Klienten
Ett ideellt soppkök som ägnar sig åt att ge mat till personer som upplever osäker livsmedelsförsörjning. Det erbjuder även program som främjar självförsörjning och förbättrar livskvaliteten.
Förutom att servera måltider erbjuder organisationen yrkesutbildning som förbereder arbetslösa för karriärer inom restaurangbranschen. Liksom många ideella organisationer arbetar organisationen med begränsade resurser och är starkt beroende av donationer. Att kontrollera driftskostnaderna – särskilt matkostnaderna – är avgörande för att säkerställa att varje krona räcker så långt som möjligt för att stödja dess uppdrag.
Utmaningen
Fem år före ERA Group s engagemang hade soppköket gått ifrån en distributörsrelation som skulle anses vara särskilt bra ur ett lågkostnadsperspektiv. Istället började organisationen köpa från en ny leverantör som initialt verkade erbjuda lägre priser. Förändringen verkade initialt fördelaktig. Säljaren erbjöd lägre introduktionspriser för att säkra affären. Men utan det prisskydd som vanligtvis erbjuds av ERA ökade dessa priser gradvis över tid.
När ERA granskade kontot betalade organisationen cirka 16,8 % mer för livsmedelsprodukter än vad den skulle ha gjort enligt sitt tidigare arrangemang. För en ideell organisation som drivs med begränsade resurser minskade dessa ökade kostnader direkt dess förmåga att servera måltider och stödja sitt samhälle.
Lösningen
ERA genomförde en omfattande granskning av soppkökets utgifter för matservering och ledde en konkurrensutsatt offertprocess för att utvärdera leverantörsalternativ.
I stället för att bara förhandla om lägre priser fokuserade ERA på att skapa en struktur som skulle skydda den ideella organisationen från framtida prishöjningar. Teamet arbetade med gruppinköpsorganisationer (GPO:er) som var kända för att upprätthålla prisdisciplin och förhindra distributörer från att höja påslag när kontrakt väl är på plats.
Slutligen valde klienten att stanna kvar hos den befintliga distributören samtidigt som de lade till ett GPO-partnerskap. Detta gav förhandlade priser och skyddsräcken som begränsade säljarnas möjlighet att justera marginalerna över tid. Detta säkerställde att den ideella organisationen skulle dra nytta av konkurrenskraftiga priser inte bara omedelbart, utan långt in i framtiden, även efter att ERA:s uppdrag avslutats.
Resultatet
Soppköket uppnådde 16,8 % besparingar i sina årliga kostnader för matservering. Lika viktigt är att den nya strukturen ger långsiktig prisstabilitet. GPO-ramverket hindrar distributörer från att gradvis öka påslag och skyddar den ideella organisationen från den typ av stegvisa prisförändringar som tidigare hade drivit upp kostnaderna.
Med lägre priser och starkare priskontroller på plats kan soppköket ytterligare utöka givarnas bidrag, vilket gör att organisationen kan servera fler måltider och stödja fler människor i det samhälle de betjänar.
Fördelning av resultaten
16.8%
besparingar på mattjänster
.webp)
.webp)
