Resepolicyn för anställda har förbättrats och kostnaderna har minskat med 150 000 dollar

Situationen

Vår kund är ett mycket välkänt företag med kontor över hela Nya Zeeland. För att kunna bedriva sin verksamhet var personalen tvungen att resa ofta, och det var först strax före resedatumet som det stod klart vilka personer som skulle resa. Dessutom förekom regelbundna resor. De reserutiner som hade utvecklats innebar att bokningarna gjordes relativt nära resedatumet.

Detta ledde till att högre resekostnader uppstod, och vissa arrangemang fick ändras för att få människor dit de behövde komma. Resemönstren övervakades, men eftersom stödnätverken var otillräckliga kunde reseprocedurerna och riktlinjerna inte genomföras på ett korrekt sätt.

Boendet hade också blivit något av en tillfällig lösning, där resenärerna bodde där de ville eftersom de specifika kraven inte hade angetts tillräckligt tydligt till de listade leverantörerna.

Lösningen

ERA:s analys bekräftade organisationens resemönster och lyfte fram de olika delarna i processerna som orsakade problemen. En rad möten med viktiga resenärer och ledningen ledde till att robusta användarkrav dokumenterades.

De utvalda leverantörerna ombads att presentera sina lösningar, och det resebyråföretag (TMC) som bäst visade sin förmåga att uppfylla dessa krav valdes ut.

Resepolicyn granskades i samarbete med resebyrån, och det webbaserade bokningssystemet anpassades efter behoven. Detta gjorde det möjligt att säkra de bokningar som redan gjorts för evenemangen, medan resenärernas uppgifter kunde bekräftas i ett senare skede.

Processerna för resegodkännande har omarbetats för att förenkla förfarandet och göra det möjligt att dra nytta av vissa av de långa ledtiderna. En pool av boendeleverantörer, som tillgodoser de specifika behoven, har inrättats.

"Resultatet blev att utgifterna minskade med över 150 000 dollar per år, vilket motsvarade en minskning med 13 procent."