Fra tidligere artikler vet vi ikke bare hvordan man kan bli usunn avhengende av IT-leverandører og hvilke problemer dette forårsaker, men også hvordan man kan unngå en slik avhengighet . Men hva bør du gjøre hvis du allerede er i denne situasjonen og trenger å komme deg ut? Du kan finne ut av det i den siste delen av denne serien i tre deler.
1. Gjennomgå kontrakten din med leverandøren
Kontrakten er et grunnleggende dokument som setter grensene for hva vi skal operere innenfor. Sjekk kontraktens gyldighet og betingelsene for å avslutte samarbeidet. Det er spesielt viktig å sjekke hvordan prosedyrene for overlevering av systemet, tjenestene og dokumentasjonen er definert. Vurder nøye om det ville være mer fordelaktig å avtale en endring i kontrakten først, slik at betingelsene er rettferdige for begge parter. Leverandøren vil være villig til å gjøre innrømmelser for å beholde deg som kunde.
Vær oppmerksom på at det er behov for en viss tidsperiode for overleveringen mellom den gamle og den nye leverandøren. Foreslå en prosedyre for hvordan overleveringen skal organiseres; hvilke skritt som må tas og innenfor hvilken tidsramme.
2. Avklar hvorfor du ønsker å bytte leverandør
Hovedsaken er at bedriften din må fortsette å fungere etter leverandørbyttet. Beskriv tydelig hvorfor du ønsker å bytte leverandør og hvilke risikoer dette byttet medfører. Å legge til fordeler og kostnader på listen over punkter vil gjøre beslutningen din tydeligere.
Hvis leverandøren ikke oppfyller kravene dine, finn ut hvorfor. Er det fordi du ikke klarer å gi klare instruksjoner? Endrer du kravene dine usystematisk? Hvis du finner ut at organisasjonen din i stor grad har skylden for problemene, vil ikke det å bytte leverandør løse problemet. Du vil bare overføre problemet fra én leverandør til en annen.
3. Lag en detaljert liste over IT-ressurser
Listen må inneholde maskinvare, nettverkstopologi, programvare og alle applikasjoner som støtter virksomheten din. Du må være sikker på at du vet nøyaktig hva du overfører. Finnes det deler som ikke er under din kontroll, og som du ikke kan eksportere dataene dine, for eksempel?
Det er ingenting verre enn å glemme en komponent under overleveringen og deretter ikke ha tilgangsrettigheter til den; for eksempel.
4. Bekreft din kunnskap om alle tilgangsdata
Som en del av risikostyringsprogrammet bør alle selskaper lagre all tilgangsdata til systemene sine, og mer til, i en sikker, forseglet konvolutt. Det er lurt å sjekke minst én gang i året at denne informasjonen er funksjonell og fullstendig. Det har skjedd mer enn én gang at etter at en administrator eller leverandøransatt har sluttet, har ingen hatt tilgang til et bestemt system.
5. Utnevne en person som er ansvarlig for overgangen
For å sikre en smidig overgang anbefaler jeg å utpeke en spesifikk person som skal være ansvarlig for overgangen. Enten denne personen eller deres underordnede i teamet må kunne planlegge overgangen og sørge for at overgangsplanen følges. Dette ene punktet er problemløsning og forebygging av misforståelser, og ingen skal ha rett til å omgå dem.
6. Sikkerhetskopier dataene dine
Bekreft fysisk at du har sikkerhetskopier av alle dataene dine, og viktigst av alt, at du er i stand til å hente ut og bruke dataene i tilfelle problemer. En sikkerhetskopi der du ikke kjenner datastrukturen og ikke kan bruke den er selvfølgelig ubrukelig.
7. Vær forsiktig med å forby ansettelse av leverandørens spesialister
De fleste leverandører har et strengt forbud mot at deres ansatte er ansatt av klienten i sine kontrakter. Mens det tidligere var vanlig at kunder stjal ansatte som var involvert i utvikling eller administrasjon av systemene deres, er denne praksisen i dag vanligvis godt dekket av kontrakter. Dessuten; kostnadene Besparelser ofte slår tilbake ved å redusere substituerbarhet og føre til økt driftsrisiko.
8. Vær oppmerksom på mulige produksjonsavbrudd i overgangsperioden
I februar 2018 måtte hurtigmatkjeden KFC stenge 900 restauranter i Storbritannia fordi de ikke hadde kylling. I over en uke var det ikke mulig å levere kylling. Avbruddet skyldtes et bytte av logistikkpartner til DHL i november 2017. Hvor mye sparte de på logistikk, og hvor mye kostet dette avbruddet dem?
Selv med den beste planleggingen kan det oppstå problemer, og det er nødvendig å ta hensyn til denne muligheten og utarbeide beredskapsplaner for tilbakeføring (tilbakeføring til tidligere tilstand).
Det er ikke enkelt å bytte IT-leverandør, og du må tenke deg godt om. Om når du skal gjøre det. Jeg håper denne artikkelen har gitt deg en grunnleggende idé om hvordan du planlegger og implementerer en slik endring.
