ERA Group auttaa Denverin Catholic Charitiesia laittamaan miljoonia takaisin missiotyöhön

Asiakas

Catholic Charities of Denver tarjoaa Catholic Charities of Denver , ruokaa, asumista, koulutusta ja neuvontaa sekä hätäapua ja välttämättömiä palveluja Pohjois-Coloradon asukkaille.

Yhtenä Catholic Charities -järjestön 167 paikallisosastosta Yhdysvalloissa, Catholic Charities of Denverkeskittyy toiminnassaan monipuolisiin avustustoimintoihin: näihin kuuluvat kohtuuhintaiset asunnot, Koulutus sekä turvakoti-, naisten-, vanhusten-, perhe-, sukulais-, seurakunta-, yhteisö- ja neuvontapalvelut.

Viime vuoden aikana CCD on auttanut yli 53 000 ihmistä, tarjonnut yli 125 000 yöpymispaikkaa ja jakanut 400 000 ateriaa. Järjestön vuotuinen budjetti on 60 miljoonaa dollaria, ja sen palveluksessa on noin 600 työntekijää.

Haaste

Keskitettyjen sisäisten henkilöstöresurssien ja ulkoisten Hankintatoimi puute esti CCD:tä laajentamasta palveluitaan, yhdistämästä toimittajia, parantamasta tehokkuutta – ja säästämästä kustannuksissa.

CCD:n asuntotoiminta (Archdiocesan Housing Inc., ”AHI”) kattaa noin puolet organisaation vuosittain tarjoamista palveluista. AHI:n hallinnoimaan kiinteistökantaan kuuluu 30 kiinteistöä, joissa on 1 700 asuntoa ja Meistä asuu Meistä 500 asukasta. Kiinteistöjen ylläpito on yksi toimialan keskeisimmistä kustannuseristä, ja se työllistää paljon sisäistä henkilöstöä, kuten huoltoteknikoita, talonmiehiä, vahtimestareita, siivoojia ja muita työntekijöitä. Organisaatio käyttää myös useita satoja ulkoisia palveluntarjoajia kiinteistöjen huoltopalveluihin.

Kuten monet muutkin voittoa tavoittelemattomat järjestöt, CCD:llä ei ole keskitettyä Hankintatoimi joka tarkastelisi koko organisaatiota ja kartoittaisi, missä mittakaavaetuja, toimittajien yhdistämistä ja ostovoimaa voitaisiin hyödyntää kustannusten säästämiseksi sekä tehokkuuden ja palvelujen parantamiseksi. CFO Vottiero tiesi, että Catholic Charities of Denver tällaisesta toiminnosta, mutta hän tajusi, että se saattaisi vaatia ulkopuolista osaamista.

Ratkaisu

ERA kehitti hybridimallin sisäiseen toimitilojen hallintaan, jonka avulla se valvoo alihankkijoita ja omaa henkilöstöä tiukkoja palvelustandardeja noudattaen.

Vuoden 2020 lopulla Vottiero otti yhteistyökumppanikseen ERA Group. ERA Grouptehtävänä oli tarkastella toimistojen kokonaiskustannuksia ja luoda erilaisia työnkulkuja, joiden avulla CCD voisi arvioida kustannuksiaan useilla eri aloilla, joista tärkeimpänä asuminen.

”Kun saimme ERA:n kaltaisen asiantuntijan mukaan tuomaan Riippumaton ja suorittamaan ulkopuolisen arvioinnin, pystyimme tarkastelemaan, miten varat käytettiin ja missä menetimme mahdollisuuksia – asia, johon emme olisi koskaan pystyneet yksin.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

ERA Group , että kolmansien osapuolten toimittajien kustannusten karsiminen oli vain osa kokonaisuutta. Sen lisäksi, että yritys laati suunnitelman toimittajien hallinnan tehostamiseksi, se päätti tarkastella myös CCD:n omaa henkilöstöä saadakseen aikaan todellisia muutoksia.

CCD oli täysin sitoutunut huolehtimaan työntekijöistään, joten palvelujen ulkoistamista kolmannelle osapuolelle ei edes harkittu. Yritys oli myös vakaasti sitä mieltä, että asukkaiden tottuneen erittäin korkean palvelutason oli jatkuttava.

ERA kehitti organisaatiolle hybridimallin – ”integroidun toimitilaprojektin” –, jossa työntekijöiden käyttöaste maksimoidaan koko virastossa ja toimittajien hallinta keskitetään ulkopuoliselle integroidun toimitilapalvelun tarjoajalle (”IFM”). Ketään työntekijää ei irtisanota tai siirretä toisiin tehtäviin.

Henkilöstön vaihtuvuuden yhteydessä IFM arvioi tilanteen yhteistyössä CCD:n kanssa ja päättää, onko kyseinen tehtävä täytettävä uudella henkilöllä vai riittääkö, että IFM tarjoaa tarvittavat palvelutunnit. Tämä pitkän aikavälin suunnitelma täytti kaikki organisaation henkilöstöä koskevat sitoumukset ja mahdollisti samalla ajan mittaan huomattavasti tehokkaamman ja kustannustehokkaamman toimintamallin.

ERA auttoi löytämään sopivan kiinteistöpäällikön, joka vastaa sekä työntekijöiden että alihankkijoiden kanssa tehtävistä päivittäisistä kunnossapitotoimista sekä hallinnoi investointihankkeita.

”Kyseessä on jatkuvasti kehittyvä Säästöt , sillä siinä on dynaaminen tekijä – ihmiset –, jota yritämme sopeuttaa uudelleen, jotta voimme alkaa saavuttaa näitä merkittävämpiä Säästöt. ERA on tarkastellut asiaa ainutlaatuisella tavalla. Näemme, miten tehokkuutta voidaan parantaa, ja miten työtehtävien uudelleenjärjestely ja kyky tarkastella kiinteistöjä ja liiketoimintayksiköitä kokonaisuutena voivat muuttaa tilannetta. En ole koskaan ennen pystynyt tekemään sitä.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

CCD on saavuttamassa parhaan mahdollisen tehokkuuden ja yli 30 prosentin vuotuiset säästöt pelkästään asuntoministeriössä, mikä on kannustanut sitä pyytämään ERA:ta laajentamaan toimintaansa koko organisaatioon.

Vottieron pyynnöstä ERA on perustanut ministeriöiden välisen yhteisen ohjelman, jonka tavoitteena on saavuttaa taloudellisia Säästöt tehokkuusparannuksia.

”Jos emme käytä saamaamme varallisuutta harkiten, tuhlaamme paitsi rahaa, resursseja ja energiaa, myös toimimme vastoin kutsumustamme, joka on ottaa vastaan se, mitä meille on annettu, ja hyödyntää sitä mahdollisimman tehokkaasti.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Jokainen dollari, jonka CCD säästää, mahdollistaa sen, että järjestö voi auttaa entistä useampia apua tarvitsevia ihmisiä eri toiminta-alueillaan. Pelkästään integroidun toimitilaprojektin ansiosta Catholic Charities of Denver säästää yli 30 miljoonaa dollaria kymmenen vuoden aikana.

Vuotuiset Säästöt yhteensä: 1 116 000 dollaria

• IFM: 620 000 dollaria
• Huolto/korjaukset: 116 000 dollaria
• Ravintolapalvelut: 103 600 dollaria
• Televiestintä: 93 600 dollaria
• Jätehuolto: 56 700 dollaria
• Toimisto- ja siivoustarvikkeet: 54 000 dollaria
• Energia/yleishyödylliset palvelut: 30 700 dollaria
• Tietotekniikka: 30 000 dollaria
• Painotuotteet ja mainosmateriaalit: 11 400 dollaria

”ERA on kumppani, ei pelkkä palveluntarjoaja. En voi korostaa tätä tarpeeksi. Olemme kaikki tehneet yhteistyötä monien konsulttien ja alihankkijoiden kanssa, ja valitettavan usein he aiheuttavat enemmän työtä kuin ratkaisevat ongelmia. ERA loi alusta alkaen mallin, jota oli helppo noudattaa, joka ei rasittanut ketään yksittäistä henkilöä tai aluetta ja jonka avulla pystyimme etenemään monenlaisissa projekteissa. ERA tarjosi meille valtavan mahdollisuuden edistää missiotamme hyödyntämällä saamiamme resursseja ja antamalla meille mahdollisuuden kohdentaa Säästöt uusiin, vaikuttaviin Säästöt .” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver