ERA Group aide Catholic Charities of Denver réinvestir des millions dans la mission

Le client

Catholic Charities of Denver Il offre des abris, de la nourriture, un logement, une éducation, des conseils et une aide d'urgence ainsi que des services essentiels aux personnes du nord du Colorado.

Figurant parmi les plus importantes des 167 sections de Catholic Charities à travers les États-Unis, Catholic Charities of Denver Son travail se concentre sur un large éventail de ministères : notamment le logement abordable ; l’éducation de la petite enfance ; ainsi que les services d’hébergement, pour les femmes, les personnes âgées, les familles, les liens de parenté, les paroisses, la communauté et le conseil.

Au cours de l'année écoulée, le CCD a aidé plus de 53 000 personnes, leur a offert plus de 125 000 nuitées d'hébergement et a distribué 400 000 repas. L'organisation dispose d'un budget annuel de 60 millions de dollars et emploie environ 600 personnes.

Le défi

Le manque de ressources humaines internes centralisées et de pratiques d'approvisionnement externes a empêché CCD d'étendre ses services, de consolider ses fournisseurs, d'accroître son efficacité et de réaliser des économies.

Le service de logement de CCD (Archdiocesan Housing Inc. (« AHI »)) représente environ la moitié des services offerts annuellement par l’organisation. AHI gère 30 résidences, soit 1 700 logements, accueillant environ 3 500 résidents. La gestion des installations constitue l’un des principaux postes de dépenses du service et mobilise de nombreuses ressources internes, notamment des techniciens de maintenance, des agents d’entretien, des concierges, des femmes de ménage, etc. L’organisation fait également appel à plusieurs centaines de prestataires de services externes pour l’entretien des propriétés.

Comme de nombreuses organisations à but non lucratif, CCD fonctionne sans fonction d'approvisionnement centralisée qui examine l'ensemble de l'organisation et identifie les leviers d'économie, la consolidation des fournisseurs et le pouvoir d'achat susceptibles d'être utilisés pour réaliser des économies et améliorer l'efficacité et les services. CFO Phil Vottiero savait Catholic Charities of Denver Il tirerait profit d'une telle fonction, mais il réalisa qu'elle devrait peut-être provenir de l'extérieur de l'organisation.

La solution

ERA a créé un modèle hybride de gestion des installations internes pour superviser les fournisseurs et la main-d'œuvre interne tout en maintenant des normes de service strictes.

Fin 2020, Vottiero a fait venir ERA Group . ERA Group Sa mission consistait à examiner l'ensemble des dépenses de l'agence et à créer différents flux de travail permettant au CCD d'évaluer ses dépenses dans de nombreux domaines, dont le logement est l'un des plus importants.

« Le recours à un expert comme ERA, qui apporte un point de vue indépendant et un examen distinct, nous a permis d’analyser nos dépenses et d’identifier les opportunités manquées – chose que nous n’aurions jamais pu faire seuls. » – Phil Vottiero CFO , Catholic Charities of Denver

ERA Group Ils ont constaté que la réduction des dépenses auprès des fournisseurs externes ne représentait qu'une partie des opportunités. Outre l'élaboration d'un plan pour une meilleure gestion des fournisseurs, ils ont choisi d'examiner les effectifs internes de CCD afin d'obtenir un impact concret.

CCD tenait absolument à respecter ses employés ; l’externalisation à un tiers n’a donc jamais été envisagée. L’entreprise était également déterminée à maintenir le très haut niveau de service auquel ses résidents étaient habitués.

ERA a conçu un modèle hybride pour l'organisation – un « projet de gestion intégrée des installations » – permettant d'optimiser l'utilisation des employés au sein de l'agence et de centraliser la gestion des fournisseurs auprès d'un gestionnaire intégré des installations (GII) tiers. Aucun employé ne serait licencié ni déplacé.

En cas de roulement de personnel, le service de gestion intégrée des effectifs (IFM), en coordination avec le service de développement du personnel (CCD), évaluera le poste et déterminera s'il convient de le remplacer ou simplement de le compléter par des heures de service assurées par l'IFM. Ce plan à long terme a permis de respecter tous les engagements de l'organisation envers son personnel tout en favorisant un modèle beaucoup plus efficace et rentable au fil du temps.

ERA a aidé à recruter le gestionnaire d'installations intégré idéal pour gérer toutes les opérations de maintenance quotidiennes avec les employés et les fournisseurs, et pour gérer les projets d'investissement.

« Il s’agit d’un programme d’économies évolutif, car il comporte un élément dynamique : le personnel. Nous cherchons à le réajuster afin de réaliser des économies plus importantes. ERA a abordé cette question sous un angle unique. Nous constatons des gains d’efficacité potentiels, ainsi que la façon dont le repositionnement des responsabilités et une vision transversale des propriétés et des entités commerciales peuvent transformer la situation. Je n’avais jamais eu cette possibilité auparavant. » — Phil Vottiero CFO , Catholic Charities of Denver

Le CCD est en mesure de réaliser des gains d'efficacité maximaux et des économies de plus de 30 % par an rien que dans son ministère du Logement, ce qui l'incite à demander à ERA d'étendre sa présence à l'ensemble de l'organisation.

À la demande de Vottiero, ERA a créé un programme-cadre visant à collaborer avec tous les ministères afin de réaliser des économies et des gains d'efficacité.

« Si nous ne gérons pas judicieusement ce qui nous est donné, au-delà du gaspillage d'argent, de ressources et d'énergie, nous allons à l'encontre de notre vocation, qui est de prendre ce qui nous est donné et de l'utiliser avec une efficacité maximale. » — Phil Vottiero CFO , Catholic Charities of Denver

Chaque dollar économisé par le CCD lui permet d'aider davantage de personnes dans le besoin au sein de ses différents ministères. Rien que grâce au projet d'installations intégrées, Catholic Charities of Denver est en mesure d'économiser plus de 30 millions de dollars sur 10 ans.

Économies annuelles totales : 1 116 000 $

• IFM : 620 000 $
• Entretien/réparations : 116 000 $
• Services de restauration : 103 600 $
• Télécommunications : 93 600 $
• Gestion des déchets : 56 700 $
• Fournitures de bureau et d'entretien : 54 000 $
• Énergie/services publics : 30 700 $
• Technologies de l'information : 30 000 $
• Impression et promotion : 11 400 $

« ERA est un partenaire, pas un fournisseur. Je ne saurais trop insister sur ce point. Nous avons tous travaillé avec de nombreux consultants et entrepreneurs, et il y en a beaucoup qui créent plus de travail qu'ils n'en résolvent. Dès le départ, ERA a créé un modèle facile à suivre, qui n'a pas pesé sur qui que ce soit, et qui nous a permis d'avancer sur un large éventail de projets. ERA nous a offert une formidable opportunité de faire progresser notre mission en nous permettant de réinvestir les ressources qui nous avaient été allouées dans des programmes supplémentaires à fort impact. » — Phil Vottiero CFO , Catholic Charities of Denver