Practicile privind deplasările angajaților s-au îmbunătățit, ducând la o reducere de 150.000 de dolari

Situația

Clientul nostru este o entitate foarte cunoscută și are sedii în toată Noua Zeelandă. Pentru desfășurarea activității, angajații erau nevoiți să călătorească frecvent, iar identitatea persoanelor care urmau să călătorească nu era cunoscută decât cu puțin timp înainte de data plecării. De asemenea, existau și deplasări programate periodic. Practicile de călătorie care s-au dezvoltat în timp au dus la efectuarea rezervărilor cu puțin timp înainte de data plecării.

Acest lucru a dus la creșterea tarifelor, iar unele aranjamente au trebuit modificate pentru ca oamenii să ajungă la destinație. Practicile de transport au fost monitorizate, dar, din cauza rețelelor de sprijin insuficiente, procedurile și politicile de transport nu au putut fi puse în aplicare în mod corespunzător.

Cazarea devenise, de asemenea, improvizată, călătorii alegând să se cazeze unde doreau, deoarece cerințele specifice nu fuseseră comunicate în mod corespunzător furnizorilor preferați din listă.

Soluția

Analiza realizată de ERA a confirmat modelele de deplasare ale organizației și a evidențiat diversele puncte din procese care generau probleme. În urma unei serii de întâlniri cu principalii călători și cu conducerea superioară, au fost documentate cerințele de utilizare adaptabile.

Furnizorii selectați au fost contactați pentru a-și prezenta soluțiile, iar compania de gestionare a călătoriilor (TMC) care a demonstrat cel mai bine capacitatea de a îndeplini aceste cerințe a fost desemnată.

Politicile de călătorie au fost revizuite în colaborare cu agenția de turism, iar sistemul online de rezervare a călătoriilor a fost adaptat pentru a răspunde nevoilor. Astfel, s-au putut asigura rezervările deja stabilite pentru evenimente, detaliile privind călătorii urmând a fi confirmate ulterior.

Procedurile de aprobare a deplasărilor au fost revizuite pentru a simplifica procesul și a permite valorificarea unor termene de livrare mai lungi. S-a creat o rețea de furnizori de servicii de cazare, care să răspundă nevoilor specifice.

„Rezultatul a fost o reducere a cheltuielilor cu peste 150.000 de dolari pe an, ceea ce a reprezentat o reducere de 13%.”