Gracias a los artículos anteriores, sabemos no solo cómo caer en una dependencia poco saludable de los proveedores de TI y qué problemas nos acarrea, sino también cómo evitarla. Pero, ¿qué se debe hacer si ya se encuentra en esta situación y necesita salir de ella? Lo descubrirá en la última parte de esta serie de tres artículos.
1. Revisa tu contrato con el proveedor
El contrato es un documento fundamental que establece los límites dentro de los cuales operaremos. Comprueba la validez del contrato y las condiciones en las que puedes rescindir la colaboración. Es especialmente importante comprobar cómo se definen los procedimientos para la entrega del sistema, los servicios y la documentación. Valora detenidamente si sería más ventajoso acordar primero una modificación del contrato, de modo que las condiciones sean justas para ambas partes. El proveedor estará dispuesto a hacer concesiones con el fin de conservarte como cliente.
Tenga en cuenta que se necesita un cierto tiempo para el traspaso entre el proveedor anterior y el nuevo. Proponga un procedimiento que describa cómo se organizará el traspaso, qué pasos hay que seguir y en qué plazo.
2. Explica por qué quieres cambiar de proveedor
Lo más importante es que tu negocio siga funcionando tras el cambio de proveedor. Explica con claridad por qué quieres cambiar de proveedor y qué riesgos conlleva este cambio. Si añades las ventajas y los costes a la lista de aspectos a considerar, tu decisión resultará más clara.
Si el proveedor no cumple con tus requisitos, averigua por qué. ¿Se debe a que no eres capaz de dar instrucciones claras? ¿Estás modificando tus requisitos de forma aleatoria? Si descubres que tu organización es en gran parte responsable de los problemas, cambiar de proveedor no resolverá el problema. Solo estarás trasladando el problema de un proveedor a otro.
3. Elaborar una lista detallada de los activos de TI
La lista debe incluir el hardware, la topología de red, el software y todas las aplicaciones que sustentan su negocio. Debe asegurarse de saber exactamente qué es lo que está transfiriendo. ¿Hay algún elemento que no esté bajo su control y que le impida exportar sus datos, por ejemplo?
No hay nada peor que olvidarse de un componente durante el traspaso y luego no tener derechos de acceso a él; por ejemplo.
4. Comprueba que conoces todos los datos de acceso
Como parte de su programa de gestión de riesgos, toda empresa debería guardar todos los datos de acceso a sus sistemas, entre otros, en un sobre seguro y sellado, por ejemplo. Es recomendable comprobar al menos una vez al año que esta información sea válida y esté completa. Ha ocurrido en más de una ocasión que, tras la marcha de un administrador o de un empleado de un proveedor, nadie pudiera acceder a un sistema concreto.
5. Nombrar a una persona responsable de la transición
Para garantizar una transición fluida, recomiendo designar a una persona concreta como responsable de la misma. Tanto esta persona como sus subordinados en el equipo deben ser capaces de planificar la transición y velar por que se siga el plan de transición. Esta persona debe ser el único punto de contacto para la resolución de problemas y la prevención de malentendidos, y nadie debe tener derecho a pasar por alto su intervención.
6. Haz una copia de seguridad de tus datos
Comprueba físicamente que dispones de copias de seguridad de todos tus datos y, lo que es más importante, que eres capaz de extraer y utilizar los datos en caso de que surja algún problema. Una copia de seguridad de la que no conoces la estructura de datos y que no puedes utilizar es, por supuesto, inútil.
7. Hay que tener cuidado de no prohibir la contratación de los especialistas del proveedor
La mayoría de los proveedores incluyen en sus contratos una prohibición estricta de que el cliente contrate a sus empleados. Si bien en el pasado era habitual que los clientes captaran a empleados que habían participado en el desarrollo o la administración de sus sistemas, hoy en día estas prácticas suelen estar muy bien reguladas en los contratos. Además, el costo suele resultar contraproducente, ya que reduce la sustituibilidad y conlleva un aumento de los riesgos operativos.
8. Tenga en cuenta que pueden producirse interrupciones en la producción durante el periodo de transición
En febrero de 2018, la cadena de restaurantes de comida rápida KFC se vio obligada a cerrar 900 locales en el Reino Unido porque se había quedado sin pollo. Durante más de una semana, no fue posible suministrar pollo. La interrupción del servicio se debió al cambio de socio logístico a DHL en noviembre de 2017. ¿Cuánto ahorraron en logística y cuánto costo esta interrupción?
Aunque se planifique todo a la perfección, pueden surgir problemas; por eso es necesario tener en cuenta esta posibilidad y preparar planes de contingencia para revertir los cambios (volver al estado anterior).
Cambiar de proveedor de TI no es una tarea sencilla, y hay que pensar detenidamente cuándo hacerlo. Espero que este artículo te haya dado una idea básica de cómo planificar y llevar a cabo ese cambio.
