ERA Group Catholic Charities of Denver milioni nella propria missione

Il cliente

Catholic Charities of Denver , cibo, alloggio, istruzione, consulenza, assistenza di emergenza e servizi essenziali alle persone del Colorado settentrionale. Essendo una delle più grandi delle 167 sedi della Catholic Charities negli Stati Uniti, l'operato Catholic Charities of Denversi concentra su un ampio spettro di attività: tra cui alloggi a prezzi accessibili; Istruzione della prima infanzia; nonché servizi di accoglienza, assistenza alle donne, agli anziani, alle famiglie, ai parenti, alle parrocchie, alla comunità e di consulenza.

Nell'ultimo anno, il CCD ha assistito oltre 53.000 persone, ha offerto più di 125.000 pernottamenti e ha servito 400.000 pasti. L'organizzazione opera con un budget annuale di 60 milioni di dollari e conta circa 600 dipendenti.

La sfida

La mancanza di risorse interne centralizzate in materia di personale e procurement esterno ha impedito a CCD di ampliare i propri servizi, consolidare i fornitori, aumentare l'efficienza e risparmiare denaro.

Il dipartimento per l'edilizia abitativa della CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – “AHI”) rappresenta circa la metà di tutti i servizi offerti ogni anno dall'organizzazione. L'AHI gestisce 30 immobili con 1.700 alloggi Chi siamo . Chi siamo residenti. La gestione delle strutture è una delle voci di spesa principali del dipartimento e richiede l'impiego di numerose risorse interne, tra cui tecnici di manutenzione, addetti alle pulizie, custodi, personale addetto alle pulizie e altri. L'organizzazione si avvale inoltre di diverse centinaia di fornitori esterni per i servizi di manutenzione relativi agli immobili.

Come molte organizzazioni no profit, il CCD opera senza una procurement centralizzata che abbia una visione d’insieme dell’intera organizzazione e individui dove sia possibile sfruttare le economie di scala, il consolidamento dei fornitori e il potere d’acquisto per risparmiare denaro e migliorare l’efficienza e i servizi. CFO Vottiero sapeva che Catholic Charities of Denver tratto vantaggio da una funzione di questo tipo, ma si rese conto che forse sarebbe stato necessario ricorrere a una figura esterna all’organizzazione.

La soluzione

ERA ha creato un modello ibrido di gestione delle strutture interne per coordinare i fornitori e il personale interno, garantendo al contempo il rispetto di rigorosi standard di servizio.

Alla fine del 2020, Vottiero ha coinvolto ERA Group. Il compito ERA Group era quello di esaminare l'insieme delle spese dell'agenzia e creare diversi flussi di lavoro che consentissero a CCD di valutare le proprie spese in diversi settori, primo fra tutti quello degli alloggi.

«Il fatto di poter contare su un esperto come ERA, che ci ha fornito Indipendente e una valutazione obiettiva, ci ha permesso di analizzare come venivano gestite le spese e dove stavamo perdendo delle opportunità: qualcosa che non saremmo mai riusciti a fare da soli», afferma Phil Votterio.

ERA Group la riduzione della spesa per i fornitori esterni fosse solo una parte delle opportunità disponibili. Oltre a elaborare un piano per una migliore gestione dei fornitori, ha deciso di analizzare la forza lavoro interna di CCD per ottenere risultati concreti.

CCD era fermamente determinata a trattare bene i propri dipendenti, quindi l'esternalizzazione a terzi non è mai stata presa in considerazione. L'azienda era inoltre convinta che l'elevatissimo livello di servizio a cui i propri ospiti erano abituati dovesse essere mantenuto.

ERA ha ideato un modello ibrido per l'organizzazione — un «progetto di gestione integrata delle strutture» — in base al quale si sarebbe massimizzato l'impiego dei dipendenti in tutta l'agenzia e la gestione dei fornitori sarebbe stata centralizzata presso un gestore esterno di strutture integrate («IFM»). Nessun dipendente sarebbe stato licenziato o trasferito.

In caso di avvicendamento del personale, l’IFM, in coordinamento con il CCD, valuterà la situazione e stabilirà se tale ruolo debba essere sostituito o semplicemente integrato con ore di servizio fornite dall’IFM. Questo piano a lungo termine ha rispettato tutti gli impegni assunti dall’organizzazione nei confronti del personale, consentendo al contempo l’adozione di un modello molto più efficiente ed economico nel tempo.

ERA ha contribuito a selezionare il responsabile delle strutture integrato più adatto per gestire tutte le operazioni di manutenzione quotidiana, sia con i dipendenti che con i fornitori, e per coordinare i progetti di investimento.

«Si tratta di un Risparmi in continua evoluzione perché abbiamo una componente dinamica —le persone— che stiamo cercando di ricalibrare per poter iniziare a ottenere Risparmi più consistenti», afferma Vottiero. «ERA sta affrontando la questione in modo unico. Stiamo vedendo come sia possibile ottenere un guadagno in termini di efficienza, nonché come il riposizionamento delle responsabilità lavorative e la capacità di avere una visione d’insieme delle proprietà e delle entità aziendali possano ridisegnare il quadro. Non ero mai stato in grado di farlo prima".

Il risultato

CCD è in grado di garantire la massima efficienza e un risparmio superiore al 30% all'anno solo nel settore del ministero dell'edilizia abitativa, il che l'ha spinta a chiedere all'ERA di estendere la propria presenza a tutta l'organizzazione.

Su richiesta di Vottiero, l’ERA ha istituito un programma quadro che coinvolge tutti i ministeri al fine di ottenere Risparmi finanziari Risparmi una maggiore efficienza.

«Se non gestiamo con saggezza ciò che ci viene dato, oltre a sprecare denaro, risorse ed energia, andiamo contro ciò a cui siamo chiamati, ovvero prendere ciò che ci viene dato e utilizzarlo con la massima efficienza», afferma Vottiero.

Ogni dollaro risparmiato dalla CCD permette all'organizzazione di aiutare un maggior numero di persone bisognose attraverso le sue varie iniziative. Solo grazie al progetto di integrazione delle strutture, Catholic Charities of Denver in grado di risparmiare oltre 30 milioni di dollari nell'arco di 10 anni.

«ERA è un partner, non un fornitore», afferma Vottiero. «Non lo sottolineerò mai abbastanza. Nel corso degli anni abbiamo lavorato tutti con molti consulenti e appaltatori, e non sono pochi quelli che generano più lavoro di quanto ne risolvano. Ciò che ERA ha fatto fin dall’inizio è stato creare un modello facile da seguire, che non gravasse su nessuna persona o reparto in particolare e che ci consentisse di portare avanti una vasta gamma di progetti».

«L'ERA ci ha offerto un'enorme opportunità per portare avanti la nostra missione, consentendoci di utilizzare le risorse che ci sono state assegnate e di destinare Risparmi ulteriori iniziative di grande impatto.»

«Se non gestiamo con saggezza ciò che ci viene dato, oltre a sprecare denaro, risorse ed energie, andiamo contro ciò a cui siamo chiamati, ovvero prendere ciò che ci viene dato e utilizzarlo con la massima efficienza.» [Phil Votterio, CFO Catholic Charities of Denver]