ERA Group hjälper Catholic Charities of Denver satsa miljoner tillbaka på missionen

Klienten

Catholic Charities of Denver ger skydd, mat, husrum, utbildar, ger råd och tillhandahåller akut hjälp och viktiga tjänster till människor i norra Colorado. Som en av de största av katolska välgörenhetsorganisationernas 167 avdelningar i USA, Catholic Charities of Denver Arbetet fokuserar på ett brett spektrum av verksamheter: inklusive prisvärda bostäder; tidig barndom Utbildning samt härbärge, kvinnor, seniorer, familj, släktskap, församling, samhälle och rådgivningstjänster.

Under det senaste året har CCD betjänat fler än 53 000 människor, tillhandahållit fler än 125 000 nätter av tak över huvudet och serverat 400 000 måltider. Organisationen har en årlig budget på 60 miljoner dollar och cirka 600 anställda.

Utmaningen

Brist på centraliserade interna arbetskraftsresurser och externa Inköp Dessa metoder hindrade CCD från att skala upp tjänster, konsolidera leverantörer, öka effektiviteten – och spara pengar.

CCD:s bostadsdepartement (Archdiocesan Housing, Inc (”AHI”)) står för ungefär hälften av alla tjänster som organisationen erbjuder varje år. AHI omfattar 30 fastigheter med 1 700 enheter som betjänar cirka 3 500 invånare. Fastighetsförvaltning är en av hörnstenskostnaderna inom departementet och sysselsätter många interna resurser, inklusive underhållstekniker, vaktmästare, fastighetsskötare, städpersonal och andra. Organisationen samarbetar också med flera hundra externa tjänsteleverantörer för fastighetsrelaterade underhållstjänster.

Liksom många ideella organisationer verkar CCD utan en centraliserad Inköp funktion som ser över hela organisationen och ser var skalfördelning, leverantörskonsolidering och köpkraft kan användas för att spara pengar och öka effektiviteten och tjänsterna. CFO Phil Vottiero visste Catholic Charities of Denver skulle dra nytta av en sådan funktion, men han insåg att den kanske skulle behöva komma utifrån organisationen.

Lösningen

ERA skapade en hybridmodell för intern fastighetsförvaltning för att övervaka leverantörer och intern personal samtidigt som strikta servicestandarder upprätthölls.

I slutet av 2020 tog Vottiero in ERA Group . ERA Group s uppdrag var att titta på myndigheternas helhetsutgifter och skapa olika arbetsflöden som gör det möjligt för CCD att utvärdera sina utgifter inom många områden, där bostadsområdet är främst inriktat.

"Att ha en expert som ERA in och vara det Oberoende perspektivet, den separata granskningen, gjorde det möjligt för oss att titta på hur utgifterna sköttes och var vi missade möjligheter – något vi aldrig skulle ha kunnat uppnå på egen hand”, säger Phil Votterio.

ERA Group fast beslutna att minska utgifterna hos tredjepartsleverantörer bara var en del av möjligheten. Förutom att utforma en plan för bättre leverantörshantering valde de att undersöka CCD:s interna personalstyrka för att göra en verklig skillnad.

CCD var helt fast beslutna att göra rätt för sina anställda, så outsourcing till en tredje part var aldrig aktuellt. De var också orubbliga i att den mycket höga servicenivå som deras invånare var vana vid behövde fortsätta.

ERA utarbetade en hybridmodell för organisationen – ett ”integrerat anläggningsprojekt” – där utnyttjandet av anställda skulle maximeras inom hela myndigheten och leverantörshanteringen skulle centraliseras till en tredjeparts integrerad anläggningschef (”IFM”). Inga anställda skulle sägas upp eller bli omplacerade.

Vid personalomsättning kommer IFM:en, i samarbete med CCD, att utvärdera tjänsten och avgöra om en sådan roll behöver ersättas eller helt enkelt kompletteras med tjänstgöringstimmar som IFM:en tillhandahåller. Denna långsiktiga plan uppfyllde alla organisationens åtaganden gentemot personalen samtidigt som den möjliggjorde en mycket mer effektiv och kostnadseffektiv modell över tid.

ERA hjälpte till att rekrytera rätt integrerad fastighetsförvaltare för att hantera all daglig underhållsverksamhet med både anställda och leverantörer, och för att hantera investeringsprojekt.

"Det är ett utvecklande besparingar programmet eftersom vi har en dynamisk komponent – ​​människor – som vi försöker omkalibrera så att vi kan börja uppnå några av dessa större besparingar ", säger Vottiero. "ERA har tittat på detta på ett unikt sätt. Vi ser hur det finns en effektivitetsvinst att göra, liksom hur omplacering av arbetsuppgifter och möjligheten att se över fastigheter och affärsenheter kan ge en ny bild. Jag har aldrig kunnat göra det förut."

Resultatet

CCD är positionerat för att uppnå maximal effektivitet och besparingar på över 30 % per år enbart inom sitt bostadsministerium, vilket sporrar dem att be ERA att utöka sin närvaro i hela organisationen.

På Vottieros begäran har ERA skapat ett paraplyprogram som ska samarbeta med alla ministerier för att förverkliga ekonomiska besparingar och effektivitetsvinster.

”Om vi ​​inte förvaltar det vi får på ett klokt sätt, utöver att slösa bort pengar, resurser och energi, går vi emot det vi är kallade att göra, vilket är att ta det vi får och använda det med maximal effektivitet”, säger Vottiero.

Varje dollar som CCD sparar gör att de kan hjälpa fler människor i nöd inom sina verksamheter. Bara genom det integrerade anläggningsprojektet, Catholic Charities of Denver är positionerad för att spara mer än 30 miljoner dollar under 10 år.

”ERA är en partner, inte en leverantör”, säger Vottiero. ”Jag kan inte nog betona det. Vi har alla arbetat med många konsulter och entreprenörer i vår tid, och det finns fler än många som skapar mer arbete än de löser. Det ERA gjorde från början var att skapa en modell som var lätt att följa, inte belastade någon enskild individ eller ett område, och som gjorde det möjligt för oss att gå vidare över en mängd olika projekt.”

"ERA gav oss en enorm möjlighet att främja vårt uppdrag genom att ta de resurser vi har fått och låta oss omfördela besparingar till ytterligare program med stor genomslagskraft.”

"Om vi ​​inte förvaltar det vi får på ett klokt sätt, utöver att slösa bort pengar, resurser och energi, går vi emot det vi är kallade att göra, vilket är att ta det vi får och använda det med maximal effektivitet." [Phil Votterio, CFO av Catholic Charities of Denver ]