ERA Group Catholic Charities of Denver hàng triệu đô la cho các hoạt động từ thiện

Khách hàng

Tổ chức Catholic Charities of Denver , thực phẩm, chỗ ở, giáo dục, tư vấn, cũng như hỗ trợ khẩn cấp và các dịch vụ thiết yếu cho người dân ở miền Bắc Colorado.

Là một trong những chi nhánh lớn nhất trong số 167 chi nhánh của Catholic Charities trên khắp Hoa Kỳ, Catholic Charities of Denvertập trung vào nhiều lĩnh vực hoạt động đa dạng, bao gồm: nhà ở giá rẻ; giáo dục mầm non; cũng như các dịch vụ về nơi ở, phụ nữ, người cao tuổi, gia đình, quan hệ họ hàng, giáo xứ, cộng đồng và tư vấn.

Trong năm qua, CCD đã phục vụ hơn 53.000 người, cung cấp hơn 125.000 đêm trú ẩn và phục vụ 400.000 bữa ăn. Tổ chức này hoạt động với ngân sách hàng năm là 60 triệu đô la và khoảng 600 nhân viên.

Thử thách

Việc thiếu nguồn nhân lực nội bộ tập trung và các phương thức mua sắm bên ngoài đã cản trở CCD mở rộng quy mô dịch vụ, hợp nhất nhà cung cấp, tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Bộ phận nhà ở của CCD (Công ty Nhà ở Tổng giáo phận (“AHI”)) chiếm khoảng một nửa tổng số dịch vụ mà tổ chức này cung cấp hàng năm. AHI quản lý 30 khu nhà với 1.700 căn hộ, phục vụ khoảng 3.500 cư dân. Quản lý cơ sở vật chất là một trong những khoản chi phí chủ chốt của bộ phận này và sử dụng nhiều nguồn lực nội bộ, bao gồm kỹ thuật viên bảo trì, nhân viên vệ sinh, nhân viên quản lý cơ sở, nhân viên dọn dẹp và các nhân viên khác. Tổ chức này cũng hợp tác với hàng trăm nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để thực hiện các dịch vụ bảo trì liên quan đến bất động sản.

Giống như nhiều tổ chức phi lợi nhuận khác, CCD hoạt động mà không có bộ phận mua sắm tập trung có khả năng đánh giá toàn diện hoạt động của tổ chức để xác định những lĩnh vực có thể tận dụng quy mô, hợp nhất nhà cung cấp và sức mua nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ. CFO Vottiero nhận thức rõ rằng Catholic Charities of Denver được hưởng lợi từ một bộ phận như vậy, nhưng ông cũng nhận ra rằng có thể cần phải tìm kiếm nguồn lực từ bên ngoài tổ chức.

Giải pháp

ERA đã tạo ra một mô hình quản lý cơ sở vật chất nội bộ kết hợp để giám sát các nhà cung cấp và nhân công nội bộ đồng thời duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ nghiêm ngặt.

Vào cuối năm 2020, Vottiero đã đưa vào... ERA Group . ERA Group Nhiệm vụ của ông là xem xét toàn bộ chi tiêu của cơ quan và tạo ra các quy trình làm việc khác nhau cho phép CCD đánh giá chi tiêu của mình trên nhiều lĩnh vực, trong đó nhà ở là lĩnh vực quan trọng nhất.

“Việc mời một chuyên gia như ERA đến để đóng vai trò là bên thứ ba khách quan, thực hiện đánh giá độc lập, đã giúp chúng tôi xem xét cách thức chi tiêu hiện tại và những cơ hội mà chúng tôi đang bỏ lỡ — điều mà chúng tôi không bao giờ có thể tự mình làm được.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

ERA Group Họ nhận thấy việc giảm chi tiêu cho các nhà cung cấp bên thứ ba chỉ là một phần của cơ hội. Ngoài việc lập kế hoạch quản lý nhà cung cấp tốt hơn, họ còn quyết định xem xét lại lực lượng lao động nội bộ của CCD để tạo ra tác động thực sự.

CCD hoàn toàn cam kết đối xử công bằng với những người mà họ tuyển dụng, vì vậy việc thuê ngoài cho bên thứ ba chưa bao giờ nằm ​​trong kế hoạch. Họ cũng kiên quyết duy trì mức độ dịch vụ rất cao mà cư dân của họ đã quen thuộc.

ERA đã xây dựng một mô hình lai cho tổ chức — một “dự án cơ sở vật chất tích hợp” — theo đó việc sử dụng nhân viên sẽ được tối đa hóa trên toàn cơ quan và việc quản lý nhà cung cấp sẽ được tập trung vào một nhà quản lý cơ sở vật chất tích hợp bên thứ ba (“IFM”). Không có nhân viên nào sẽ bị sa thải hoặc mất việc.

Khi có sự thay đổi nhân sự, IFM (Independent Functional Management) phối hợp với CCD (Customer Development Development) sẽ đánh giá vị trí và xác định xem vai trò đó cần được thay thế hay chỉ cần bổ sung bằng giờ làm việc do IFM cung cấp. Kế hoạch dài hạn này tôn trọng tất cả các cam kết của tổ chức đối với nhân viên, đồng thời cho phép một mô hình hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn theo thời gian.

ERA đã hỗ trợ tuyển dụng người quản lý cơ sở vật chất tích hợp phù hợp để xử lý tất cả các hoạt động bảo trì hàng ngày với cả nhân viên và nhà cung cấp, cũng như quản lý các dự án chi phí đầu tư.

“Đây là một chương trình tiết kiệm đang không ngừng phát triển bởi vì chúng tôi có một yếu tố năng động — con người — mà chúng tôi đang cố gắng điều chỉnh lại để có thể bắt đầu đạt được những khoản tiết kiệm lớn hơn. ERA đã tiếp cận vấn đề này theo một cách độc đáo. Chúng tôi đang nhận thấy có thể đạt được sự gia tăng hiệu quả, cũng như việc tái định vị trách nhiệm công việc và khả năng nhìn nhận tổng thể các tài sản và đơn vị kinh doanh có thể thay đổi bức tranh toàn cảnh. Trước đây, tôi chưa bao giờ có thể làm được điều đó.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

CCD đang ở vị thế có thể đạt được hiệu quả tối đa và tiết kiệm hơn 30% mỗi năm chỉ riêng trong lĩnh vực nhà ở, điều này thúc đẩy họ đề nghị ERA mở rộng phạm vi hoạt động trên toàn tổ chức.

Theo yêu cầu của Vottiero, ERA đã tạo ra một chương trình tổng thể nhằm phối hợp giữa tất cả các bộ để đạt được hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

“Nếu chúng ta không quản lý những gì được trao phó một cách khôn ngoan, thì ngoài việc lãng phí tiền bạc, tài nguyên và năng lượng, chúng ta còn đi ngược lại với sứ mệnh mà chúng ta được kêu gọi thực hiện, đó là tiếp nhận những gì được trao phó và sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Mỗi đô la mà CCD tiết kiệm được sẽ giúp tổ chức này hỗ trợ thêm nhiều người có hoàn cảnh khó khăn trong các hoạt động từ thiện của mình. Chỉ riêng thông qua dự án cơ sở vật chất tích hợp, Catholic Charities of Denver tiết kiệm được hơn 30 triệu đô la trong vòng 10 năm.

Tổng số tiền tiết kiệm hàng năm: 1.116.000 đô la

• IFM: 620.000 đô la
• Chi phí bảo trì/sửa chữa: 116.000 đô la
• Dịch vụ ăn uống: 103.600 đô la
• Viễn thông: 93.600 đô la
• Quản lý chất thải: 56.700 đô la
• Vật tư văn phòng và vệ sinh: 54.000 đô la
• Năng lượng/tiện ích: 30.700 đô la
• Công nghệ thông tin: 30.000 đô la
• In ấn và quảng cáo: 11.400 đô la

“ERA là một đối tác, chứ không phải nhà cung cấp. Tôi không thể nhấn mạnh điều này đủ. Chúng tôi đều đã từng làm việc với nhiều chuyên gia tư vấn và nhà thầu trong suốt thời gian qua, và có không ít người trong số họ lại gây ra nhiều rắc rối hơn là giải quyết vấn đề. Điều ERA đã làm ngay từ đầu là tạo ra một mô hình dễ theo dõi, không gây gánh nặng cho bất kỳ cá nhân hay bộ phận nào, và cho phép chúng tôi tiến hành nhiều dự án khác nhau. ERA đã mang đến cho chúng tôi một cơ hội lớn để thúc đẩy sứ mệnh của mình bằng cách tận dụng các nguồn lực đã được cấp và cho phép chúng tôi tái phân bổ khoản tiết kiệm vào các chương trình có tác động lớn hơn.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver