Le procedure relative ai viaggi dei dipendenti sono state migliorate, con una riduzione di 150.000 dollari

La situazione

Il nostro cliente è un’azienda di grande visibilità con sedi in tutta la Nuova Zelanda. Per lo svolgimento delle proprie attività, il personale era tenuto a viaggiare frequentemente, senza che i nomi dei viaggiatori fossero noti fino a poco prima della data del viaggio. Inoltre, vi erano impegni di viaggio regolari. Le prassi di viaggio che si erano consolidate comportavano la prenotazione dei viaggi con un anticipo relativamente breve rispetto alla data di partenza.

Ciò ha comportato un aumento delle tariffe da pagare e si è reso necessario modificare alcune modalità per consentire alle persone di raggiungere le loro destinazioni. Le modalità di spostamento sono state monitorate, ma, a causa dell’inadeguatezza delle reti di supporto, non è stato possibile attuare correttamente le procedure e le politiche di viaggio.

Anche la sistemazione era diventata improvvisata, con i viaggiatori che alloggiavano dove preferivano poiché i requisiti specifici non erano stati adeguatamente comunicati ai fornitori preferenziali indicati.

La soluzione

L'analisi condotta da ERA ha confermato le abitudini di viaggio dell'organizzazione e ha messo in luce i vari punti critici dei processi all'origine dei problemi. Una serie di incontri con i principali viaggiatori e i vertici aziendali ha portato alla definizione e alla documentazione di requisiti utente ben definiti.

Sono stati contattati alcuni fornitori selezionati affinché presentassero le loro soluzioni e è stata scelta la società di gestione dei viaggi (TMC) che ha dimostrato al meglio la propria capacità di soddisfare tali requisiti.

Le politiche di viaggio sono state riviste in collaborazione con la TMC e il sistema di prenotazione viaggi online è stato personalizzato per soddisfare le esigenze. Ciò ha permesso di garantire le prenotazioni già in essere per gli eventi, con i dati dei viaggiatori da confermare in un secondo momento.

Le procedure di approvazione delle trasferte sono state riviste per semplificare il processo e consentire di sfruttare al meglio i tempi di preparazione piuttosto lunghi. È stato creato un elenco di fornitori di alloggi in grado di soddisfare esigenze specifiche.

"Il risultato è stato una riduzione della spesa di oltre 150.000 dollari all'anno, pari a una diminuzione del 13%."