Kaikki esimerkkitapaukset
Työntekijöiden matkustuskäytännöt paranivat, ja kustannuksia saatiin vähennettyä 150 000 dollarilla
Yritys
Työntekijöiden matkustuskäytännöt paranivat, ja kustannuksia saatiin vähennettyä 150 000 dollarilla
Tilanne
Asiakkaallamme on erittäin näkyvä profiili, ja sillä on toimipisteitä ympäri Uutta-Seelantia. Liiketoiminnan hoitamiseksi henkilöstön oli matkustettava usein, eikä matkustajien henkilöllisyyttä tiedetty ennen kuin vasta vähän ennen matkapäivää. Lisäksi oli säännöllisiä matkustusvelvoitteita. Kehittyneiden matkustuskäytäntöjen seurauksena varaukset tehtiin melko lähellä matkapäivää.
Tämä johti korkeampiin matkakustannuksiin, ja joitakin järjestelyjä jouduttiin muuttamaan, jotta ihmiset pääsivät määränpäähänsä. Matkustuskäytäntöjä seurattiin, mutta koska tukiverkostot olivat puutteelliset, matkustuskäytäntöjä ja -ohjeita ei voitu panna täytäntöön asianmukaisesti.
Majoitus oli myös muuttunut tilannekohtaiseksi, sillä matkustajat yöpyivät missä halusivat, koska tarkkoja vaatimuksia ei ollut määritelty riittävän tarkasti luettelossa mainituille ensisijaisille toimittajille.
Ratkaisu
ERA:n analyysi vahvisti organisaation matkustustottumukset ja toi esiin prosessien eri osa-alueet, jotka aiheuttivat ongelmia. Keskeisten matkustajien ja ylimmän johdon kanssa järjestettyjen kokousten tuloksena dokumentoitiin joustavat käyttäjävaatimukset.
Valittuihin toimittajiin otettiin yhteyttä ratkaisujen esittelemiseksi, ja valinta kohdistui siihen matkahallintayritykseen (TMC), joka osoitti parhaiten kykenevänsä täyttämään nämä vaatimukset.
Matkustusohjeet tarkistettiin yhdessä matkatoimiston (TMC) kanssa, ja verkkomatkavarausjärjestelmä mukautettiin tarpeiden mukaiseksi. Tämän ansiosta tapahtumiin tehdyt varaukset voitiin varmistaa, ja matkustajien tiedot vahvistettiin myöhemmin.
Matkustuksen hyväksymisprosesseja uudistettiin prosessin yksinkertaistamiseksi ja jotta pitkiä valmisteluaikoja voitaisiin hyödyntää. Perustettiin majoituspalvelujen toimittajien verkosto, joka pystyy vastaamaan erityistarpeisiin.
"Tuloksena oli, että kustannuksia saatiin vähennettyä yli 150 000 dollaria vuodessa, mikä vastasi 13 prosentin vähennystä."
