Odgovor je najvjerojatnije da; a evo i zašto:
Problem se često previđa ili stavlja u pretešku košaru kada su u pitanju repni troškovi. Detaljan pregled svakog troška čini se preteškim ili dugotrajnim. Možda nemate resurse ili vrijeme ili smatrate da to nije strateški potez. To su neki od razloga ili izgovora koje čujem od financijskih direktora i financijskih direktora; iako većina priznaje da je to područje s potencijalom za Uštede Kažu mi da bi trebali nešto poduzeti. O nama to; ali su zauzeti. To me frustrira jer se toliko trude zaraditi novac, a brza provjera zdravog razuma može dodati tisuće poslovnoj dobiti bez potrebe za prekovremenim radom.
Ovo je prvi dio dvodijelne serije u kojoj objašnjavam što je repna potrošnja i kako se može analizirati i minimizirati bez gubljenja sati vašeg tima.
Što je repna potrošnja?
Repni troškovi definirani su drugačije u svakoj organizaciji; ali najčešća definicija je korištenje pravila 80/20 (Paretovo pravilo); kao što je prikazano na dijagramu 1.
Pojam se odnosi na donjih 20% potrošnje koju općenito osigurava 80% dobavljača. Preostala potrošnja obično se smatra nabavom niske vrijednosti jer čini samo mali dio (20%) ukupne potrošnje. U većini tvrtki to se može nazvati „nereguliranom potrošnjom“ ili „nestrateškom“ potrošnjom.
Troškovi s repom, također poznati kao 'nekonvencionalni' ili 'prevarantski' troškovi. I doista uzrokuju probleme!
Dijagram 1. Troškovi na kraju razdoblja. Izvor: ERA Group
Tisuće operativnog potrošnog materijala i SKU-ova mogu spadati u kategoriju s najnižim troškovima; uključujući OZO; ambalažu; potrepštine za dostavu i skladištenje; potrepštine za čišćenje i sanitaciju; industrijske plinove i uredski pribor. Popis je beskonačan. Može biti prilično velik i zastrašujući popis. Troškovi koje stvaraju sami po sebi su minimalni, ali dopustite mi da vam kažem: zbrajaju se!
Općenito, unutar organizacije postoji malo razumijevanja o tome koliko je novca uključeno u administrativne troškove, a još manje znanja o njihovom učinkovitom upravljanju. To često dovodi do toga da tvrtke godišnje zaborave tisuće, a u nekim slučajevima i stotine tisuća dolara. To je novac koji nesvjesno i nepotrebno plaćaju dobavljačima, a mogao bi se bolje iskoristiti.
Izazov s repnom potrošnjom je dvostruk; prvo; morate utvrditi koje kategorije pretjerano troše. Zatim; morate shvatiti kako nadoknaditi Uštede .
Koliko novca propuštaš?
Iako se potrošnja na kraju razdoblja smatra malom u odnosu na ukupne troškove, ona je ujedno i značajna Uštede može se ostvariti. Taj novac može ići izravno u konačni rezultat ili se koristiti za financiranje novog projekta ili broja zaposlenih.
Nakon mnogo godina rada na smanjenju troškova, primijetio sam da Uštede od upravljanja potrošnjom na kraju razdoblja može biti u rasponu od 10% - 15% u prvoj godini. Međutim, moje iskustvo je pokazalo da određene pojedinačne kategorije mogu ostvariti i do 40% Uštede kada se dobro upravlja.
Ovi potencijali Uštede često se zanemaruju kao interni izvor financiranja zbog niskog očekivanja povrata, nedostatka vidljivosti, nedostatka internih resursa i nedostatka odgovarajućih referentnih podataka.
Ako imate potrošnju od milijun dolara; 10% Uštede iznosi 100.000 USD. Zamislite da ćete taj novac vratiti za nekoliko mjeseci bez otkazivanja ugovora s dobavljačima ili otpuštanja ljudi. To je prilično dobar osjećaj.
Učinkovitost pozadinskog ureda je drugi rezultat procjene troškova i poduzetih mjera za rješavanje bilo kakvih problema. Kao rezultat procesa, dobivate glatkiji proces računovodstva i manje zbrke, što može uštedjeti vrijeme i resurse.
Pregledavanje vaših repnih troškova: gdje početi?
Pomisao na preuzimanje preostalih troškova može biti zastrašujuća; a tvrtke često nemaju resurse za rješavanje desetaka tisuća transakcija koje obično nisu u ispravnom formatu za jednostavnu analizu.
Morate negdje početi i imati na umu da postoje treće strane koje vam mogu pomoći u tome ili čak to učiniti umjesto vas.
Prvi korak je pronaći i identificirati krajnje troškove vaše tvrtke. To će se vjerojatno razlikovati od tvrtke do tvrtke; stoga je to vrijedan proces. Kao što je ranije spomenuto, Pareto pravilo je najjednostavniji način da se to definira.
Kad je svima jasno O nama rep potrošnje; radi se o prikupljanju podataka za analizu. Kad pomažem klijentima, često mi daju hrpu PDF dokumenata ili računa koje zatim pretvaram u digitalni format.
Nakon što su podaci u ispravnom stanju za analizu te su standardizirani i očišćeni, analiza će otkriti gdje se troši i tko su dobavljači. Postoji i softver koji olakšava i ubrzava ovaj proces kako biste mogli odrediti načine za uštedu u kratkom vremenskom razdoblju.
Na kraju krajeva, želimo razumjeti "tko i što" čini vašu potrošnju. Tada možemo nešto poduzeti. O nama to.
Nakon što saznamo gdje dolazi do prekomjerne potrošnje i tko stoji iza toga (može se raditi o pogrešci u određivanju cijena ili o tome da netko troši bez ovlaštenja za to), pomažemo shvatiti što učiniti. O nama to.
Neki softverski alati poput ERA-inog SpendVue™-a pružit će rukovoditeljima na najvišoj razini detaljne informacije o potrošnji njihove organizacije, uključujući i one vezane uz kratkoročnu potrošnju. Uz pomoć ovog alata, certificirani analitičari duboko istražuju financijske podatke i primjenjuju ERA-ine vlasničke industrijske referentne vrijednosti kako bi identificirali anomalije u potrošnji. Rezultat je skup jasnih, neposrednih i primjenjivih informacija. Uvidi dostupno u lako razumljivom formatu. Vaš savjetnik će zatim s vama surađivati kako bi identificirao put do poboljšanja novčanog toka koji najbolje odgovara potrebama vaše organizacije. Kratki video o SpendVue ™-u možete pogledati na sljedećoj poveznici https://vimeo.com/680583659 .
U 2. dijelu ove serije, pozabavit ćemo se time što možete učiniti sa svojim preostalim troškovima nakon što bolje shvatite od čega se oni sastoje.
Ako želite znati više O nama upravljanje vašim repnim troškovima; molim vas Javite nam se s Grantom Morrowom .
Grant Morrow je glavni konzultant u ERA Group i certificirani je savjetnik SpendVuea. Ima preko 30 godina praktičnog iskustva u radu s malim i srednjim poduzećima kako bi utvrdio gdje prekomjerno troše i razvio strategije za bolje upravljanje troškovima.
