Dankzij ERA Group kan Catholic Charities of Denver miljoenen euro's extra rechtstreeks in hun sociale missie steken.

De cliënt

Catholic Charities of Denver De organisatie biedt onderdak, voedsel, huisvesting, onderwijs, begeleiding en noodhulp en essentiële diensten aan mensen in Noord-Colorado.

Als een van de grootste van de 167 afdelingen van Catholic Charities in de Verenigde Staten, Catholic Charities of Denver Het werk van de organisatie richt zich op een breed scala aan diensten, waaronder betaalbare huisvesting, voorschoolse educatie, opvang, hulp aan vrouwen, ouderen, gezinnen, verwanten, parochies, de gemeenschap en begeleidingsdiensten.

Het afgelopen jaar heeft CCD meer dan 53.000 mensen geholpen, ruim 125.000 overnachtingen in een opvanghuis verzorgd en 400.000 maaltijden verstrekt. De organisatie heeft een jaarlijks budget van 60 miljoen dollar en zo'n 600 medewerkers.

De uitdaging

Door een gebrek aan gecentraliseerde interne personeelsmiddelen en externe inkooppraktijken kon CCD haar diensten niet opschalen, leveranciers niet samenvoegen, de efficiëntie niet verhogen en geen geld besparen.

De huisvestingsdienst van CCD (Archdiocesan Housing Inc. (“AHI”)) is verantwoordelijk voor ongeveer de helft van alle diensten die de organisatie jaarlijks aanbiedt. AHI beheert 30 panden met 1.700 wooneenheden voor circa 3.500 bewoners. Facilitair beheer is een van de belangrijkste kostenposten binnen de dienst en maakt gebruik van veel interne medewerkers, waaronder onderhoudstechnici, schoonmakers, conciërges, huishoudelijk personeel en anderen. De organisatie werkt ook samen met honderden externe dienstverleners voor onderhoudswerkzaamheden aan de panden.

Net als veel non-profitorganisaties werkt CCD zonder een centrale inkoopafdeling die de gehele organisatie overziet en bekijkt waar schaalvoordelen, leveranciersconsolidatie en inkoopkracht kunnen worden ingezet om geld te besparen en de efficiëntie en dienstverlening te verbeteren. CFO Phil Vottiero wist het Catholic Charities of Denver Hij zou baat hebben bij een dergelijke functie, maar besefte dat die wellicht van buiten de organisatie moest komen.

De oplossing

ERA heeft een hybride intern facilitair managementmodel ontwikkeld om leveranciers en intern personeel te beheren en tegelijkertijd strikte servicenormen te handhaven.

Eind 2020 haalde Vottiero binnen ERA Group . ERA Group De opdracht was om de totale uitgaven van het agentschap te bekijken en verschillende werkprocessen te creëren waarmee CCD de uitgaven op veel gebieden kon evalueren, met huisvesting als belangrijkste.

"De inschakeling van een expert zoals ERA, die een onafhankelijk standpunt innam en een aparte beoordeling uitvoerde, stelde ons in staat om te bekijken hoe de uitgaven werden gedaan en waar we kansen lieten liggen – iets wat we nooit zelf hadden kunnen bereiken." — Phil Vottiero CFO , Catholic Charities of Denver

ERA Group Ze waren ervan overtuigd dat het verminderen van de uitgaven aan externe leveranciers slechts een deel van de mogelijkheden was. Naast het opstellen van een plan voor een beter leveranciersbeheer, besloten ze ook de interne personeelsbezetting van CCD onder de loep te nemen om daadwerkelijk een verschil te maken.

CCD was er volledig op gebrand om goed te zorgen voor de mensen die ze in dienst hadden, dus uitbesteding aan een derde partij was nooit een optie. Ze waren er ook stellig van overtuigd dat het zeer hoge serviceniveau dat hun bewoners gewend waren, gehandhaafd moest blijven.

ERA ontwikkelde een hybride model voor de organisatie – een ‘geïntegreerd faciliteitenproject’ – waarbij de inzet van medewerkers binnen het agentschap gemaximaliseerd zou worden en het beheer van leveranciers gecentraliseerd zou worden bij een externe, geïntegreerde faciliteitenbeheerder (IFM). Er zouden geen medewerkers worden ontslagen of elders worden ondergebracht.

Bij personeelsverloop zal de IFM – in overleg met CCD – de functie evalueren en bepalen of een dergelijke rol moet worden vervangen of simpelweg aangevuld met door de IFM geleverde uren. Dit langetermijnplan voldeed aan alle verplichtingen van de organisatie jegens het personeel en maakte tegelijkertijd een veel efficiënter en kosteneffectiever model op de lange termijn mogelijk.

ERA hielp bij het werven van de juiste geïntegreerde facilitair manager om alle dagelijkse onderhoudswerkzaamheden met zowel medewerkers als leveranciers te verzorgen, en om kapitaaluitgavenprojecten te beheren.

“Het is een evoluerend besparingsprogramma, omdat we een dynamische component hebben – mensen – die we proberen opnieuw af te stemmen om grotere besparingen te realiseren. ERA bekijkt dit op een unieke manier. We zien hoe er efficiëntiewinst te behalen valt, en hoe het herdefiniëren van taken en het overzien van verschillende vastgoedobjecten en bedrijfsonderdelen het beeld kan veranderen. Dat had ik nog nooit eerder kunnen doen.” – Phil Vottiero CFO , Catholic Charities of Denver

CCD is in een positie om maximale efficiëntie te realiseren en jaarlijks meer dan 30% te besparen, alleen al binnen het ministerie voor huisvesting. Dit heeft ertoe geleid dat ERA is verzocht om haar aanwezigheid binnen de hele organisatie uit te breiden.

Op verzoek van Vottiero heeft ERA een overkoepelend programma opgezet dat alle ministeries samenbrengt om financiële besparingen en efficiëntieverbeteringen te realiseren.

“Als we niet verstandig omgaan met wat ons gegeven is, verspillen we niet alleen geld, middelen en energie, maar gaan we ook in tegen onze roeping: datgene wat ons gegeven is zo efficiënt mogelijk benutten.” — Phil Vottiero CFO , Catholic Charities of Denver

Elke dollar die CCD bespaart, stelt hen in staat meer mensen in nood te helpen binnen al hun projecten. Alleen al door het project voor geïntegreerde faciliteiten, Catholic Charities of Denver is in een positie om in 10 jaar tijd meer dan 30 miljoen dollar te besparen.

Totale jaarlijkse besparing: $1.116.000

• IFM: $620.000
• Onderhoud/reparaties: $116.000
• Voedselvoorziening: $103.600
• Telecommunicatie: $93.600
• Afvalbeheer: $56.700
• Kantoor- en schoonmaakbenodigdheden: $54.000
• Energie/nutsvoorzieningen: $30.700
• Informatietechnologie: $30.000
• Drukwerk en promotiemateriaal: $11.400

“ERA is een partner, geen leverancier. Dat kan ik niet genoeg benadrukken. We hebben allemaal wel eens met consultants en aannemers gewerkt, en er zijn er veel die meer werk creëren dan ze oplossen. Wat ERA vanaf het begin heeft gedaan, is een model ontwikkelen dat gemakkelijk te volgen is, niemand of geen enkele afdeling belast en ons in staat stelt om vooruitgang te boeken met een breed scala aan projecten. ERA bood ons een enorme kans om onze missie verder te ontwikkelen door de middelen die we tot onze beschikking hebben te gebruiken en de besparingen te herinvesteren in extra programma's met grote impact.” — Phil Vottiero CFO , Catholic Charities of Denver