Openbaar vervoer in de provincie Kalmar

Kalmar Länstrafik (KLT) is een openbare instelling in de provincie Kalmar, Zweden, die verantwoordelijk is voor het openbaar vervoer in de provincie – bussen, treinen, ziekenvervoer, enz. De omzet van het bedrijf bedraagt ongeveer 800 miljoen SEK.
Jan Hägersand, partner bij ERA Group, ontmoette het managementteam van KLT in het voorjaar van 2011 om ERA Group de werkwijze van het bedrijf te presenteren. KLT raakte al snel geïnteresseerd en besloot om met ERA Group in zee te gaan.

De kernactiviteit van KLT is de inkoop en het beheer van openbaar vervoer. Daarom vonden zij het gepast dat ERA Group twee kostencategorieën ERA Group onderzoeken: gedrukte reiskaarten en plastic reiskaarten (deze smartcards – oftewel elektronische reistickets – worden tegenwoordig in de meeste bussen en treinen als betaalmiddel gebruikt). Het personeel van KLT beschikte over veel kennis op het gebied van deze twee categorieën, maar had geen expertise op het gebied van inkoop.
Openbare aanbestedingen vergen veel tijd en moeite, omdat ze aan strenge regelgeving moeten voldoen. Ongeacht de omvang van de aankoop vergt het veel werk om het beste resultaat voor de klant te garanderen en een contract te realiseren dat aan de wet voldoet. Het was voor KLT een goede keuze om deze kleinere categorieën uit te besteden.

Op basis van zijn jarenlange ervaring als inkoopmanager kreeg Jonas Scherp, partner bij ERA Group , de opdracht om de smartcards te analyseren. Jonas besloot de leveranciersmarkt grondig te onderzoeken om inzicht te krijgen in deze vrij complexe categorie.
Aangezien KLT steeds meer overstapt op cashloos reizen, neemt het volume aan smartcards voortdurend toe, tot een bedrag van 1,2 miljoen SEK per jaar.
Er zijn niet veel spelers op de markt, maar ERA Group een besparing van meer dan 40% te realiseren.
De implementatie en verdere ontwikkeling van de elektronische smartcards vormde een belangrijk onderdeel van het onderzoek. De implementatie bleek moeilijk, met veel problemen die moesten worden opgelost, en Jonas moest zowel de leverancier als KLT veel ondersteuning bieden om de aanvankelijke moeilijkheden te overwinnen.

De drukwerkopdrachten van KLT bestaan voornamelijk uit diverse soorten dienstregelingen, brochures en marketingmateriaal, met een totale waarde van ongeveer 800.000 SEK per jaar. Voor deze categorie werkte Jan Hägersand samen met Bert Kuypers uit München, een van de beste drukwerkdeskundigen van de ERA Group, om de drukwerkbehoeften te onderzoeken en de juiste leverancier te vinden. Uiteindelijk adviseerde hij een adviesbureau op het gebied van printmanagement, wat een besparing van ongeveer 20% opleverde.
KLT heeft nu één enkele leverancier, in plaats van de eerdere tien leveranciers.

Marketingmanager Christer Olson vertelt over zijn ervaringen:

Waarom hebben jullie ervoor gekozen om met ERA Group samen te werken?
We hadden geen tijd om deze klus zelf te klaren, en omdat ERA Group een relatief risicoloos aanbod ERA Group , hebben we al snel besloten om hen het werk voor ons te laten doen.

Hoe was het om met ERA Group samen te werken?
ERA Group hard en zorgvuldig en streeft ernaar het beste werk voor hun klanten te leveren. Ze verspillen de tijd van de klant niet met talloze vergaderingen en zijn resultaatgericht.

Bent u tevreden over uw nieuwe leveranciers en de besparingen die u hebt gerealiseerd?
Wij zijn erg tevreden over de nieuwe leverancier en de kansen die deze nieuwe samenwerking ons heeft geboden. Uiteraard zijn we ook blij met de besparingen en met de vereenvoudiging van onze interne processen.

We zijn erg tevreden over de nieuwe leverancier en de kansen die deze nieuwe samenwerking ons biedt. Uiteraard zijn we ook blij met de besparingen en de vereenvoudiging van onze interne processen. [Christer Olson, marketingmanager – KLT]