Αποκαλύπτοντας την κρυμμένη αξία: Πώς η βελτιστοποίηση του κόστους προμηθευτών σας προσφέρει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα

Οι οικονομικές δυσκολίες είναι πραγματικές — και επιδεινώνονται

Κάθε CFO COO αυτό το κείμενο γνωρίζει καλά το συναίσθημα: τα περιθώρια κέρδους που ήταν διαχειρίσιμα πριν από δεκαοκτώ μήνες δέχονται πλέον πιέσεις από όλες τις πλευρές. Ο πληθωρισμός των μισθών συνεχίζει να ξεπερνά τα κέρδη παραγωγικότητας. Οι τιμές των πρώτων υλών παραμένουν υψηλές και ασταθείς. Τα ενεργειακά κόστη έχουν εκτοξευθεί. Τα έξοδα μεταφοράς, αποθήκευσης, ασφάλισης και τεχνολογίας αυξάνονται όλα. Και τώρα, επιπλέον όλων αυτών, η αβεβαιότητα σχετικά με τους δασμούς και την εμπορική πολιτική προσθέτει ένα νέο επίπεδο κινδύνου στην εφοδιαστική σας αλυσίδα.

Όλοι οι καλοί ηγέτες λαμβάνουν μέτρα, αλλά αξίζουν τον κόπο οι παραδοσιακές λύσεις — αύξηση των τιμών, περικοπές προσωπικού, αναβολή επενδύσεων κεφαλαίου; Η αύξηση των τιμών ενέχει τον κίνδυνο απώλειας πελατών σε μια ανταγωνιστική αγορά. Η αναδιάρθρωση συχνά πλήττει το ηθικό και τη συσσωρευμένη γνώση της επιχείρησης. Ωστόσο, οι περισσότερες διοικητικές ομάδες παραβλέπουν έναν ισχυρό μοχλό που προκαλεί ελάχιστες διαταραχές και βρίσκεται μπροστά στα μάτια τους: το υπάρχον δίκτυο προμηθευτών και τον προϋπολογισμό λειτουργίας τους.

Οι εταιρείες που βελτιστοποιούν το κόστος των προμηθευτών δεν περιορίζονται απλώς στη μείωση των δαπανών — εστιάζουν στο συνολικό κόστος ιδιοκτησίας και στη δημιουργία μακροπρόθεσμης αξίας

Το «τυφλό σημείο» του Παρέτο που αγνοούν οι περισσότεροι ανώτατοι διευθυντές

Οι περισσότερες επιχειρήσεις εφαρμόζουν αυστηρή διαχείριση προμηθειών στο 20% των προμηθευτών που αντιπροσωπεύουν το 80% των συνολικών δαπανών — τους στρατηγικούς προμηθευτές. Βασικές πρώτες ύλες, κεφαλαιουχικός εξοπλισμός, βασικές συμβάσεις παροχής υπηρεσιών: για όλα αυτά υπάρχουν ειδικές ομάδες, διεξάγονται διαγωνισμοί και πραγματοποιούνται τακτικές αναθεωρήσεις των συμβάσεων.

Ωστόσο, το υπόλοιπο 20% των δαπανών – αυτό που οι επαγγελματίες του τομέα προμηθειών αποκαλούν «tail spend» – παρουσιάζει μια εντελώς διαφορετική εικόνα. Το συγκεκριμένο τμήμα κατανέμεται συνήθως σε εκατοντάδες προμηθευτές και περιλαμβάνει πολλές κατηγορίες δαπανών, όπως αναλώσιμα συντήρησης, επισκευών και λειτουργίας (MRO), logistics, στολές, τηλεπικοινωνίες, ασφάλειες, υπηρεσίες διαχείρισης αποβλήτων, έξοδα γραφείου κ.λπ. Οι προμηθευτές σε αυτές τις κατηγορίες σχεδόν πάντα δεν τυγχάνουν επαρκούς διαχείρισης. Οι εσωτερικοί διαχειριστές χειρίζονται αυτές τις σχέσεις με τους προμηθευτές ως δευτερεύουσα ευθύνη, τα δεδομένα αναφοράς είναι σπάνια και επικρατεί η αντίληψη ότι το δυναμικό εξοικονόμησης απλά δεν αξίζει τον κόπο.

Αυτή η αντίληψη είναι λανθασμένη — και κοστίζει ακριβά. Οι συνεργασίες ERA Groupμε πελάτες στους τομείς της μεταποίησης, της υγειονομικής περίθαλψης, των χρηματοοικονομικών υπηρεσιών και των μη κερδοσκοπικών οργανισμών αποδεικνύουν σταθερά ότι είναι εφικτή η επίτευξη εξοικονόμησης 10–30% στις κατηγορίες των «tail spend». Η ευκαιρία αυτή δεν εξαρτάται από το μέγεθος της εταιρείας ή τον κλάδο, ενώ το δυναμικό εξοικονόμησης μπορεί να μεταμορφώσει την επιχείρηση.

Γιατί ακόμη και οι ισχυρές εταιρείες χάνουν κέρδη

Θα ήταν εύκολο να υποθέσει κανείς ότι η μη επίτευξη των στόχων όσον αφορά το κόστος προμηθειών αποτελεί ένδειξη κακής διαχείρισης. Στην πραγματικότητα, τα εμπόδια είναι διαρθρωτικά — και επηρεάζουν ακόμη και τους πιο εξελιγμένους οργανισμούς.

Στο εσωτερικό επίπεδο, οι λειτουργικοί διευθυντές που επιβλέπουν τις κατηγορίες έμμεσων δαπανών σπάνια διαθέτουν βαθιά εξειδίκευση στις συγκεκριμένες αγορές. Ένας διευθυντής προμηθειών με εμπειρία στην προμήθεια πρώτων υλών ενδέχεται να έχει περιορισμένη γνώση των παραγόντων που επηρεάζουν το κόστος στις συμβάσεις logistics ή στις τιμολογήσεις τηλεπικοινωνιών. Επιπλέον, η εικόνα των πραγματικών δαπανών είναι συχνά ελλιπής — οι εταιρικές κάρτες (P-cards) συσκοτίζουν τα δεδομένα αγορών, τα τιμολόγια επεξεργάζονται χωρίς στρατηγική αξιολόγηση και λίγες εταιρείες μπορούν να απαντήσουν γρήγορα στο ερώτημα: «Πόσα ξοδέψαμε πραγματικά στον προμηθευτή Χ σε όλες τις εγκαταστάσεις και κατηγορίες πέρυσι;»

Από την πλευρά των προμηθευτών, η δυναμική είναι εξίσου σαφής. Οι προμηθευτές είναι έμπειροι επαγγελματίες στον τομέα της τιμολόγησης. Κατατάσσουν τους πελάτες τους σε κατηγορίες, προστατεύουν τα περιθώρια κέρδους όπου είναι δυνατόν και αξιοποιούν την ασυμμετρία πληροφοριών προς όφελός τους. Δεν ισχύει η ίδια τιμή για όλους τους πελάτες. Οι συμβάσεις πακέτων υπηρεσιών συχνά συσκοτίζουν το πραγματικό κόστος. Και ενώ η χαμηλότερη προσφερόμενη τιμή είναι εύκολο να συγκριθεί, το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας — που περιλαμβάνει την ποιότητα, την αξιοπιστία, τα έξοδα επεξεργασίας και τις επαναληπτικές εργασίες — είναι πολύ πιο δύσκολο να εκτιμηθεί χωρίς βαθιά γνώση της κατηγορίας και τους κατάλληλους πόρους.

• Προκατάληψη επιβεβαίωσης: Η προκατάληψη επιβεβαίωσης οδηγεί τις ομάδες να θεωρούν ότι η υφιστάμενη τιμολόγηση είναι ανταγωνιστική, ενώ δεν έχει αξιολογηθεί σε σχέση με τον ανταγωνισμό εδώ και χρόνια.
• Αδράνεια στις σχέσεις: Οι μακροχρόνιες σχέσεις με προμηθευτές, αν και πολύτιμες, μπορεί να καταστούν δαπανηρές αν συνεχίζονται χωρίς περιοδική επανεξέταση, η οποία περιλαμβάνει και την αξιολόγηση του συνολικού κόστους ιδιοκτησίας.
• Περιορισμοί των οργανισμών ομαδικών αγορών: Οι οργανισμοί ομαδικών αγορών προσφέρουν μια καλή τιμή για τον μέσο πελάτη, αλλά όχι πάντα την καλύτερη δυνατή τιμή για τις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε εταιρείας — η βέλτιστη τιμολόγηση απαιτεί εξατομικευμένη προσέγγιση.
• Κενά στα σημεία αναφοράς: Χωρίς εξωτερικά σημεία αναφοράς, οι εταιρείες απλώς δεν γνωρίζουν τι σημαίνει «καλό» στις περισσότερες κατηγορίες κόστους.

Οι προμηθευτές γνωρίζουν πώς να μειώσουν τα έξοδά σας. Απλώς δεν θα σας δώσουν αυτές τις πληροφορίες από μόνοι τους, εκτός αν τεθούν οι σωστές ερωτήσεις από τα κατάλληλα άτομα.

Τα πλεονεκτήματα της εξωτερικής εμπειρογνωμοσύνης

Εδώ είναι που αλλάζουν τα δεδομένα. Για να εξισορροπηθούν οι συνθήκες με τους προμηθευτές απαιτούνται τρία πράγματα που οι περισσότερες εσωτερικές ομάδες δεν μπορούν να προσφέρουν εύκολα: πληροφορίες για την αγορά ανά συγκεκριμένη κατηγορία, εμπειρογνωμοσύνη στις διαπραγματεύσεις σε δεκάδες κατηγορίες δαπανών, καθώς και ο χρόνος για την εφαρμογή μιας αυστηρής και δομημένης διαδικασίας.

Ένας έμπειρος εξωτερικός σύμβουλος συνδυάζει και τα τρία αυτά στοιχεία. Το πιο σημαντικό είναι ότι είναι ανεξάρτητος από τους προμηθευτές — δηλαδή, μοναδικός στόχος του είναι να εξασφαλίσει το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα για εσάς (
), και όχι να διατηρήσει μια εμπορική σχέση με τον προμηθευτή. Αυτή η ανεξαρτησία αλλάζει τη δυναμική κάθε διαπραγμάτευσης. Οι προμηθευτές γνωρίζουν ότι έχουν να κάνουν με έναν συνομιλητή που κατανοεί τις δομές κόστους τους, έχει πρόσβαση σε εξωτερικά δεδομένα αναφοράς και θα οργανώσει μια ανταγωνιστική διαδικασία που απαιτεί πραγματικά τις καλύτερες τιμές.

Οι καλύτερες συνεργασίες δεν αποφέρουν απλώς εφάπαξ εξοικονόμηση. Δημιουργούν ένα επαναλαμβανόμενο πλαίσιο: οι δαπάνες αναλύονται και κατηγοριοποιούνται, οι απαιτήσεις καθορίζονται με σαφήνεια, οι παραδοχές επαληθεύονται, οι αγορές προσεγγίζονται στρατηγικά και τα αποτελέσματα παρακολουθούνται σε σύγκριση με ένα σημείο αναφοράς. Οι εξοικονομήσεις υλοποιούνται — και στη συνέχεια διασφαλίζονται μέσω συνεχούς παρακολούθησης, ελέγχων των συμβάσεων και μέτρησης της απόδοσης, που αποτρέπουν την αναπόφευκτη επιστροφή σε τιμολογιακές πολιτικές που ευνοούν τους προμηθευτές.

ERA Group καταγράψει αυτή τη διαδικασία σε συνεργασίες με πελάτες από διάφορους κλάδους, όπως η μεταποιητική βιομηχανία, οι χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, ο τομέας της υγείας, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και ο κλάδος τροφίμων και ποτών, για να αναφέρουμε μερικούς μόνο. Τα αποτελέσματα κυμαίνονται σταθερά από 100.000 έως πάνω από 5 εκατομμύρια δολάρια σε ετήσιες εξοικονομήσεις ανά συνεργασία — και συχνά περιλαμβάνουν λειτουργικές βελτιώσεις που εκτείνονται πολύ πέρα από το αρχικό πεδίο εφαρμογής.

Το κόστος της αναμονής

Για τις εταιρείες που αντιμετωπίζουν τις σημερινές πιέσεις στα περιθώρια κέρδους, η βελτιστοποίηση του κόστους των προμηθευτών δεν αποτελεί μια μακροπρόθεσμη πρωτοβουλία που μπορεί να προγραμματιστεί για κάποιο μελλοντικό τρίμηνο. Κάθε μήνας που περνά χωρίς μια συστηματική αναθεώρηση είναι ένας μήνας κατά τον οποίο χάνεται κόστος που θα μπορούσε να αποφευχθεί. Οι δυνατότητες εξοικονόμησης υπάρχουν. Τα δεδομένα αναφοράς υπάρχουν. Η μεθοδολογία έχει αποδειχθεί.

Το μόνο ερώτημα είναι αν ο οργανισμός σας θα είναι αυτός που θα το αξιοποιήσει — ή αν θα το αφήσει στους ανταγωνιστές σας να το ανακαλύψουν πρώτοι.

Είστε έτοιμοι να ανακαλύψετε την κρυμμένη αξία της επιχείρησής σας;
ERA Group με ηγέτες του επιχειρηματικού κόσμου για να αναδείξει νέες ευκαιρίες εξοικονόμησης κόστους που έχουν θετικό αντίκτυπο στα τελικά αποτελέσματα. Από το 1992, έχουμε βοηθήσει χιλιάδες πελάτες να επιτύχουν κορυφαία αποτελέσματα, να βελτιώσουν την λειτουργική τους αποδοτικότητα και να διατηρήσουν τις εξοικονομήσεις τους μακροπρόθεσμα.

Το παγκόσμιο δίκτυο συμβούλων μας προσφέρει αξία στην ομάδα σας χάρη στην εις βάθος γνώση των κατηγοριών προϊόντων, τα δεδομένα συγκριτικής αξιολόγησης του κλάδου σε πραγματικό χρόνο και την εξειδίκευση σε αμέτρητες κατηγορίες προμηθευτών. Η προσέγγισή μας «χωρίς εξοικονόμηση, χωρίς αμοιβή» σημαίνει ότι δεν χρεώνουμε αμοιβή για τις υπηρεσίες μας αν δεν επιτύχουμε εξοικονόμηση.

‍