Tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa quy trình đối với Thẻ du lịch của Kalmar Länstrafik
Kalmar Länstrafik (KLT) là một tổ chức công lập tại tỉnh Kalmar, Thụy Điển, chịu trách nhiệm về hệ thống giao thông công cộng trong tỉnh – bao gồm xe buýt, tàu hỏa, dịch vụ vận chuyển y tế, v.v. Doanh thu của công ty vào khoảng 800 triệu SEK.
Jan Hägersand, đối tác tại ERA Group, đã gặp gỡ đội ngũ quản lý của KLT vào mùa xuân năm 2011 để giới thiệu về ERA Group cách thức hoạt động của công ty. KLT nhanh chóng thể hiện sự quan tâm và quyết định hợp tác với ERA Group.
Hoạt động kinh doanh cốt lõi của KLT là mua sắm và quản lý giao thông công cộng, chính vì vậy họ cho rằng ERA Group nghiên cứu hai hạng mục chi phí: thẻ đi lại in giấy và thẻ đi lại bằng nhựa (những thẻ thông minh này – tức là vé đi lại điện tử – hiện được sử dụng làm phương tiện thanh toán trên hầu hết các tuyến xe buýt và tàu hỏa). Trong hai hạng mục này, nhân viên của KLT có nhiều kiến thức nhưng thiếu chuyên môn về mua sắm.
Mua sắm công đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, vì phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt. Bất kể khối lượng mua sắm là bao nhiêu, việc đảm bảo kết quả tốt nhất cho khách hàng và hợp đồng tuân thủ pháp luật đều đòi hỏi rất nhiều công việc. KLT đã quyết định thuê ngoài hai hạng mục nhỏ này.
Dựa trên kinh nghiệm lâu năm với tư cách là giám đốc mua hàng, Jonas Scherp, đối tác tại ERA Group , đã được giao nhiệm vụ phân tích các thẻ thông minh. Jonas đã quyết định nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường nhà cung cấp để nắm bắt rõ hơn về danh mục sản phẩm khá phức tạp này.
Khi KLT đang chuyển hướng sang hình thức đi lại không dùng tiền mặt, khối lượng thẻ thông minh không ngừng tăng lên, đạt mức 1,2 triệu SEK/năm.
Không có nhiều nhà cung cấp trên thị trường, nhưng ERA Group tìm ra mức tiết kiệm hơn 40%.
Việc triển khai và phát triển thêm các thẻ thông minh điện tử là một phần quan trọng của cuộc điều tra. Việc triển khai gặp nhiều khó khăn, với nhiều vấn đề cần giải quyết, và Jonas đã phải hỗ trợ cả nhà cung cấp lẫn KLT để vượt qua những khó khăn ban đầu.
Hoạt động in ấn của KLT chủ yếu bao gồm các loại lịch trình, tài liệu quảng cáo và tài liệu tiếp thị, với tổng giá trị khoảng 800.000 SEK/năm. Đối với hạng mục này, Jan Hägersand đã hợp tác với Bert Kuypers từ Munich, một trong những chuyên gia in ấn hàng đầu của ERA Group, để nghiên cứu về in ấn và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp. Cuối cùng, ông đã đề xuất một công ty tư vấn quản lý in ấn, giúp tiết kiệm khoảng 20%.
Hiện tại, KLT chỉ còn một nhà cung cấp duy nhất, thay vì mười nhà cung cấp như trước đây.
Ông Christer Olson, Giám đốc Marketing, chia sẻ kinh nghiệm của mình:
Tại sao quý vị lại chọn hợp tác với ERA Group?
Chúng tôi không có thời gian để tự thực hiện công việc này, và vì ERA Group một đề xuất tương đối an toàn, chúng tôi đã nhanh chóng quyết định giao việc này cho họ thực hiện.
Cảm nhận của bạn về việc hợp tác với ERA GroupERA Group như thế nào?
ERA Group chăm chỉ và cẩn thận, luôn nỗ lực mang lại kết quả tốt nhất cho khách hàng. Họ không làm mất thời gian của khách hàng bằng những cuộc họp kéo dài và luôn hướng đến kết quả thực tế.
Quý vị có hài lòng với nhà cung cấp mới và khoản tiết kiệm đạt được không?
Chúng tôi rất hài lòng với nhà cung cấp mới cũng như những cơ hội mà chúng tôi có được thông qua sự hợp tác này. Tất nhiên, chúng tôi cũng rất hài lòng với khoản tiết kiệm đạt được, cũng như việc đơn giản hóa các quy trình nội bộ của công ty.
Chúng tôi rất hài lòng với nhà cung cấp mới cũng như những cơ hội mà chúng tôi có được nhờ sự hợp tác này. Tất nhiên, chúng tôi cũng rất hài lòng với khoản tiết kiệm chi phí cũng như việc đơn giản hóa các quy trình nội bộ. [Christer Olson, Giám đốc Marketing - KLT]
