ERA Group Catholic Charities of Denver miljoner till verksamheten

Kunden

Catholic Charities of Denver , mat, bostäder, utbildning, rådgivning samt akut hjälp och nödvändiga tjänster till människor i norra Colorado. Som en av de största av Catholic Charities 167 avdelningar i USA fokuserar Catholic Charities of Denverarbete på ett brett spektrum av verksamheter: bland annat prisvärda bostäder, Utbildning samt boende, stöd till kvinnor, äldre, familjer, släktingar, församlingar, samhällen och rådgivningstjänster.

Under det senaste året har CCD hjälpt mer än 53 000 personer, erbjudit mer än 125 000 övernattningar och serverat 400 000 måltider. Organisationen har en årlig budget på 60 miljoner dollar och cirka 600 anställda.

Utmaningen

Bristen på centraliserade interna personalresurser och Inköp extern Inköp hindrade CCD från att utöka tjänsteutbudet, konsolidera leverantörerna, öka effektiviteten – och spara pengar.

CCD:s bostadsverksamhet (Archdiocesan Housing, Inc, ”AHI”) står för ungefär hälften av alla tjänster som organisationen tillhandahåller varje år. AHI förvaltar 30 fastigheter med 1 700 lägenheter Om oss rymmer Om oss 500 boende. Fastighetsförvaltningen är en av de största kostnadsposterna inom verksamheten och sysselsätter många interna resurser, däribland underhållstekniker, vaktmästare, fastighetsskötare, städpersonal och andra. Organisationen anlitar också flera hundra externa leverantörer för fastighetsrelaterade underhållstjänster.

Precis som många ideella organisationer saknar CCD en central Inköp som har överblick över hela organisationen och kan identifiera områden där stordriftsfördelar, leverantörskonsolidering och köpkraft kan utnyttjas för att spara pengar och öka effektiviteten och utbudet av tjänster. CFO Vottiero insåg att Catholic Charities of Denver ha nytta av en sådan funktion, men han insåg också att den kanske skulle behöva komma från någon utanför organisationen.

Lösningen

ERA har tagit fram en hybridmodell för intern fastighetsförvaltning för att övervaka leverantörer och intern personal samtidigt som strikta servicestandarder upprätthålls.

I slutet av 2020 anlitade Vottiero ERA Group. ERA Group uppdrag var att granska byråns samlade utgifter och ta fram olika arbetsflöden som skulle göra det möjligt för CCD att utvärdera sina utgifter inom flera olika områden, med bostadsfrågor som det främsta.

”Att få in en expert som ERA som kunde bidra med ett Oberoende och en extern granskning gjorde det möjligt för oss att se hur pengarna användes och var vi missade möjligheter – något vi aldrig skulle ha kunnat åstadkomma på egen hand”, säger Phil Votterio.

ERA Group en minskning av utgifterna för externa leverantörer endast utgjorde en del av möjligheterna. Förutom att utarbeta en plan för bättre hantering av leverantörerna valde man att granska CCD:s interna personalstyrka för att åstadkomma verkliga förändringar.

CCD var fast beslutna att behandla sina anställda rättvist, så att lägga ut verksamheten på en extern leverantör var aldrig ett alternativ. De var också fast beslutna om att den mycket höga servicenivå som deras boende var vana vid måste upprätthållas.

ERA utformade en hybridmodell för organisationen – ett ”integrerat fastighetsprojekt” – där personalutnyttjandet skulle maximeras inom hela myndigheten och leverantörshanteringen skulle centraliseras hos en extern integrerad fastighetsförvaltare (”IFM”). Inga anställda skulle sägas upp eller förlora sina tjänster.

När personalomsättning sker kommer IFM – i samråd med CCD – att utvärdera situationen och avgöra om en sådan tjänst behöver ersättas eller om den räcker med att IFM tillhandahåller tjänstetimmar. Denna långsiktiga plan uppfyllde organisationens alla åtaganden gentemot personalen samtidigt som den på sikt möjliggjorde en betydligt mer effektiv och kostnadseffektiv modell.

ERA hjälpte till att rekrytera rätt integrerad anläggningschef för att sköta allt det dagliga underhållsarbetet i samarbete med både medarbetare och leverantörer, samt för att leda investeringsprojekt.

”Det är ett Besparingar som ständigt utvecklas, eftersom vi har en dynamisk komponent – människor – som vi försöker omkalibrera så att vi kan börja uppnå några av dessa större Besparingar”, säger Vottiero. ”ERA har betraktat detta på ett unikt sätt. Vi ser hur det finns effektivitetsvinster att göra, liksom hur en omfördelning av arbetsuppgifter och möjligheten att se över fastigheter och affärsenheter kan förändra helhetsbilden. Det har jag aldrig kunnat göra tidigare.”

Resultatet

CCD har goda förutsättningar att uppnå maximal effektivitet och besparingar på över 30 procent per år enbart inom bostadsministeriet, vilket har fått dem att be ERA att utvidga sin verksamhet till hela organisationen.

På Vottieros begäran har ERA inrättat ett övergripande program som ska omfatta alla ministerier i syfte att åstadkomma ekonomiska Besparingar effektivitetsvinster.

”Om vi inte förvaltar det vi fått på ett klokt sätt, slösar vi inte bara bort pengar, resurser och energi, utan går också emot det vi är kallade att göra, nämligen att ta det vi fått och utnyttja det så effektivt som möjligt”, säger Vottiero.

Varje dollar som CCD sparar gör det möjligt för dem att hjälpa fler människor i nöd inom sina olika verksamhetsområden. Enbart genom projektet med integrerade anläggningar Catholic Charities of Denver spara mer än 30 miljoner dollar under en tioårsperiod.

”ERA är en partner, inte en leverantör”, säger Vottiero. ”Det kan jag inte betona nog. Vi har alla arbetat med många konsulter och entreprenörer genom åren, och det finns mer än nog som skapar mer arbete än de löser. Det ERA gjorde redan från början var att ta fram en modell som var lätt att följa, som inte belastade någon enskild person eller avdelning och som gjorde det möjligt för oss att gå vidare med ett brett spektrum av projekt.”

”ERA gav oss en fantastisk möjlighet att driva vår verksamhet vidare genom att utnyttja de resurser vi tilldelats och låta oss omfördela medel från Besparingar ytterligare verksamhet med stor genomslagskraft.”

"Om vi inte förvaltar det vi fått på ett klokt sätt, slösar vi inte bara bort pengar, resurser och energi, utan går också emot det vi är kallade att göra, nämligen att ta det vi fått och utnyttja det så effektivt som möjligt." [Phil Votterio, CFO Catholic Charities of Denver]