnsmessig myndighet over planadministrasjonen, noe som skaper en plikt til å handle forsvarlig og i deltakernes beste interesse.
- Arbeidsgivere har ansvar for å overvåke tjenesteleverandørers kompensasjon og sørge for at honorarene er rimelige
- Arbeidsgivere forventes å vurdere premier, forsikringsselskaper, skadeerfaring, provisjoner og den samlede programverdien mot markedsbenchmarks.
- I noen tilfeller oversteg meglerprovisjonene angivelig kravene som ble utbetalt under polisene
- Frivillige planer som utelukkende finansieres av ansatte, ble ikke tilstrekkelig vurdert for kostnadseffektivitet eller konkurranseevne.
- Arbeidsgivere klarte ikke å overvåke og forhandle viktige elementer som transportørvalg, provisjoner og skadeforhold
Hensyn for arbeidsgivere ved administrasjon av frivillige ytelser
For å redusere risiko og styrke styringen, bør arbeidsgivere vurdere:
- Opprette en intern rådgivende komité for å gjennomgå frivillige ytelsestilbud og bekrefte samsvar med DOLs safe harbor-krav
- Implementering av formelle prosesser for å overvåke planens ytelse, inkludert meglerkompensasjon, gebyrstrukturer og tapsforhold
- Gjennomføre grundig leverandørundersøkelse, inkludert transportørens økonomiske styrke, historikk med utbetaling av skader og servicekapasitet
- Sikre full åpenhet om alle former for megler- og selgerkompensasjon, inkludert provisjoner og indirekte betalinger
- Med jevne mellomrom benchmarking planer mot markedsalternativer for å vurdere konkurranseevne og ansattverdi
- Opprettholde tydelig dokumentasjon av beslutningsprosesser for å demonstrere forsiktighet og tilsyn
- Å gi nøytral, nøye formulert kommunikasjon med ansatte for å unngå utilsiktet støtte
- Opplæring av HR- og fordelsteam om ERISA-implikasjoner og tillitsansvar
- Sikre samsvar med gjeldende forskrifter, inkludert ERISA (hvis aktuelt), COBRA og Affordable Care Act, og regelmessig gjennomgå og oppdatere sammendragsplanbeskrivelser (SPD-er)
- Opprettholde passende dekning av garantier, der det er aktuelt, for å støtte ERISA-samsvar
- Samkjøre frivillige ytelser med den bredere ytelsesstrategien for å unngå duplisering eller hull i dekningen
Viktig konklusjon
Etter hvert som rettstvister utvikler seg, bør arbeidsgivere ta en proaktiv tilnærming til å evaluere hvordan frivillige ytelser struktureres, kommuniseres og styres. Det som historisk sett har blitt behandlet som et lavrisiko, ansattbetalt tilbud, får nå økt gransking – noe som gjør sterkt tilsyn, dokumentasjon og åpenhet viktigere enn noensinne.
Om forfatteren
Marlys Schmitt er en erfaren konsulentpartner hos ERA Group i Minnesota. Som rådgiver og talsmann fokuserer hun på å bygge sterke relasjoner og levere omfattende løsninger for kostnadskontroll for administrerende direktør og CFO klienter. I løpet av hennes periode hos ERA Group Schmitt har ledet gjennomganger av utgifter for over 20 millioner dollar og fullført over 100 klientprosjekter.
