Rastući rizik ERISA-e u dobrovoljnim naknadama

Fiducijarne dužnosti ERISA-e pod lupom u dobrovoljnim planovima davanja

Zakon o sigurnosti mirovina zaposlenika iz 1974. (ERISA) dobro je utemeljen, kao i fiducijarne odgovornosti koje nameće. Sponzori plana dužni su djelovati u najboljem interesu sudionika i korisnika. Međutim, novost je rastući val parnica u vezi s ERISA-om usmjerenih na dobrovoljne planove davanja.

Schlichter Bogard LLC (Schlichter) nedavno je podnio kolektivne tužbe prema ERISA-i protiv nekoliko velikih poslodavaca, kao i njihovih brokera i konzultanata za beneficije zaposlenika i zdravstveno osiguranje. U tim tužbama se navodi kršenje fiducijarne dužnosti u vezi s dobrovoljnim ponudama beneficija, uključujući osiguranje za nesreće, kritične bolesti i bolničko osiguranje.

Kada dobrovoljne naknade spadaju pod ERISA?

Nedavni sudski sporovi naglašavaju pojačanu istragu o tome ispunjavaju li programi dobrovoljnih naknada doista uvjete za izuzeće od ERISA-e. U kolektivnim tužbama Schlichter, tužitelji tvrde da određeni poslodavci nisu ispunili zahtjeve sigurne luke Ministarstva rada (DOL), zbog čega su se ti planovi tretirali kao Planovi dobrobiti zaposlenika kojima upravlja ERISA, podložni fiducijarnim obvezama. Općenito, planovi dobrovoljnih naknada ne smatraju se planovima obuhvaćenima ERISA-om ako ispunjavaju sva četiri kriterija prema odredbi sigurne luke DOL-a:

1. Poslodavac ne doprinosi premijama
2. Poslodavac ne prima nikakvu naknadu osim razumne naknade za administrativne usluge
3. Sudjelovanje je potpuno dobrovoljno za zaposlenike
4. Poslodavac ne podržava program osim što olakšava odbitke od plaće i dopušta osiguravateljima ili posrednicima da komuniciraju o ponudi

Neispunjavanje bilo kojeg od ovih uvjeta može rezultirati time da plan bude podložan ERISA-i, zajedno s pripadajućim fiducijarnim odgovornostima i potencijalnom izloženošću odgovornosti.

Primjeri odobrenja poslodavca - i potencijalne posljedice

Određene radnje poslodavca mogu se protumačiti kao „odobrenje“, što može ugroziti izuzeće dobrovoljnog plana od ERISA-e:

• Uključivanje dobrovoljnih pogodnosti u materijale s robnom markom poslodavca (npr. vodiče za pogodnosti s nazivom i logotipom tvrtke) može sugerirati da je poslodavac organizirao, pregovarao ili podržao program.
• Promicanje grupne politike kao dijela ukupnog paketa naknada i pogodnosti tijekom otvorenog upisa može se smatrati podrškom
• Nudenje ograničenog izbornika pogodnosti unutar strukturirane platforme za upis može stvoriti privid odabira i podrške poslodavca.
• Omogućavanje zaposlenicima da plaćaju dobrovoljne beneficije prije oporezivanja putem plana kafeterije također može biti
  smatrano odobrenjem

Ako se utvrdi odobrenje, plan može potpasti pod ERISA-u - što pokreće fiducijarne odgovornosti i potencijalnu odgovornost.

Zašto se poslodavci i posrednici mogu smatrati fiducijarima

Tužitelji u nedavnim parnicama tvrde da poslodavci - a u nekim slučajevima i njihovi posrednici - djeluju kao fiducijari na temelju svojih uloga u nadzoru i upravljanju planom. Ključne tvrdnje uključuju:

• Poslodavci imaju diskrecijsku ovlast nad upravljanjem planom, stvarajući obvezu djelovanja razborito i u najboljem interesu sudionika
• Poslodavci imaju odgovornost pratiti naknade pružatelja usluga i osigurati da su cijene razumne
• Od poslodavaca se očekuje da procijene premije, osiguravatelje, iskustvo s odštetnim zahtjevima, provizije i ukupnu vrijednost programa u odnosu na tržišne vrijednosti.
• U nekim slučajevima, provizije brokera navodno su premašivale isplaćene odštetne zahtjeve prema policama.
• Dobrovoljni planovi koje su u potpunosti financirali zaposlenici nisu bili adekvatno provjereni s obzirom na isplativost ili konkurentnost
• Poslodavci nisu uspjeli pratiti i pregovarati o ključnim elementima kao što su odabir osiguravatelja, provizije i omjeri gubitaka

Razmatranja za poslodavce pri upravljanju dobrovoljnim naknadama

Kako bi ublažili rizik i ojačali upravljanje, poslodavci bi trebali razmotriti:

• Osnivanje internog savjetodavnog odbora za pregled ponuda dobrovoljnih naknada i potvrdu usklađenosti sa zahtjevima sigurne luke Ministarstva rada
• Implementacija formalnih procesa za praćenje uspješnosti plana, uključujući naknade brokerima, strukture naknada i omjere gubitaka
• Provođenje temeljite dubinske analize dobavljača, uključujući financijsku snagu prijevoznika, povijest isplate šteta i mogućnosti pružanja usluga
• Osiguravanje potpune transparentnosti svih oblika naknada brokerima i dobavljačima, uključujući provizije i neizravna plaćanja
• Povremeno benchmarking planovi u odnosu na tržišne alternative za procjenu konkurentnosti i vrijednosti zaposlenika
• Vođenje jasne dokumentacije o procesima donošenja odluka kako bi se demonstrirala razboritost i nadzor
• Pružanje neutralne, pažljivo formulirane komunikacije sa zaposlenicima kako bi se izbjeglo nenamjerno odobravanje
• Obuka timova za ljudske resurse i beneficije o implikacijama ERISA-e i fiducijarnim odgovornostima
• Osiguravanje usklađenosti s primjenjivim propisima, uključujući ERISA (ako je primjenjivo), COBRA i Zakon o pristupačnoj zdravstvenoj zaštiti, te redovito pregledavanje i ažuriranje sažetih opisa plana (SPD)
• Održavanje odgovarajućeg pokrića jamstvom vjernosti, gdje je to primjenjivo, radi podrške usklađenosti s ERISA-om
• Usklađivanje dobrovoljnih naknada sa širom strategijom naknada kako bi se izbjeglo dupliciranje ili praznine u pokrivenosti

Ključna stvar

Kako se sudski sporovi nastavljaju razvijati, poslodavci bi trebali zauzeti proaktivan pristup u procjeni načina na koji su dobrovoljne beneficije strukturirane, komunicirane i upravljane. Ono što se povijesno tretiralo kao niskorizična ponuda koju plaćaju zaposlenici sada je pod pojačanim nadzorom - što strog nadzor, dokumentaciju i transparentnost čini važnijima nego ikad prije.

O autoru

Marlys Schmitt je iskusna konzultantska partnerica tvrtke ERA Group u Minnesoti. Kao savjetnica i zagovornica, njezin je fokus izgradnja snažnih odnosa i pružanje sveobuhvatnih rješenja za ograničavanje troškova za svog izvršnog direktora i CFO klijenata. Tijekom svog mandata s ERA Group Schmitt je vodio preglede troškova većih od 20 milijuna dolara i završio preko 100 klijentskih projekata.

‍