Het reisgedrag van medewerkers is verbeterd, wat een besparing van 150.000 dollar heeft opgeleverd

De situatie

Onze klant is een zeer bekende organisatie met vestigingen in heel Nieuw-Zeeland. Voor de bedrijfsvoering moesten medewerkers regelmatig reizen, waarbij pas kort voor de reisdatum bekend werd wie er precies zou reizen. Daarnaast waren er ook regelmatige reisverplichtingen. Door de reisgewoonten die zich in de loop der tijd hadden ontwikkeld, werden boekingen vaak pas vrij kort voor de reisdatum gemaakt.

Dit leidde ertoe dat er hogere tarieven moesten worden betaald, en sommige regelingen moesten worden aangepast om mensen op hun bestemming te krijgen. Het reisgedrag werd gemonitord, maar omdat de ondersteunende netwerken ontoereikend waren, konden de reisprocedures en het reisbeleid niet naar behoren worden uitgevoerd.

Ook de accommodatie was een beetje een rommeltje geworden, waarbij reizigers verbleven waar ze maar wilden, omdat er geen duidelijke eisen waren gesteld aan de aangewezen voorkeursleveranciers.

De oplossing

Uit de analyse van ERA kwamen de reispatronen van de organisatie naar voren en werden de verschillende knelpunten in de processen blootgelegd die de problemen veroorzaakten. Na een reeks bijeenkomsten met belangrijke reizigers en het hoger management werden er robuuste gebruikersvereisten vastgelegd.

Er is contact opgenomen met geselecteerde leveranciers om hun oplossingen te presenteren, en de Travel Management Company (TMC) die het best aantoonde aan die eisen te kunnen voldoen, is aangesteld.

Het reisbeleid is in samenwerking met de TMC herzien en het online boekingssysteem is aangepast aan de behoeften. Hierdoor konden de bekende boekingen voor evenementen worden vastgelegd, waarbij de gegevens van de reizigers later werden bevestigd.

De procedures voor het goedkeuren van dienstreizen zijn grondig herzien om het proces te vereenvoudigen en zo optimaal gebruik te kunnen maken van de lange doorlooptijden. Er is een netwerk van accommodatieaanbieders opgezet dat inspeelt op de specifieke behoeften.

"Het resultaat was dat de uitgaven met meer dan 150.000 dollar per jaar werden teruggedrongen, wat neerkomt op een besparing van 13%."