Kontroliranje i upravljanje troškovima tvrtke uvijek je izazovan zadatak za svaku tvrtku, bez obzira na njezin sektor i veličinu. A kada govorimo o O nama troškovi telefonije, sve postaje još složenije. Uostalom, telefonija je prisutna u svemu Sektori poslovanja, s većom ili manjom važnošću. Upravljanje troškovima telefonije zahtijeva puno više od poznavanja planova koje operateri naplaćuju, kada računi dospijevaju i usporedbe proračunskih iznosa sa stvarnim iznosima. Niz svakodnevnih mjera može doprinijeti većoj kontroli i upravljanju troškovima korporativne telefonije. Razgovarajmo O nama neki od njih.
Procjena profila potrošnje zaposlenika u upravljanju telefonijom
U tvrtkama postoje područja gdje je telefonija samo podrška operacijama i područja gdje je taj trošak temeljan za performanse - na primjer, korisnička podrška.
I unutar samih područja, ta diferencijacija može postojati. Iz tog razloga, razumijevanje radnog profila zaposlenika i područja prvi je korak u procjeni potreba, ponovnoj procjeni troškova pojedinačno i time ne samo smanjenju troškova, već i poboljšanju performansi u nekim Sektori .
Potaknite sudjelovanje zaposlenika u upravljanju telefonijom
Ovo je točka koju mnoge tvrtke malo istražuju, ali obično daje vrlo dobre rezultate, posebno u slučaju troškova mobilne telefonije, gdje svaki zaposlenik ima individualnu odgovornost.
Na primjer, prodavač može prijaviti da ima poteškoća s korištenjem operatera u nekim regijama. Zaposlenik u nabavi možda će htjeti koristiti uređaj s više tehnologije za kontakte s dobavljačima koji se ne moraju odvijati putem telefonskih poziva.
I tako svaki zaposlenik može razgovarati O nama poteškoće, trenutna ograničenja i prijedlozi, ne samo za njihov rad, već i za tvrtku.
Preporučljivo je provesti anketu o navikama i potrebama te primiti sve prijedloge koji se mogu pojaviti. Korisnici uvijek ističu probleme koje makro pogled ponekad ne uspijeva riješiti, jer obično guši sve u obrascima potrošnje.
Svaka radna stanica može imati sjajne ideje za poboljšanje upravljanja telefonijom u tvrtki.
Stvaranje procesa za upravljanje telefonijom
Troškovi telefonije prisutni su u svim područjima tvrtke i generiraju se pojedinačno, na temelju potreba potrošnje svakog zaposlenika. Stoga je normalno da svaka osoba i svako područje imaju način upravljanja njima, s različitim stupnjevima prioriteta.
Međutim, to na kraju ometa upravljanje, posebno kada je u pitanju evaluacija rezultata.
Idealan pristup je osmisliti i stvoriti procese koji pokrivaju sve faze, od ugovaranja plana do dnevne potrošnje, analizirajući troškove i radnje u svakoj fazi. Drugi važan aspekt je razumjeti kako procesi utječu na svako područje tvrtke i kako na njih utječe svako područje.
Glavna ideja je definirati tok koji standardizira način kontrole i upravljanja.
Implementirajte sustav upravljanja telekomunikacijama
Sustav upravljanja izvrstan je saveznik u svim poslovima pregleda, kontrole, revizije i analize troškova telefonije tvrtke. Ti troškovi uključuju veliku količinu podataka i, kada se konsolidiraju, omogućuju različite analize i interpretacije.
Proračunske tablice mogu biti dobra rješenja za male i srednje tvrtke s malo redaka, ali općenito, posebno u velikim tvrtkama, onemogućuju brzu evaluaciju rezultata i dijeljenje analiza.
Dobra rješenja za korporativne sustave na tržištu nude module gdje možemo upravljati raznim informacijama O nama telefonija tvrtke:
- Skup imovine;
- Ugovori, s njihovim detaljima, vrijednostima i datumima isteka;
- Linije, korisnici, povezani plan i povijest plaćanja;
- Izvršena plaćanja i krediti za oporavak.
Također možemo pronaći specifična sistemska rješenja s funkcionalnostima. Ono što moramo imati na umu je jednostavnost korištenja za unos podataka (ili posjedovanje elektroničkih datoteka s operaterima) i svestranost za izdvajanje podataka iz različitih opcija i izvješća o učinku.
Poznavanje i popisivanje telefonske imovine tvrtke
Pod telefonskom imovinom podrazumijevamo fiksne i mobilne uređaje te telefonske centrale, njihove linije i planove potrošnje za svaku od njih. To je skup stavki dostupnih radnim timovima za korištenje u njihovim aktivnostima.
Kontrola i periodična inventura omogućuju vam razumijevanje različitih aspekata koji utječu na kvalitetu i troškove telefonije u tvrtki:
Pregledajte broj uređaja
- Mnogi modeli su stari i ne podržavaju trenutne tehnologije trenutne komunikacije koje pomažu uštedjeti na potrošnji glasovne telefonije korištenjem jeftinije podatkovne telefonije i Wi-Fi mreža.
- Druga važna točka su neaktivni uređaji, od zaposlenika koji su otišli ili promijenili područje rada. Mogu ih koristiti novi zaposlenici ili ih prodati – dostupne su interne ponude.
Pregledajte broj redaka, planova i dimenzioniranje
- Neaktivne linije ili linije koje nisu odgovarajuće veličine za to područje; inventar omogućuje preraspodjelu na područja gdje postoji manjak, čime se izbjegavaju nepotrebni ugovori.
- Planovi koji ne pokrivaju potrebe ili su precijenjeni – imaju naknade koje ne zadovoljavaju potrebe korisnika ili usluge koje nisu potrebne, što omogućuje smanjenje plana i njegove vrijednosti.
Početni popis može ukazati na sve to, a na temelju toga možemo doći do najprikladnijih rješenja, prema profilu potrošnje korisnika i tvrtke.
Provjerite i revidirajte svoje telefonske račune
Jednako važno kao i ponovno pregovaranje i dobivanje najboljih cijena za svaku liniju jest provjera svakog računa koji primate mjesečno, posebno zbog dodatnih troškova.
To mogu biti potrebe koje nisu pokrivene planom, te je važno procijeniti razlog njihovog pojavljivanja kako bi se utvrdilo hoće li se ponavljati i bi li uključivanje stavke u plan bilo ekonomičnije. Ili se mogu raditi o neprikladnim stavkama, zbog prakse korisnika ili naplate od strane operatera bez ugovora.
Ove će provjere pomoći ne samo u praćenju rada operatera, već i potrošačkih navika korisnika, zahtijevajući od njih veću predanost ciljevima i najboljim praksama tvrtke.
Revizija je važna polazna točka za rutinske provjere, moguće je tražiti retroaktivne neopravdane troškove i poduzeti mjere protiv operatera. Procjenjuje se da je u prosjeku 7% iznosa naplaćenih na računima neopravdano.
Drugim riječima, radi se o značajnom iznosu koji treba nadoknaditi.
Uvijek pregovarajte i tražite nove dobavljače
Potraga za novim dobavljačima može se činiti kompliciranom na tržištu s četiri ili pet velikih, birokratskih tvrtki. Ali stvarnost je danas vrlo drugačija.
Postoji prenosivost koja omogućuje brze promjene. A glavna stvar je konkurentnost sektora; operateri rade sa sve fleksibilnijim paketima kako bi osvojili kupce po boljim cijenama.
Ugovori o opskrbi trebali bi se pregovarati pod najboljim mogućim uvjetima, jer će biti dugoročna opcija i imati stroge klauzule o raskidu.
ERA Group , globalna konzultantska tvrtka specijalizirana za upravljanje troškovima, ima priznatu metodologiju učinkovitosti i kvalificirane stručnjake s iskustvom u tom području.
