Les pratiques en matière de déplacements professionnels se sont améliorées, avec une réduction de 150 000 dollars

La situation

Notre client est une entreprise très en vue qui possède des bureaux dans toute la Nouvelle-Zélande. Dans le cadre de ses activités, son personnel devait se déplacer fréquemment, sans que l'on sache qui serait concerné avant la date du départ. De plus, les déplacements étaient réguliers. Les pratiques en matière de voyages qui s'étaient mises en place conduisaient à ce que les réservations soient effectuées relativement peu de temps avant la date du départ.

Cela a entraîné une augmentation des tarifs, et certaines dispositions ont dû être modifiées pour permettre aux usagers de se rendre là où ils devaient aller. Les pratiques en matière de transport ont fait l'objet d'un suivi, mais, les réseaux de soutien étant insuffisants, les procédures et les politiques de transport n'ont pas pu être correctement mises en œuvre.

L'hébergement était également devenu aléatoire, les voyageurs séjournant où bon leur semblait, car les exigences spécifiques n'avaient pas été clairement communiquées aux prestataires privilégiés.

La solution

L'analyse réalisée par ERA a confirmé les habitudes de déplacement de l'organisation et a mis en évidence les différents points des processus à l'origine des problèmes. Une série de réunions avec les principaux voyageurs et la direction a permis de formaliser des exigences utilisateur solides.

Les fournisseurs présélectionnés ont été invités à présenter leurs solutions, et l'agence de voyages d'affaires (TMC) qui a le mieux démontré sa capacité à répondre à ces exigences a été retenue.

Les politiques de voyage ont été révisées en collaboration avec l'agence de voyages d'affaires, et le système de réservation de voyages en ligne a été adapté pour répondre à ces besoins. Cela a permis de garantir les réservations déjà prévues pour les événements, les coordonnées des voyageurs devant être confirmées ultérieurement.

Les procédures d'autorisation des déplacements ont été remaniées afin de simplifier le processus et de tirer parti de certains délais de préparation assez longs. Un réseau de prestataires d'hébergement, répondant à des besoins spécifiques, a été mis en place.

« Il en a résulté une réduction des dépenses de plus de 150 000 dollars par an, soit une baisse de 13 %. »