ERA Group l'association Catholic Charities of Denver des millions dans sa mission

Le client

Catholic Charities of Denver , de la nourriture, un logement, une éducation et des conseils, et fournit une aide d'urgence ainsi que des services essentiels aux habitants du nord du Colorado.

Comptant parmi les plus importantes des 167 sections locales de Catholic Charities aux États-Unis, Catholic Charities of Denverconcentre son action sur un large éventail de services : logement abordable, éducation de la petite enfance, ainsi que services d'hébergement, d'aide aux femmes, aux personnes âgées, aux familles, aux proches, aux paroisses, à la communauté et d'accompagnement psychologique.

Au cours de l'année écoulée, le CCD a aidé plus de 53 000 personnes, a assuré plus de 125 000 nuitées en centre d'hébergement et a servi 400 000 repas. L'organisation fonctionne avec un budget annuel de 60 millions de dollars et emploie quelque 600 personnes.

Le défi

L'absence de gestion centralisée des ressources humaines internes et de pratiques d'approvisionnement externes a empêché CCD d'étendre ses services, de regrouper ses fournisseurs, d'améliorer son efficacité et de réaliser des économies.

Le département du logement de la CCD (Archdiocesan Housing Inc., « AHI ») représente environ la moitié de l’ensemble des services proposés chaque année par l’organisation. AHI gère 30 immeubles comprenant 1 700 logements et accueillant environ 3 500 résidents. La gestion des installations constitue l’une des principales dépenses de ce département et mobilise de nombreuses ressources internes, notamment des techniciens d’entretien, des concierges, des agents d’entretien et du personnel de ménage, entre autres. L'organisation fait également appel à plusieurs centaines de prestataires externes pour les services d'entretien liés aux biens immobiliers.

Comme de nombreuses associations à but non lucratif, le CCD fonctionne sans service centralisé chargé des achats, capable d’avoir une vue d’ensemble de l’organisation et d’identifier les domaines où l’économie d’échelle, la consolidation des fournisseurs et le pouvoir d’achat pourraient être mis à profit pour réaliser des économies, gagner en efficacité et améliorer les services. CFO Vottiero, savait que Catholic Charities of Denver tout à gagner à se doter d’un tel service, mais il s’est rendu compte qu’il faudrait peut-être faire appel à une expertise externe.

La solution

ERA a mis en place un modèle hybride de gestion des installations internes afin de superviser les prestataires et le personnel interne tout en respectant des normes de service rigoureuses.

Fin 2020, Vottiero a fait appel à ERA Group. ERA Groupavait pour mission d'examiner l'ensemble des dépenses de l'agence et de mettre en place différents processus permettant à CCD d'évaluer ses dépenses dans de nombreux domaines, notamment celui du logement.

« Le fait de faire appel à un expert tel qu’ERA, qui nous a apporté un regard indépendant et un examen objectif, nous a permis d’analyser la manière dont les dépenses étaient gérées et d’identifier les opportunités que nous manquions — ce que nous n’aurions jamais pu faire par nous-mêmes. » — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

ERA Group la réduction des dépenses liées aux prestataires externes ne constituait qu'une partie des possibilités offertes. Outre l'élaboration d'un plan visant à mieux gérer les prestataires, il a décidé d'examiner les effectifs internes de CCD afin d'obtenir des résultats concrets.

CCD était fermement déterminée à traiter ses employés de manière équitable ; l'externalisation à un tiers n'a donc jamais été envisagée. L'entreprise tenait également absolument à ce que le niveau de service très élevé auquel ses résidents étaient habitués soit maintenu.

ERA a mis au point un modèle hybride pour l'organisation — un « projet de gestion intégrée des installations » — visant à optimiser l'affectation du personnel à l'échelle de l'agence et à centraliser la gestion des prestataires auprès d'un gestionnaire tiers spécialisé dans la gestion intégrée des installations (« IFM »). Aucun employé ne serait licencié ni reclassé.

En cas de départ d'un collaborateur, l'IFM, en coordination avec le CCD, évaluera le poste concerné et déterminera s'il convient de pourvoir ce poste ou simplement de le compléter par des heures de service assurées par l'IFM. Ce plan à long terme a respecté tous les engagements pris par l'organisation envers son personnel, tout en permettant la mise en place d'un modèle beaucoup plus efficace et rentable à long terme.

ERA a contribué à recruter le responsable des installations intégré idéal pour gérer l'ensemble des opérations d'entretien quotidiennes, tant avec les employés qu'avec les prestataires, ainsi que pour superviser les projets d'investissement.

« Il s’agit d’un programme d’économies en constante évolution, car nous avons un élément dynamique — les personnes — que nous essayons de réorienter afin de pouvoir commencer à réaliser certaines de ces économies plus importantes. ERA a abordé cette question sous un angle unique. Nous constatons qu’il y a des gains d’efficacité à réaliser, et que le redéfinition des responsabilités professionnelles ainsi que la capacité à avoir une vue d’ensemble des propriétés et des entités commerciales peuvent changer la donne. Je n’avais jamais pu faire cela auparavant. » — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Le CCD est en mesure d'atteindre une efficacité maximale et de réaliser des économies de plus de 30 % par an rien que dans le cadre de ses activités liées au ministère du Logement, ce qui l'a incité à demander à l'ERA d'étendre son champ d'action à l'ensemble de l'organisation.

À la demande de M. Vottiero, l'ERA a mis en place un programme global visant à coordonner les efforts de tous les ministères afin de réaliser des économies et d'améliorer l'efficacité.

« Si nous ne gérons pas avec discernement ce qui nous est confié, non seulement nous gaspillons de l’argent, des ressources et de l’énergie, mais nous allons à l’encontre de notre vocation, qui consiste à prendre ce qui nous est donné et à l’utiliser de la manière la plus efficace possible. » — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Chaque dollar économisé par le CCD lui permet d'aider davantage de personnes dans le besoin à travers ses différents programmes. À lui seul, le projet d'installations intégrées Catholic Charities of Denver d'économiser plus de 30 millions de dollars sur une période de dix ans.

Économies annuelles totales : 1 116 000 $

• IFM : 620 000 $
• Entretien/réparations : 116 000 $
• Restauration : 103 600 $
• Télécommunications : 93 600 $
• Gestion des déchets : 56 700 $
• Fournitures de bureau et d'entretien : 54 000 $
• Énergie/services publics : 30 700 $
• Technologies de l'information : 30 000 $
• Imprimés et matériel promotionnel : 11 400 $

« ERA est un partenaire, pas un simple prestataire. Je ne saurais trop insister là-dessus. Nous avons tous eu l’occasion de travailler avec de nombreux consultants et prestataires au cours de notre carrière, et nombreux sont ceux qui, au lieu de résoudre les problèmes, en créent davantage. Dès le départ, ERA a créé un modèle facile à suivre, qui n’imposait de charge excessive à aucune personne ni à aucun service, et qui nous a permis d’avancer sur un large éventail de projets. ERA nous a offert une formidable opportunité de faire avancer notre mission en nous permettant de réaffecter les économies réalisées à des programmes supplémentaires à fort impact. » — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver