ERA Group frigav millioner til Catholic Charities of Denvers formål

Klienten

Catholic Charities of Denver giver husly, mad, huser, uddanner, rådgiver og yder nødhjælp og kritiske tjenester til mennesker i det nordlige Colorado. Som en af ​​de største af Catholic Charities' 167 afdelinger i USA, Catholic Charities of Denver 's arbejde fokuserer på et bredt spektrum af tjenester: herunder overkommelige boliger; tidlig barndom Uddannelse samt krisecenter, kvinder, seniorer, familie, slægtskab, sogn, lokalsamfund og rådgivningstjenester.

I løbet af det seneste år har CCD hjulpet mere end 53.000 mennesker, sørget for mere end 125.000 nætter med husly og serveret 400.000 måltider. Organisationen har et årligt budget på 60 millioner dollars og omkring 600 ansatte.

Udfordringen

Mangel på centraliserede interne og eksterne arbejdsressourcer Indkøb Praksis forhindrede CCD i at skalere tjenester, konsolidere leverandører, øge effektiviteten – og spare penge.

CCD's boligministerium (Archdiocesan Housing, Inc ("AHI")) tegner sig for cirka halvdelen af ​​alle de tjenester, organisationen tilbyder hvert år. AHI omfatter 30 ejendomme med 1.700 enheder, der betjener omkring 3.500 beboere. Facilitetsadministration er en af ​​hjørnestensudgifterne i hele ministeriet og beskæftiger mange interne ressourcer, herunder vedligeholdelsesteknikere, pedeller, husholdere og andre. Organisationen samarbejder også med flere hundrede eksterne serviceleverandører for ejendomsrelaterede vedligeholdelsestjenester.

Ligesom mange nonprofitorganisationer opererer CCD uden en centraliseret Indkøb funktion, der ser på hele organisationen og ser, hvor skala, leverandørkonsolidering og købekraft kan udnyttes til at spare penge og øge effektiviteten og servicen. CFO Phil Vottiero vidste det Catholic Charities of Denver ville drage fordel af en sådan funktion, men han indså, at den muligvis skulle komme udefra organisationen.

Løsningen

ERA skabte en hybrid intern facility management-model for at føre tilsyn med leverandører og intern arbejdskraft, samtidig med at strenge servicestandarder blev opretholdt.

I slutningen af ​​2020 bragte Vottiero ind ERA Group . ERA Group s opgave var at se på samtlige agenturudgifter og skabe forskellige arbejdsgange, der gjorde det muligt for CCD at evaluere sine udgifter på tværs af mange områder, herunder boligsektoren.

"At have en ekspert som ERA til at komme ind og være det Uafhængig synspunkt, den separate gennemgang, gav os mulighed for at se på, hvordan udgifterne blev administreret, og hvor vi gik glip af muligheder – noget vi aldrig ville have været i stand til at opnå på egen hånd,” siger Phil Votterio.

ERA Group besluttede sig for, at det at reducere udgifterne til tredjepartsleverandører kun var en del af muligheden. Udover at udarbejde en plan for bedre leverandørstyring valgte de at undersøge CCD's interne arbejdsstyrke for at gøre en reel forskel.

CCD var fuldt ud forpligtet til at gøre det rigtige for de ansatte, så outsourcing til en tredjepart var aldrig på tale. De var også ubøjelige i, at det meget høje serviceniveau, som deres beboere var vant til, skulle fortsætte.

ERA udtænkte en hybridmodel for organisationen – et "integreret facilitetsprojekt" – hvor udnyttelsen af ​​medarbejdere ville blive maksimeret på tværs af agenturet, og leverandørstyringen ville blive centraliseret i en tredjeparts integreret facilitetsadministrator ("IFM"). Ingen medarbejdere ville blive afskediget eller afskediget.

Efterhånden som der sker en personaleudskiftning , vil IFM'en i samarbejde med CCD evaluere stillingen og afgøre, om en sådan rolle skal erstattes eller blot suppleres med servicetimer leveret af IFM'en. Denne langsigtede plan opfyldte alle organisationens forpligtelser over for personalet, samtidig med at den muliggjorde en langt mere effektiv og omkostningseffektiv model over tid.

ERA hjalp med at rekruttere den rette integrerede facility manager til at håndtere alle de daglige vedligeholdelsesoperationer med både medarbejdere og leverandører, og til at styre kapitaludgiftsprojekter.

"Det er en udvikling besparelser program fordi vi har en dynamisk komponent – ​​mennesker – som vi forsøger at omkalibrere, så vi kan begynde at opnå nogle af disse større besparelser "," siger Vottiero. "ERA har set på dette på en unik måde. Vi ser, hvordan der er en effektivitetsgevinst at hente, samt hvordan en omplacering af jobansvar og muligheden for at se på tværs af ejendomme og forretningsenheder kan give et nyt billede. Jeg har aldrig været i stand til det før."

Resultatet

CCD er positioneret til at realisere maksimal effektivitet og besparelser på over 30 % om året alene i sit boligministerium, hvilket ansporer dem til at bede ERA om at udvide deres tilstedeværelse på tværs af organisationen.

På Vottieros anmodning har ERA oprettet et paraplyprogram, der skal arbejde på tværs af alle ministerier for at realisere økonomiske besparelser og effektivitetsgevinster.

"Hvis vi ikke forvalter det, vi får, med omhu, ud over at spilde penge, ressourcer og energi, går vi imod det, vi er kaldet til at gøre, hvilket er at tage det, vi får, og udnytte det maksimalt," siger Vottiero.

Hver eneste dollar, CCD sparer, giver dem mulighed for at hjælpe flere mennesker i nød på tværs af deres ministerier. Alene gennem det integrerede facilitetsprojekt, Catholic Charities of Denver er positioneret til at spare mere end 30 millioner dollars over 10 år.

"ERA er en partner, ikke en leverandør," siger Vottiero. "Det kan jeg ikke understrege nok. Vi har alle arbejdet med mange konsulenter og entreprenører i vores tid, og der er mange, der skaber mere arbejde, end de løser. Det, ERA gjorde fra starten, var at skabe en model, der var let at følge, ikke belastede nogen enkeltperson eller område, og som tillod os at bevæge os fremad på tværs af en bred vifte af projekter."

"ERA gav os en kæmpe mulighed for at fremme vores mission ved at bruge de ressourcer, vi har fået, og give os mulighed for at omplacere besparelser til yderligere programmering med stor effekt.”

"Hvis vi ikke forvalter det, vi får, med omhu, ud over at spilde penge, ressourcer og energi, går vi imod det, vi er kaldet til at gøre, hvilket er at tage det, vi får, og udnytte det maksimalt." [Phil Votterio, CFO af Catholic Charities of Denver ]