Τα καθήκοντα του διαχειριστή βάσει του νόμου ERISA υπό εξέταση στα προγράμματα εθελοντικών παροχών
Ο Νόμος για την Ασφάλεια του Εισοδήματος Συνταξιοδότησης των Εργαζομένων του 1974 (ERISA) είναι πλέον καθιερωμένος, όπως και οι υποχρεώσεις εμπιστοσύνης που επιβάλλει. Οι διαχειριστές των προγραμμάτων υποχρεούνται να ενεργούν προς το βέλτιστο συμφέρον των συμμετεχόντων και των δικαιούχων. Αυτό που είναι καινούργιο, ωστόσο, είναι το αυξανόμενο κύμα δικαστικών διαφορών στο πλαίσιο του ERISA που αφορούν τα εθελοντικά προγράμματα παροχών.
Η Schlichter Bogard LLC (Schlichter) κατέθεσε πρόσφατα ομαδικές αγωγές βάσει του νόμου ERISA κατά αρκετών μεγάλων εργοδοτών, καθώς και κατά των μεσιτών και συμβούλων τους σε θέματα παροχών προς τους εργαζομένους και ασφάλισης υγείας. Οι αγωγές αυτές αφορούν εικαζόμενες παραβιάσεις του καθήκοντος εμπιστοσύνης σε σχέση με την προσφορά εθελοντικών παροχών, συμπεριλαμβανομένων των ασφαλίσεων ατυχημάτων, σοβαρών ασθενειών και νοσοκομειακής αποζημίωσης.
Πότε εμπίπτουν οι εθελοντικές παροχές στο πεδίο εφαρμογής του νόμου ERISA;
Πρόσφατες δικαστικές υποθέσεις υπογραμμίζουν τον αυξημένο έλεγχο σχετικά με το κατά πόσον τα προγράμματα εθελοντικών παροχών πληρούν πράγματι τις προϋποθέσεις για εξαίρεση από τον νόμο ERISA. Στις ομαδικές αγωγές Schlichter, οι ενάγοντες ισχυρίζονται ότι ορισμένοι εργοδότες δεν τήρησαν τις απαιτήσεις «ασφαλούς λιμανιού» του Υπουργείου Εργασίας (DOL), με αποτέλεσμα τα εν λόγω προγράμματα να αντιμετωπίζονται ως προγράμματα παροχών κοινωνικής πρόνοιας εργαζομένων που διέπονται από τον νόμο ERISA και υπόκεινται σε υποχρεώσεις διαχειριστικής ευθύνης. Γενικά, τα προγράμματα εθελοντικών παροχών δεν θεωρούνται προγράμματα που καλύπτονται από τον νόμο ERISA, εφόσον πληρούν και τα τέσσερα κριτήρια της διάταξης «ασφαλούς λιμένα» του DOL:
- Ο εργοδότης δεν συνεισφέρει στην καταβολή των ασφαλίστρων
- Ο εργοδότης δεν λαμβάνει καμία αποζημίωση πέραν της εύλογης αποζημίωσης για τις διοικητικές υπηρεσίες
- Η συμμετοχή είναι απολύτως εθελοντική για τους υπαλλήλους
- Ο εργοδότης δεν υποστηρίζει το πρόγραμμα πέρα από τη διευκόλυνση των κρατήσεων από τον μισθό και την παροχή της δυνατότητας σε ασφαλιστικές εταιρείες ή μεσίτες να ενημερώνουν για την προσφορά
Η μη τήρηση οποιουδήποτε από τους παραπάνω όρους μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα το πρόγραμμα να υπαχθεί στον νόμο ERISA, με όλες τις συναφείς ευθύνες διαχειριστή και τον ενδεχόμενο κίνδυνο ευθύνης που αυτό συνεπάγεται.
Παραδείγματα υποστήριξης από τον εργοδότη — και πιθανές συνέπειες
Ορισμένες ενέργειες του εργοδότη ενδέχεται να ερμηνευθούν ως «υποστήριξη», γεγονός που μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την εξαίρεση ενός εθελοντικού προγράμματος από τον νόμο ERISA:
- Η αναφορά των εθελοντικών παροχών σε υλικό που φέρει το λογότυπο του εργοδότη (π.χ. οδηγοί παροχών με το όνομα και το λογότυπο της εταιρείας) μπορεί να υποδηλώνει ότι ο εργοδότης οργάνωσε, διαπραγματεύτηκε ή ενέκρινε το πρόγραμμα
- Η προώθηση μιας ομαδικής ασφάλισης ως μέρος του συνολικού πακέτου αμοιβών και παροχών κατά τη διάρκεια της περιόδου εγγραφών μπορεί να εκληφθεί ως υποστήριξη
- Η προσφορά ενός περιορισμένου φάσματος παροχών στο πλαίσιο μιας δομημένης πλατφόρμας εγγραφής μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση ότι ο εργοδότης επιλέγει και υποστηρίζει συγκεκριμένες παροχές
- Το να επιτρέπεται στους υπαλλήλους να πληρώνουν για προαιρετικές παροχές πριν από τη φορολογία μέσω ενός προγράμματος «καφετέριας» μπορεί επίσης να θεωρηθεί ως υποστήριξη
Εάν διαπιστωθεί η ύπαρξη έγκρισης, το πρόγραμμα ενδέχεται να εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του νόμου ERISA, γεγονός που συνεπάγεται την ανάληψη ευθυνών διαχειριστή και πιθανή αστική ευθύνη.
Γιατί οι εργοδότες και οι μεσίτες ενδέχεται να θεωρούνται θεματοφύλακες
Οι ενάγοντες σε πρόσφατες δικαστικές υποθέσεις υποστηρίζουν ότι οι εργοδότες —και, σε ορισμένες περιπτώσεις, οι μεσίτες τους— λειτουργούν ως διαχειριστές με βάση τον ρόλο τους στην εποπτεία και τη διαχείριση των συνταξιοδοτικών προγραμμάτων. Οι βασικοί ισχυρισμοί περιλαμβάνουν:
- Οι εργοδότες ασκούν διακριτική ευχέρεια όσον αφορά τη διαχείριση του προγράμματος, γεγονός που τους επιβάλλει την υποχρέωση να ενεργούν με σύνεση και προς το βέλτιστο συμφέρον των συμμετεχόντων
- Οι εργοδότες έχουν την ευθύνη να ελέγχουν τις αμοιβές των παρόχων υπηρεσιών και να διασφαλίζουν ότι τα τέλη είναι λογικά
- Οι εργοδότες καλούνται να αξιολογήσουν τα ασφάλιστρα, τους ασφαλιστικούς φορείς, το ιστορικό αποζημιώσεων, τις προμήθειες και τη συνολική αξία του προγράμματος σε σύγκριση με τα πρότυπα της αγοράς
- Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι προμήθειες των μεσιτών φέρεται να υπερέβαιναν τα ποσά των αποζημιώσεων που καταβλήθηκαν βάσει των ασφαλιστηρίων συμβολαίων
- Τα εθελοντικά προγράμματα που χρηματοδοτούνται εξ ολοκλήρου από τους εργαζομένους δεν αξιολογήθηκαν επαρκώς ως προς τη σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας ή την ανταγωνιστικότητά τους
- Οι εργοδότες δεν παρακολούθησαν ούτε διαπραγματεύτηκαν βασικά ζητήματα, όπως η επιλογή ασφαλιστικής εταιρείας, οι προμήθειες και οι δείκτες ζημιών
Σημεία που πρέπει να λαμβάνουν υπόψη οι εργοδότες κατά τη διαχείριση των προαιρετικών παροχών
Για τον περιορισμό των κινδύνων και την ενίσχυση της διακυβέρνησης, οι εργοδότες θα πρέπει να εξετάσουν τα εξής:
- Σύσταση εσωτερικής συμβουλευτικής επιτροπής με σκοπό την επανεξέταση των προσφερόμενων εθελοντικών παροχών και τη διασφάλιση της συμμόρφωσής τους με τις απαιτήσεις «ασφαλούς λιμένα» του Υπουργείου Εργασίας των ΗΠΑ
- Εφαρμογή επίσημων διαδικασιών για την παρακολούθηση της απόδοσης του προγράμματος, συμπεριλαμβανομένων των αμοιβών των μεσιτών, των δομών προμηθειών και των δεικτών ζημιών
- Διεξαγωγή ενδελεχούς ελέγχου της αξιοπιστίας των προμηθευτών, συμπεριλαμβανομένης της οικονομικής ευρωστίας των ασφαλιστικών εταιρειών, του ιστορικού αποζημιώσεων και των δυνατοτήτων παροχής υπηρεσιών
- Διασφάλιση πλήρους διαφάνειας όσον αφορά όλες τις μορφές αμοιβής μεσιτών και προμηθευτών, συμπεριλαμβανομένων των προμηθειών και των έμμεσων πληρωμών
- Περιοδική σύγκριση των σχεδίων με εναλλακτικές λύσεις της αγοράς, με σκοπό την αξιολόγηση της ανταγωνιστικότητας και της αξίας για τους εργαζομένους
- Τήρηση σαφούς τεκμηρίωσης των διαδικασιών λήψης αποφάσεων, προκειμένου να αποδεικνύεται η σύνεση και η εποπτεία
- Η παροχή ουδέτερων, προσεκτικά διατυπωμένων ανακοινώσεων προς τους υπαλλήλους, προκειμένου να αποφευχθεί η ακούσια υποστήριξη
- Εκπαίδευση των ομάδων ανθρώπινου δυναμικού και παροχών σχετικά με τις επιπτώσεις του νόμου ERISA και τις ευθύνες των διαχειριστών
- Διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους ισχύοντες κανονισμούς, συμπεριλαμβανομένων των νόμων ERISA (όπου ισχύει), COBRA και του Affordable Care Act, καθώς και τακτική αναθεώρηση και ενημέρωση των συνοπτικών περιγραφών του προγράμματος (SPDs)
- Διατήρηση κατάλληλης κάλυψης από εγγύηση καλής πίστης, όπου απαιτείται, για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τον νόμο ERISA
- Εναρμόνιση των εθελοντικών παροχών με την ευρύτερη στρατηγική παροχών, προκειμένου να αποφεύγονται αλληλεπικαλύψεις ή κενά στην κάλυψη
Κύριο συμπέρασμα
Καθώς οι δικαστικές διαμάχες συνεχίζουν να εξελίσσονται, οι εργοδότες θα πρέπει να υιοθετήσουν μια προληπτική προσέγγιση όσον αφορά την αξιολόγηση του τρόπου με τον οποίο διαμορφώνονται, κοινοποιούνται και ρυθμίζονται οι εθελοντικές παροχές. Αυτό που ιστορικά θεωρούνταν ως προσφορά χαμηλού κινδύνου, η οποία επιβαρύνει τους εργαζομένους, αποτελεί πλέον αντικείμενο εντατικής εξέτασης — γεγονός που καθιστά την αποτελεσματική εποπτεία, την τεκμηρίωση και τη διαφάνεια πιο σημαντικές από ποτέ.
Σχετικά με τον συγγραφέα
Η Marlys Schmitt είναι έμπειρη σύμβουλος-εταίρος της ERA Group Μινεσότα. Ως σύμβουλος και υποστηρίκτρια, επικεντρώνεται στην ανάπτυξη ισχυρών σχέσεων και στην παροχή ολοκληρωμένων λύσεων για τον περιορισμό του κόστους στους CFO της, οι οποίοι είναι διευθύνοντες σύμβουλοι και CFO . Κατά τη διάρκεια της θητείας της στην ERA Group, η Schmitt έχει ηγηθεί ελέγχων δαπανών συνολικού ύψους άνω των 20 εκατομμυρίων δολαρίων και έχει ολοκληρώσει πάνω από 100 έργα για πελάτες.
